W związku z nadchodzącymi obowiązkami wynikającymi z KSeF właściciele biur rachunkowych stoją przed koniecznością dostosowania nie tylko własnych biznesów pod kątem obiegu faktur, ale również zasad współpracy z klientami. Wyzwań pojawia się z dnia na dzień coraz więcej. Jednym z tematów, który w ostatnim czasie wzbudził wzmożoną dyskusję, są faktury, które dotyczą w istocie zakupów prywatnych, w związku z którymi przedsiębiorcy, klienci biur rachunkowych – w wyniku błędu lub niejako odruchowo – biorą na dane firmowe.
Import faktur z KSeF
Zdecydowanie korzystnym dla biur rachunkowych efektem wprowadzenia KSeF będzie możliwość sprawnego importu wersji elektronicznej faktur przychodowych i kosztowych swoich klientów. Papierowy obieg dokumentów czy przesyłanie skanów dokumentów przez klientów w zasadzie zanikną.
Jednocześnie, księgowi zwracają uwagę, że luką tego systemu będą przypadki faktur za wydatki prywatne, które znajdą się w zestawieniu firmowych faktur kosztowych. Dotychczas, albo klient samodzielnie dokonywał takiej selekcji zanim dostarczył dokumenty do zaksięgowania, albo księgowość wychwytywała takie przypadki podczas obróbki dokumentacji.
Konieczne ustalenie zasad z klientem
Problem ten niewątpliwie będzie uciążliwy dla księgowych. Klienci wciąż będą oczekiwać selekcji, by do księgowania nie trafiły dokumenty, które nie powinny się tam znaleźć. Jednak biuro rachunkowe de facto nie ma w tym zakresie autonomii, tzn. nie może autorytarnie zadecydować jakie dokumenty klientowi zaksięgują, a jakie zostaną pominięte.
Dlatego niezbędne jest ustalenie z klientem zasad postępowania – czy to w postanowieniach umowy o świadczenie usług księgowych, czy w odrębnym porozumieniu.
Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem?
W tym kontekście pojawiło się już kilka koncepcji.
Przede wszystkim, biuro rachunkowe może uzgodnić z klientem, że nie bierze odpowiedzialności za analizowanie rodzaju transakcji, jakim była udokumentowana faktura. W takim modelu, w uproszczeniu, księgowane będą wszystkie dokumenty zaimportowane z KSeF i to po stronie klienta leży dopilnowanie tego, aby w Systemie były tylko takie faktury, które faktycznie dotyczą działalności, a nie są prywatnymi zakupami.
Można także wyobrazić sobie sytuację, w której po zaimportowaniu dokumentacji z KSeF do systemu księgowego klient z pozycji np. swojego panelu klienta (jeżeli oprogramowanie księgowe przewiduje taką opcję) dokona ostatecznej weryfikacji, które z dokumentów mają finalnie trafić do ksiąg i usunie kontrowersyjne pozycje.
Alternatywnie, zachowane będzie status quo. Jeżeli biuro rachunkowe już dziś krytycznie analizuje dokumentację dostarczaną przez klienta i wyłapuje tego rodzaju transakcje, będzie to robiło tak samo w erze KSeF. Zmieni się tylko metoda i ewentualnie etap procesu księgowego, w którym taka analiza jest przeprowadzana, w zależności od metodologii danego biura.
Potencjał do automatyzacji tkwi w parametryzacji
Trzeba mieć na względzie, że takie narzędzia jak KSeF, choć w początkowym etapie mogą rodzić pewne zamieszanie, docelowo ułatwią proces obiegu dokumentacji i jej księgowania. Z tego względu, automatyczne księgowanie zaimportowanych dokumentów może być akceptowalne pod warunkiem uprzedniego zdefiniowania i sparametryzowania np. określonych dostawców.
Jak jednak bywa z wykorzystaniem każdego narzędzia, na jego końcu jest człowiek. Nawet jeżeli uznamy, że faktury z konkretnej stacji benzynowej nie wymagają głębszej analizy księgowości, to rolą przedsiębiorcy będzie dopilnować, aby nie było na niej hot-doga, alkoholu czy innego prywatnego wydatku.
Księgowi cały czas na posterunku
Można zatem przypuszczać, że wbrew niektórym, na szczęście nielicznym opiniom, księgowi cały czas będą niezbędni i będą musieli stać na straży rzetelności firmowych ksiąg. Jeżeli przedsiębiorca wraz z biurem rachunkowym będą dążyli do usprawniania procesów księgowych i ich automatyzacji, będzie to wymagało – przede wszystkim od klientów biur rachunkowych – żelaznej dyscypliny na etapie dokonywania zakupów i wyboru sposobu jego udokumentowania.
Wdrożenie KSeF to zatem nie tylko procedury, schemy, certyfikaty i uprawnienia. To również edukowanie i uświadamianie klientów, jakie skutki mogą w erze KSeF wywołać faktury na dane firmowe, na których zaczną pojawiać się prywatne wydatki.
Zarówno właścicieli biur rachunkowych, jak i ich klientów, którzy mają wątpliwości dotyczące zasady współpracy, jakie należy przyjąć na nadchodzący czas bądź wybrali już metodę, ale stoją przed wyzwaniem dopasowania jej do indywidualnych potrzeb, zapraszamy do kontaktu. Doradzimy, jak sobie z tym wyzwaniem poradzić.
Autor:
