Wszelkie rozliczenia z samozatrudnionymi od lat budzą kontrowersje. Nie inaczej jest w przypadku podróży służbowych. Wynika to przede wszystkim z faktu, że w przypadku samozatrudnionych nie możemy mówić o podróży służbowej w rozumieniu Kodeksu Pracy. W niedawnej interpretacji indywidualnej organ potwierdził jednak, że wydatki związane z podróżami służbowymi osób współpracujących ze spółką na podstawie kontraktu B2B mogą zostać zaliczone przez nią do kosztów uzyskania przychodów.
Wspomniana interpretacja dotyczyła spółki z branży IT, która ma zawarte ze współpracownikami kontrakty B2B. Realizuje ona szereg międzynarodowych projektów, co w niektórych przypadkach wiąże się z koniecznością odbycia podróży służbowej przez współpracowników w celu wykonania zadań określonych w umowie B2B.
Z tego tytułu współpracownik ponosi koszty związane z dotarciem do miejsca docelowego, na które składają się m.in. zakup biletu lotniczego, zakwaterowanie w hotelu i taksówka. Wszystkie ze wspomnianych usług fakturowane są bezpośrednio na współpracownika, który ponosi ich koszt we własnym imieniu.
Zawarte umowy B2B przewidują jednocześnie, że w przypadku odbycia podróży służbowej w danym miesiącu, kwotę wydatków z tym związanych współpracownik dolicza do wynagrodzenia należnego za dany miesiąc, poprzez ujawnienie każdego poniesionego wydatku związanego z podróżą w osobnej pozycji (najczęściej nazwanej „wynagrodzeniem dodatkowym w związku z umową”). Spółka dokonuje wówczas zapłaty za całą wartość faktury, tj. za usługę kompleksową, która obejmuje usługi związane z przedmiotem umowy oraz usługi związane z realizacją podróży służbowej.
W związku z powyższym spółka zadała pytanie, czy wydatki związane z podróżą służbową współpracownika (tj. zwrot poniesionych przez niego kosztów) mogą stanowić po jej stronie koszt podatkowy. Zdaniem wnioskodawcy tego wydatki typu powinny zostać uznane za k.u.p., ponieważ wyjazdy odbywane są w jego interesie, a zwrot przysługuje wyłącznie, w przypadku, gdy podróż jest niezbędna i uzasadniona potrzebami biznesowymi. Co więcej, zwrot wydatków wynika wprost z zawartych ze współpracownikami umów. Jednocześnie w czasie wyjazdów współpracownicy nabywają nowe umiejętności i podnoszą swoje kwalifikacje.
Argumenty te przekonały Dyrektora KIS, który w interpretacji z 2 sierpnia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.169.2023.3.BJ uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Analogicznie stanowisko Dyrektor KIS zajął też w interpretacji indywidualnej z 5 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK.
Na co uważać w rozliczeniach z samozatrudnionymi?
Z przytoczonych interpretacji wynika, że organy podatkowe generalnie zezwalają na uwzględnianie w kosztach podatnika wydatków związanych ze zwrotem kosztów podróży służbowych poniesionych przez współpracowników.
Niemniej, na podstawie wydanych interpretacji wydaje się, że aby zwrot mógł stanowić k.u.p. powinien zostać spełniony szereg wymagań.
Faktura (np. za hotel, bilet lotniczy) powinna zostać wystawiona bezpośrednio na współpracownika i to on powinien dokonać we własnym imieniu płatności z tego tytułu. W żadnym wypadku współpracownik nie powinien korzystać z kart płatniczych spółki. Dodatkowo, zwrot wydatków powinien wynikać wprost z zawartej umowy, tj. kontraktu B2B.
Zdecydowanie bardziej problematyczna będzie jednak sytuacja, w której koszty podróży współpracowników ponosi zleceniodawca. Są co prawda argumenty na obronę takiego podejścia (np. korzystanie z rabatów przez zleceniodawcę z uwagi na duży wolumen zakupu usług hotelowych), ale ryzyko jego kwestionowania przez organy jest nieporównywalnie większe. Przy stosowaniu takiego modelu należy w miarę możliwości wprowadzić do umów odpowiednie postanowienia.
W przypadku gdy spółka współpracuje z samozatrudnionymi i dokonuje wielu rozliczeń z tego tytułu, zasadne jest stworzenie przez nią wewnętrznej polityki, która pozwoliłaby na wypracowanie jednolitych zasad rozliczania się z samozatrudnionym. Pozwoli to do minimum zniwelować ryzyko zakwestionowania podejścia stosowanego przez podatnika.
Autor: Michał Półtorak
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z PIT oraz ZUS. Doświadczenie zawodowe zdobywał w renomowanej spółce doradztwa podatkowego, należącej do tzw. wielkiej czwórki.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem dochodowym oraz kwestiami z zakresu ubezpieczeń społecznych.
Absolwent Wydziału Prawa Uniwersytetu w Białymstoku
