Przepisy dotyczące przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy i finansowania terroryzmu (AML) wpływają na obowiązki dealerów zarówno wtedy, gdy posiadają oni status instytucji obowiązanej, jak i wtedy, gdy takiego statusu nie mają. Oczywiście ze znacznie szerszym zakresem czynności muszą liczyć się te firmy, które pełnią rolę instytucji obowiązanej. Całkowite wyeliminowanie płatności gotówkowych jest niemożliwe, ale ich ograniczenie i podjęcie dodatkowych czynności pozwoli dealerowi na uniknięcie statusu instytucji obowiązanej i szeregu uciążliwych, związanych z nim obowiązków.
Instytucją obowiązaną dealer staje się w momencie przyjęcia lub dokonania płatności gotówkowej równej lub przekraczającej równowartość 10 000 euro (transakcja nadprogowa), ewentualnie jeśli świadczy on usługi księgowe, np. dla pozostałych spółek z grupy. Nie ma przy tym znaczenia, jak często takie płatności są przyjmowane. Do wejścia w status instytucji obowiązanej wystarczy bowiem jednokrotne przeprowadzenie transakcji nadprogowej w gotówce (lub fakt świadczenia wspomnianych usług księgowych). Od tego momentu dealer powinien wypełniać wszystkie obowiązki instytucji obowiązanej.
Większość spośród dodatkowych czynności, m.in. identyfikację klienta, weryfikację przekazanych przez niego danych, przeprowadzanie oceny ryzyka czy ewentualne raportowanie do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), należy podjąć jedynie w odniesieniu do nadprogowych transakcji, za które zapłata dokonywana jest w gotówce, podczas gdy należności uregulowane w formie bezgotówkowej będą od nich wolne – nawet jeśli przekraczają równowartość 10 000 euro. Oprócz tego – niezależnie od działań, które należy podjąć w przypadku pojawienia się transakcji nadprogowej – na każdej instytucji obowiązanej spoczywają dodatkowe obowiązki, których realizacja może być uciążliwa. To m.in. konieczność stosowania określonych – wynikających z procedury, którą musi wdrożyć i stosować każda instytucja obowiązana – środków bezpieczeństwa, które mają zminimalizować ryzyko prania pieniędzy. Istnieje też obowiązek przeprowadzania okresowej analizy ryzyka.
Czy z gotówki można zrezygnować?
Jeśli jednak dealer dojdzie do wniosku, że chce podjąć decyzję biznesową, zgodnie z którą klienci nie będą już mieli możliwości regulowania nadprogowych zobowiązań w gotówce (całkowite wyeliminowanie obrotu gotówkowego w odniesieniu do niektórych klientów nie jest bowiem zgodne z prawem – o czym więcej w końcowej części tekstu), może rozpocząć działania ukierunkowane na definitywne zabezpieczenie się przed uzyskaniem instytucji obowiązanej, ograniczając w ten sposób obowiązki i pola odpowiedzialności wynikające z posiadania tego statusu.
Jeśli chodzi o przesłankę uzyskania statusu instytucji obowiązanej z uwagi na gotówkowe transakcje nadprogowe, to o ile moment, w którym dealer może staje się instytucją obowiązaną jest określony bardzo precyzyjnie (dzieje się to w momencie dokonania lub przyjęcia płatności gotówkowej za transakcję nadprogową), to zdecydowanie trudniejsze jest wyznaczenie momentu, w którym przedsiębiorstwo traci ten status. Przepisy nie wskazują wprost, jak ten moment wyznaczyć. Czy zatem będzie to moment zakończenia samej transakcji? A może moment zakończenia stosunków prawnych z klientem, od którego dealer przyjął płatność nadprogową, ewentualnie decyzja o zakończeniu przyjmowania i dokonywania transakcji nadprogowych? Fakt zakończenia transakcji, a nawet stosunków prawnych z klientem wydaje się niewystarczający do uznania, że dealer utracił status instytucji obowiązanej. Zawsze bowiem może przeprowadzić kolejną transakcję nadprogową, zwłaszcza, że jego profil działalności i wartość sprzedawanych towarów, oraz praktyki z przeszłości (o ile przyjmował wcześniej nadprogowe płatności w gotówce), czynią taką możliwość realną.
Trzeba mieć też świadomość, że prawidłowe oznaczenie momentu utraty statusu instytucji obowiązanej jest kluczowe, z perspektywy przygotowania do potencjalnej kontroli ze strony GIIF.
Na szczęście nawet regularne przyjmowanie przez dealera płatności gotówkowych w latach poprzednich nie oznacza, że w jego przypadku status instytucji obowiązanej będzie trwać latami.
Pierwszym działaniem związanym z definitywnym odstąpieniem od tego statusu powinno być wyrażenie woli przez instytucję obowiązaną– w tym przypadku dealera – iż nie chce on odtąd przyjmować nadprogowych płatności gotówkowych. Może to przybrać formę uchwały zarządu, uchwały wspólników lub innego pisemnego dokumentu, w której zostanie wskazana maksymalna kwota, jaką pracownicy dealera mogą przyjąć (lub uiszczać) w formie gotówkowej (z uwagi na zmiany kursów walut sugerowane jest tu pozostawienie pewnego marginesu i wyznaczenie górnego pułapu np. jako aktualną równowartość 9 000 lub 9 500 euro), a dodatkowo znajdzie się w niej informacja, że w przypadku wyższych kwot niezbędne jest uregulowanie płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego dealera – np. przy pomocy przelewu czy płatności kartą (ewentualnie – instrumentem typu BLIK).
Sama uchwała zarządu nie będzie jednak wystarczająca w procesie odstąpienia od przyjmowania nadprogowych płatności, a w konsekwencji od statusu instytucji obowiązanej. Taka uchwała jest bowiem dopiero formą wyrażenia woli spółki. Ważne by dodatkowo pojawił się element, który będzie stanowił potwierdzenie, że wola wyrażona przy pomocy uchwały jest jednocześnie egzekwowana. W tym celu rekomendowane jest przyjęcie procedury, która określi sposób przyjmowania płatności gotówkowych przez pracowników dealera (poniżej wskazanego powyżej progu – z zachowaniem opisanego powyżej marginesu na wahania kursowe) albo całkowicie zakaże przyjmowania płatności gotówkowych osobom, które mają bezpośredni kontakt z klientem (np. doradcom), przyznając takie prawo (ograniczone do kwot poniżej wskazanego progu) np. jedynie kasjerom. Znajomość procedury wśród pracowników i zobowiązanie ich do jej przestrzegania powinno pozwolić na jej skuteczne egzekwowanie. Skuteczna procedura powinna zawierać precyzyjnie sformułowane prawa i obowiązki pracowników związane z przyjmowaniem płatności gotówkowych, a także zasady odpowiedzialności za jej ewentualne nieprzestrzeganie. Elementem procedury powinny być także załączniki w postaci podpisanych przez pracowników oświadczeń, które będą wskazywały, że zostali oni zapoznani z nowymi zasadami dotyczącymi płatności gotówkowych i będą one przez nich przestrzegane.
Po przyjęciu uchwały i wdrożeniu procedury spółka może mieć komfort w zakresie tego, że zmieniła swój model biznesowy w kierunku wyeliminowania przyjmowania nadprogowych transakcji gotówkowych, a także poinformowała i przeszkoliła w tym zakresie pracowników. W przypadku ewentualnej kontroli GIIF w zakresie tego, czy dealer realizuje obowiązki wynikające ze statusu instytucji obowiązanej, może on przedstawić kontrolującym informację, że takie obowiązki – owszem – były realizowane, ale w związku z podjętą i wdrożoną decyzją (oraz posiadaną w tym zakresie uchwałą, a także wspomnianą procedurą) utracił już status instytucji obowiązanej i obowiązki takiej instytucji zapisane w ustawie o AML już na nim nie ciążą.
Analiza ryzyka i ustawa Prezydenta
W celu dodatkowego zabezpieczenia się przed negatywnym wynikiem kontroli (a więc przed stwierdzeniem ze strony urzędników, że decyzja dealera o pozbawieniu się statusu instytucji obowiązanej była nieskuteczna i prowadzona przez niego spółka nadal taki status posiada) możliwe byłoby także ewentualne przeprowadzenie ostatniej oceny ryzyka po 2 latach od przyjęcia ostatniej nadprogowej płatności gotówkowej i podjęcia decyzji o zaprzestaniu przyjmowania takich płatności. Pozwoli to na swego rodzaju zamknięcie – w ujęciu raportowo-analitycznym – procesu dokumentowania utraty statusu instytucji obowiązanej. Zgodnie z ustawą aktualizacji oceny ryzyka powinno się dokonywać właśnie nie rzadziej niż co 2 lata, a skoro z ostatniej oceny ryzyka wynikać będzie, że dealer nie przeprowadził żadnych transakcji nadprogowych, to zgodnie z podjętą decyzją, utracił status instytucji obowiązanej.
Ważne jednak, by instytucja, która zaprzestała przyjmowania płatności nadprogowych, przechowywała dokumentację dotyczącą transakcji przez okres co najmniej 5 lat od zakończenia stosunków gospodarczych z klientem lub przeprowadzenia transakcji okazjonalnej. Identyczny wymóg istnieje również w stosunku do dokumentacji dotyczącej zastosowanych środków bezpieczeństwa (5 lat, licząc od czasu ich zastosowania).
Warto również wskazać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami dealer nie może całkowicie wyeliminować obrotu gotówkowego w firmie. Obowiązują go bowiem przepisy ustawy o usługach płatniczych, która od listopada 2021 r. zobowiązuje sprzedawców do przyjmowania zapłaty w gotówce za transakcje do kwoty – aktualnie – 5 882,99 tys. zł (limit ten wyznacza wysokość przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat z zysku w III kw. roku poprzedniego, ogłoszonego przez prezesa GUS).
Warto też zwrócić uwagę na inne przepisy, które nakładają limity, jeśli chodzi o transakcje gotówkowe. Między przedsiębiorcami limit to 15 tys. zł lub równowartość tej kwoty. Od 1 stycznia 2023 r. pułap ten w relacjach B2B miał zostać obniżony do 8 tys. zł, miał też pojawić się limit dotyczący transakcji gotówkowych w relacjach z konsumentami – wynoszący 20 000 zł (lub równowartość). W efekcie nowelizacji ustawy o kredycie hipotecznym, opublikowanej w Dzienniku Ustaw 17 sierpnia 2022 r., wejście w życie powyższych regulacji odroczono jednak do 1 stycznia 2024 r. Należy pamiętać, że nowe progi będzie można uwzględnić w opisywanej w tekście procedurze, kompleksowo regulując zasady przyjmowania płatności gotówkowych u danego dealera.
Autor: Anna Ziemnicka-Milej
Adwokat w Gekko Taxens M. Sobońska-Szylińska i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
Posiada doświadczenie w prowadzeniu sporów z zakresu prawa administracyjnego, w szczególności dotyczące zagadnień związanych z ochroną środowiska, w tym w odniesieniu do ustawy o recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji. W obszarze jej zainteresowań pozostają również postępowania przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka, w szczególności dotyczące bezprawnej ingerencji w prawo własności osób prawnych. Przed kilku laty, w związku z tym zagadnieniem koordynowała projekt polegający na sporządzeniu i wniesieniu kilkuset skarg do ETPC.
