Data wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur jest coraz bliżej. Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów opublikowało ostateczną wersję schemy FA(3) oraz dokumentacją API dla KSeF 2.0. Podatnicy mogli zapoznać się także z propozycją struktur logicznych JPK_V7 dostosowanych do obowiązkowego KSeF.
Ministerstwo Finansów, zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami, w czerwcu opublikowało serię komunikatów związanych z obowiązkowym wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.
Najnowsze informacje obejmują zarówno projekty nowych struktur logicznych JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3), jak i ostateczną wersję struktury FA(3) wraz z dokumentacją API dla KSeF 2.0.
Co może zmienić się w JPK_V7?
W opublikowanych projektach dla struktur logicznych JPK przewidziano m.in. nowe pola, przeznaczone na wskazanie:
- numeru identyfikującego fakturę w KSeF,
- znacznika OFF w przypadku faktury wystawionej w trybie awarii, która nie została przesłana do KSeF,
- znacznika BFK dla faktur wystawionych poza KSeF (papierowych lub elektronicznych),
- znacznika DI dla dowodów innych niż faktury wystawione za pośrednictwem KSeF.
Co istotne, zgodnie z przepisami przejściowymi, w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r. ewidencje sprzedaży mogą nie zawierać numeru KSeF. Powinien on być natomiast wykazany w odniesieniu do faktur zakupowych (jeśli został nadany przed przesłaniem pliku JPK).
Ministerstwo Finansów ogłosiło również konsultacje podatkowe dotyczące nowych struktur logicznych JPK, które potrwają do 8 lipca 2025 r.
Co zawiera ostateczna wersja schemy FA(3)?
Resort finansów udostępnił także ostateczną wersję struktury logicznej FA(3), w której zmianie uległy m.in. zasady wypełniania pola DataWytworzeniaFa. Najwcześniejszą datą wytworzenia faktury będzie 1 września 2025 r.
Na stronie Ministerstwa Finansów opublikowano także dokumentację API dla KSeF 2.0. Jest ona szczególnie ważna dla dużych dostawców systemów księgowych, jak i podatników opracowujących własne rozwiązania informatyczne w zakresie e-fakturowania. Rozwiązania techniczne dla obowiązkowego KSeF mają zawierać zmiany korzystne dla użytkowników. Przykładowo, z udostępnionej dokumentacji wynika, że w przypadku obowiązkowej wersji Systemu – podczas wysyłki paczki faktur – każdy dokument będzie przetwarzany niezależnie, co pozwoli uniknąć odrzucenia całej paczki w przypadku błędów w pojedynczych dokumentach.
Kiedy wejdzie w życie obowiązkowe e-fakturowanie?
Przedstawiciele Ministerstwa Finansów apelują do integratorów, aby zapoznawanie się z dokumentacją KSeF 2.0 rozpoczęli niezwłocznie, już w lipcu, i nie odkładali integracji na ostatnią chwilę, gdyż od 1 lutego 2026 r. korzystanie z Systemu stanie się obowiązkowe.
Faktem jest, że ostateczna wersja schemy FA(3) oraz dokumentacja API zostały podane do wiadomości zgodnie z harmonogramem założonym wcześniej przez Ministerstwo Finansów, dlatego przedsiębiorcy nie powinni liczyć na kolejne odroczenie nowego obowiązku.
W momencie publikacji niniejszego artykułu na przygotowanie się do nowych obowiązków pozostało mniej niż 150 dni roboczych. Należy mieć świadomość, że od 1 lutego 2026 r. wystawianie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla dużych podmiotów, ale mniejsi podatnicy od tej daty zaczną otrzymywać faktury zakupowe od dużych dostawców wyłącznie za pośrednictwem nowego Systemu. Biorąc pod uwagę skalę zmian oraz doświadczenia z wcześniejszymi wdrożeniami o podobnym charakterze, nie warto zwlekać z analizą i dostosowaniem systemów księgowych.
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia przy analizie procesów lub ustaleniu nowych procedur w związku z KSeF, pozostajemy do dyspozycji.
Autor: Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
