W miniony weekend Ministerstwo Finansów opublikowało najnowszą wersję projektu ustawy wprowadzającej Krajowy System e-Faktur oraz przekazało zaktualizowany harmonogram jego wdrożenia. Przedsiębiorców w szczególności mogą zainteresować regulacje dotyczące trybu offline oraz odroczenie obowiązku umieszczania numeru KSeF podczas dokonywania płatności.
Krajowy System e-Faktur, czyli platforma elektroniczna służąca do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, w formie dobrowolnej działa od 2022 r., ale wkrótce jej stosowanie stanie się ustawowym obowiązkiem. Projekt ustawy opublikowany 11 kwietnia 2025 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji wprowadza szereg istotnych rozwiązań prawnych i organizacyjnych, mających na celu ułatwienie przedsiębiorcom dostosowania się do nowego obowiązku.
W projekcie ważne odroczenia
Przede wszystkim, ustawodawca przewidział wydłużenie okresu przejściowego dla podatników korzystających z kas rejestrujących – faktury z kas fiskalnych będzie można wystawiać do końca 2026 r. Takie rozwiązanie ma pozwolić firmom na płynniejsze przejście do cyfrowego modelu fakturowania oraz ma zminimalizować ryzyko zakłóceń w dokumentowaniu sprzedaży.
Dodatkowo, do końca 2026 r. odroczono obowiązek umieszczania numeru KSeF w przelewach za faktury, również tych realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują dodatkowy czas na aktualizację systemów finansowo-księgowych oraz procedur wewnętrznych.
Co więcej, na stałe wprowadzono możliwość dobrowolnego korzystania z trybu offline (aktualnie nazywanego „offline24”) , co stanowi ważne zabezpieczenie dla firm działających w miejscach o ograniczonym dostępie do internetu, mających problemy techniczne z połączeniem z KSeF lub o specyfice działalności uzasadniającej stosowanie tego trybu.
Będą załączniki i faktury B2C
W nowej wersji projektu ustawy ustawodawca zdecydował się utrzymać szereg istotnych rozwiązań znanych już z wcześniejszej wersji dokumentu. Najważniejszym z nich jest etapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł rocznie), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT.
Dla mikroprzedsiębiorców okres przejściowy od kwietnia do końca 2026 r. będzie oznaczał brak konieczności wystawiania e-faktur, w przypadku nieprzekroczenia limitu do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży 10 tys. zł miesięcznie. Pozostaje również możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury do kodów QR, dostępnego od 1 listopada 2025 r., co ma ułatwić płynne wdrożenie systemu, w szczególności w trybie offline.
Bez zmian pozostała także dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów, co ma na celu dalsze wspieranie digitalizacji i uproszczenie rozliczeń. Dodatkowo, projekt przewiduje możliwość dodawania załączników do faktur, szczególnie przydatną m.in. dla dostawców mediów i usług telekomunikacyjnych. Kolejnym niezmienionym rozwiązaniem jest obowiązek podania NIP jednostki podległej jednostce samorządu terytorialnego (JST) – zmiana ta ma usprawnić obieg faktur między poszczególnymi jednostkami.
Przedsiębiorcy mogą zgłaszać uwagi do projektu ustawy do 25 kwietnia 2025 r.
Kiedy wdrożenie KSeF? Kluczowe daty i etapy
Z kolei 12 kwietnia 2025 r. opublikowany został zaktualizowany harmonogram implementacji Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z komunikatem, już w czerwcu 2025 r. zostaną udostępnione szczegóły dotyczące nowej wersji systemu – KSeF 2.0 – w tym ostateczna wersja struktury logicznej FA(3) oraz dokumentacja interfejsu API. Dzięki temu przedsiębiorcy oraz dostawcy oprogramowania mają zyskać niezbędne narzędzia i wiedzę do dostosowania swoich systemów księgowych i finansowych do standardów obowiązujących od 2026 r.
Kolejnym krokiem będzie otwarte testowanie API KSeF 2.0. Ta możliwość ma być dostępna od 30 września 2025 r. i będzie skierowana głównie do integratorów i dużych firm. Następnie, od listopada 2025 r., przedsiębiorcy będą mogli zapoznać się z testową wersją Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, co ułatwi im praktyczne przygotowanie do obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Kluczowe znaczenie ma fakt, że środowisko produkcyjne Systemu zostanie uruchomione dokładnie 1 lutego 2026 r., czyli w tym samym dniu, w którym dla części podatników (tych z obrotami powyżej 200 mln zł) KSeF stanie się obowiązkowy. Data ta wyznacza nie tylko początek funkcjonowania systemu w realnych warunkach gospodarczych, ale również formalny start nowego modelu fakturowania w Polsce.
Autor: Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
