Faktura pozbawiona numeru NIP nabywcy może budzić wątpliwości co do możliwości odliczenia VAT. Jak pokazuje najnowsza interpretacja Dyrektora KIS, choć NIP jest jednym z ustawowych wymogów faktury, samo uchybienie formalne w tym zakresie nie musi pozbawić podatnika prawa do odliczenia podatku naliczonego. To istotna informacja m.in. w kontekście zakupów online.
Najnowsza interpretacja jest wynikiem wniosku, z którym do Dyrektora KIS zwrócił się czynny podatnik VAT prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży detalicznej. Jak wskazał, zakupów dokonuje głównie za pośrednictwem zagranicznych platform e-commerce. Mimo podawania numeru NIP przy zamówieniu, część dostawców traktuje go jak klienta indywidualnego, wystawiając faktury bez numeru identyfikacyjnego. Co więcej, niektóre dokumenty zawierają adnotacje sugerujące prywatny charakter transakcji – np. zaznaczające, że towar jest do użytku osobistego lub żebrak jest możliwości odliczenia VAT.
Podatnik podkreślił jednak, że wszystkie zakupy służą działalności gospodarczej i mają charakter handlowy, a posiadane przez niego faktury – mimo braku NIP – zawierają pozostałe wymagane dane i odzwierciedlają rzeczywisty przebieg transakcji.
Fiskus staje po stronie podatnika
W interpretacji z 6 maja 2025 r. Dyrektor KIS potwierdził, że faktura bez numeru NIP może stanowić podstawę do odliczenia VAT, o ile faktycznie dokumentuje rzeczywistą transakcję gospodarczą, a zakupione towary są wykorzystywane do czynności opodatkowanych.
Organ zaznaczył, że ustawa o VAT nie przewiduje braku NIP jako przesłanki pozbawiającej prawa do odliczenia. Oznacza to, że decydujące są przesłanki materialne – tj. rzeczywiste nabycie towaru oraz jego związek z działalnością opodatkowaną – a nie każdy brak formalny na dokumencie.
Spójna linia interpretacyjna
Nie jest to odosobnione stanowisko. Organy podatkowe już od pewnego czasu prezentują ugruntowaną linię interpretacyjną, zgodnie z którą brak numeru NIP traktowany jest jako uchybienie techniczne, które nie przekreśla prawa do odliczenia. Kluczowe jest to, aby możliwe było ustalenie tożsamości nabywcy, a transakcja służyła jego działalności gospodarczej.
Co więcej, Dyrektor KIS prezentuje stanowisko, zgodnie z którym w takich sytuacjach uzyskanie faktury korygującej (w celu uwzględnienia NIP nabywcy) może być pożądane, ale jej brak, np. z powodu ograniczonego kontaktu z zagranicznym kontrahentem, nie prowadzi automatycznie do utraty prawa do odliczenia. Fiskus wskazuje, że w takich sytuacjach liczy się całokształt okoliczności i możliwość udokumentowania rzeczywistego przebiegu transakcji.
Dokumentacja jako podstawa prawa do odliczenia
Uzasadniając swoje rozstrzygnięcie, organ podatkowy wskazał, że choć faktura powinna zawierać elementy określone w art. 106e ustawy o VAT, brak niektórych z nich nie musi automatycznie skutkować negatywnymi konsekwencjami. Aby zagwarantować możliwość zidentyfikowania nabywcy i wykazać związek zakupu z działalnością gospodarczą, podatnik powinien zadbać o dodatkowe dowody, takie jak potwierdzenie płatności, korespondencję handlową czy dokumenty logistyczne.
Czy sprzedawca może zablokować odliczenie?
Odnosząc się do adnotacji sprzedawców, że dana faktura nie stanowi podstawy do odliczenia VAT, KIS jednoznacznie wskazuje, że takie sformułowania nie mają charakteru wiążącego. O prawie do odliczenia decydują nie komentarze wystawcy dokumentu, lecz stan faktyczny oraz obowiązujące przepisy podatkowe.
Co to oznacza w praktyce?
Interpretacja KIS stanowi ważny sygnał dla przedsiębiorców, którzy dokonując zakupów mierzą się z opisanym problemem, tj. gdy sprzedawca nie wskazuje ich numeru NIP na fakturze. Jeśli transakcja służy działalności opodatkowanej i podatnik dysponuje dokumentacją potwierdzającą gospodarczy charakter transakcji, to brak NIP na fakturze nie wyklucza możliwości odliczenia VAT.
Fiskus podkreśla, że kluczowe znaczenie ma treść transakcji i rzeczywiste zdarzenie gospodarcze, a nie literalne spełnienie każdego wymogu formalnego. Dla podatników to dobra wiadomość – szczególnie gdy uzyskanie w pełni poprawnych faktur w praktyce bywa utrudnione.
Niemniej w przyszłości, gdy wejdzie w życie obligatoryjny KSeF, problem ten będzie wymagał od przedsiębiorców nabywających towary większej stanowczości i wymagania od swoich dostawców prawidłowego klasyfikowania transakcji, a co za tym idzie wystawiania prawidłowych faktur. Jest to kluczowe, ponieważ, aby faktura trafiła do odbiorcy, będzie musiała zawierać jego prawidłowy NIP.
