Krajowy System e-Faktur zrewolucjonizuje sposób dokumentowania i raportowania transakcji w VAT. Jednym z kluczowych obszarów objętych reformą będą faktury korygujące – zmieni się m.in. moment ujmowania takich dokumentów. Co istotne, regulacje dotyczące e-fakturowania mają przyczynić się do uproszczenia i przyspieszenia rozliczeń, a także zmniejszenia obowiązków dokumentacyjnych spoczywających na przedsiębiorcach.
Bez obowiązku uzgodnień korekt in minus
Obecnie, aby obniżyć podstawę opodatkowania na podstawie faktury korygującej, podatnik musi wykazać, że uzgodnił warunki korekty z kontrahentem i posiada dokumentację potwierdzającą ten fakt. W praktyce wymaga to zebrania korespondencji, podpisanych aneksów czy potwierdzeń płatności, a brak takich dowodów może skutkować zakwestionowaniem rozliczenia przez fiskusa. Procedura jest czasochłonna, angażuje działy księgowe i często opóźnia moment ujęcia korekty w deklaracji VAT, co negatywnie wpływa na płynność finansową i rodzi niepewność podatkową.
Po wejściu w życie obowiązkowego KSeF sytuacja ulegnie znaczącej zmianie. Faktury korygujące wystawione w formacie ustrukturyzowanym w Systemie będą mogły zostać ujęte już w rozliczeniu za okres, w którym zostały wystawione, bez potrzeby oczekiwania na potwierdzenie ich odbioru przez kontrahenta. Co więcej, podatnik nie będzie musiał gromadzić dodatkowej dokumentacji potwierdzającej uzgodnienia z nabywcą, co dziś często bywa źródłem licznych sporów i przedłużających się procedur. Analogiczna zasada będzie dotyczyła również faktur wystawionych w trybie offline24, faktur wystawionych w trybie awarii oraz faktur wystawionych w okresie niedostępności Systemu – podatnik będzie uwzględniał je w okresie rozliczeniowym, w którym przesłał je do KSeF.
Sam fakt przesłania korekty do KSeF stanie się wystarczający do obniżenia podstawy opodatkowania w deklaracji VAT. W praktyce oznacza to nie tylko uproszczenie obowiązków dowodowych, ale również znaczne przyspieszenie całego procesu rozliczeń. Przedsiębiorcy unikną sytuacji, w których brak reakcji kontrahenta blokował możliwość korekty, co pozytywnie wpłynie na płynność finansową i pozwoli na szybsze dostosowanie rozliczeń do rzeczywistej wartości obrotu.
Korekty poza KSeF – dodatkowe obowiązki i ryzyka
Jeżeli podatnik zdecyduje się wystawić fakturę korygującą poza KSeF, w dalszym ciągu będzie zobowiązany do uzyskania potwierdzenia jej odbioru przez nabywcę. Dopiero w momencie otrzymania takiego potwierdzenia możliwe będzie obniżenie podstawy opodatkowania w deklaracji VAT za dany okres.
Oznacza to, że przedsiębiorcy, którzy nie skorzystają z możliwości wystawiania korekt w KSeF, nadal będą musieli kontrolować, czy kontrahent faktycznie otrzymał fakturę korygującą. Takie rozwiązanie wiąże się z większym ryzykiem błędów, opóźnień, a także przedłużających się procedur weryfikacyjnych w razie kontroli skarbowej. W praktyce może skutkować koniecznością przesuwania momentu rozliczenia korekty na kolejne okresy rozliczeniowe. Dlatego rezygnacja z wystawiania korekt w KSeF może okazać się nieopłacalna dla wielu firm, zwłaszcza w przypadku częstych korekt w rozliczeniach VAT.
Z projektu przepisów procedowanych obecnie przez Sejm nie wynikają ograniczenia czasowe co do możliwości wystawienia faktur korygujących elektronicznych lub faktur w postaci papierowej, jeśli w danej sytuacji podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. W takich przypadkach zastosowanie będą mieć zatem reguły ogólne, zgodnie z którymi niedopuszczalne jest wystawienie faktury korygującej dotyczącej wartości podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku po upływie okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Projektowane regulacje nie zakładają natomiast przepisów przejściowych, co oznacza, że co do zasady od momentu wejścia w życie przepisów dotyczących e-fakturowania korekty będzie należało wystawiać w KSeF, nawet jeśli pierwotne faktury zostały wystawione poza Systemem.
Krok przed zmianami – jak przygotować firmę do KSeF?
W związku z planowanymi zmianami, przedsiębiorcy powinni już dziś przygotować swoje procedury i systemy do nowych zasad. Warto zweryfikować obieg dokumentów w firmie, przeszkolić personel odpowiedzialny za rozliczenia VAT i upewnić się, że posiadane oprogramowanie jest gotowe na obsługę faktur korygujących w formacie ustrukturyzowanym.
Przepisy dotyczące e-fakturowania – choć w praktyce uproszczą rozliczenia – wymagają odpowiedniego wdrożenia, aby uniknąć chaosu w pierwszych miesiącach działania Systemu.
