Złożenie informacji VAT-26 i prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu to podstawowe warunki umożliwiające odliczanie 100% VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym wykorzystywanym wyłącznie do działalności gospodarczej. Rozbieżności między zapisami ewidencji a rzeczywistymi przejazdami pojazdu mogą jednak skutkować konsekwencjami nie tylko na gruncie VAT, ale również PIT lub CIT, a w określonych przypadkach także KKS. W celu wykrywania takich nieprawidłowości organy podatkowe zaczęły wykorzystywać dane z Automatycznego Systemu Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych (ANPRS).
Krakowski urząd skarbowy poinformował o wszczęciu czynności sprawdzających dotyczących weryfikacji odliczeń i sposobu użytkowania samochodu, który – zgodnie z formularzem VAT-26 złożonym przez przedsiębiorcę – miał być wykorzystywany wyłącznie do celów działalności gospodarczej, co umożliwiało odliczenie 100% VAT, a także zaliczenie do kosztów podatkowych 100% wydatków eksploatacyjnych, jak paliwo czy serwis.
Powodem wszczęcia czynności były ustalenia organu, zgodnie z którymi na podstawie danych uzyskanych z Automatycznego Systemu Rozpoznawania Numerów Rejestracyjnych (ANPRS) stwierdzono, że samochód zgłoszony na VAT-26 został rozpoznany przez ANPRS w dniach, które nie zostały ujęte w ewidencji przebiegu pojazdu. Organ domagał się złożenia wyjaśnień w zakresie przemieszczeń pojazdu, które nie znalazły odzwierciedlenia w przesłanej ewidencji przebiegu. Jak informowały media, w konsekwencji pisma wysłanego przez urząd skarbowy podatnik musiał skorygować rozliczenie i dopłacić podatek, przy czym w publikowanych artykułach pisano również, że fiskus domaga się dodatkowych kar wynikających z Kodeksu karnego skarbowego.
Jakie skutki na gruncie VAT?
Najbardziej oczywiste konsekwencje zakwestionowania prawidłowości ewidencji przebiegu pojazdu zgłoszonego przez przedsiębiorcę na VAT-26 dotyczą podatku VAT. W toku prowadzonych czynności organ zakwestionuje pełne odliczenie dokonane przez podatnika i zastosuje odliczenie na poziomie 50%, przy czym dotyczy to zarówno odliczenia VAT z tytułu nabycia pojazdu, jak i VAT od rat leasingowych (w przypadku pojazdów wykorzystywanych na podstawie umów leasingu). Zakwestionowanie prawa do pełnego odliczenia VAT dotyczyć będzie również wszelkich wydatków eksploatacyjnych związanych z tym pojazdem, w tym zakupu paliwa, nabycia usług serwisowych bądź innych.
W praktyce zidentyfikowanie nieprawidłowości prowadzonej ewidencji skutkować będzie koniecznością skorygowania oraz zwrotu wcześniej odliczonego VAT bądź zapłaty VAT wynikającego z decyzji organu podatkowego wraz z odsetkami za zwłokę.
W razie gdy organ podatkowy wyda decyzję, z której wynikać będą zaległości w podatku VAT, dodatkowo możliwe jest również ustalenie zobowiązania sankcyjnego. Zgodnie bowiem z art. 112b ustawy o VAT w przypadku gdy podatnik wykaże zobowiązanie niższe od należnego, a następnie nie skoryguje deklaracji i nie wpłaci należnej kwoty, organ ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące do 30% kwoty nieprawidłowości (w praktyce można niestety liczyć się z tym, że wyniesie ono właśnie 30%). Dodatkowe zobowiązanie może być niższe (20%), w przypadku gdy np. po zakończeniu kontroli podatkowej podatnik dokona niezbędnych korekt deklaracji za okresy objęte kontrolą i zapłaci zaległy podatek. Co do zasady jednak, dodatkowe zobowiązanie nie będzie ustalone przez organ podatkowy, jeśli wobec przedsiębiorcy – osoby fizycznej – zastosowanie znajdą sankcje na gruncie Kodeksu karnego skarbowego.
Możliwe też konsekwencje na gruncie CIT i PIT
W kontekście skutków potencjalnych nieprawidłowości w prowadzonej ewidencji pomijane bywają konsekwencje wynikające z ustaw o PIT i CIT. Tymczasem możliwość zaliczania do kosztów 100% wydatków eksploatacyjnych związanych z pojazdem osobowym zarezerwowana jest wyłącznie dla samochodów w całości wykorzystywanych do celów prowadzonej działalności.
Zgodnie z art. 16 ust. 5f ustawy o CIT (art. 23 ust. 5f ustawy o PIT), brak prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu jest równoznaczny z tym, że pojazd jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością, co skutkuje koniecznością wyłączenia – na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o CIT (art. 23 ust. 1 pkt 46a w ustawie o PIT) – 25% wydatków eksploatacyjnych z kosztów podatkowych.
Co szczególnie istotne, art. 16 ust. 5h ustawy o CIT (art. 23 ust. 5h ustawy o PIT) mówi o tym, że w przypadku ustalenia, że podatnik, niezgodnie ze stanem faktycznym, nie stosował powyższego ograniczenia, to limit przewidujący możliwość zaliczenia 75% wydatków eksploatacyjnych do kosztów stosuje się od dnia rozpoczęcia używania przez podatnika danego samochodu osobowego.
A co z karami wynikającymi z KKS?
W artykułach, które były publikowane w mediach, pojawiała się również informacja dotycząca dążenia przez fiskusa do zastosowania kar wynikających z Kodeksu karnego skarbowego (których zasadność – jak podawano – była kwestionowana przez przedsiębiorcę).
Art. 56 par. 1 KKS zakłada co prawda, że zaniżenie zobowiązania lub zawyżenie zwrotu może być zagrożone karą grzywny do 720 stawek dziennych albo karą pozbawienia wolności, albo obiema tymi karami łącznie. Tak surowe konsekwencje w praktyce są jednak mało prawdopodobne. Przepisy przewidują bowiem, że jeżeli kwota uszczuplenia jest małej wartości, sprawca podlega karze grzywny do 720 stawek dziennych, a jeśli nie przekracza ona ustawowego progu (pięciokrotność pensji minimalnej, czyli w 2026 r. około 24 tys. zł), to czyn jest zagrożony wyłącznie karą grzywny za wykroczenie skarbowe.
W kontekście KKS warto jednak jeszcze zwrócić uwagę na ryzyko wynikające z art. 61. Uchybienia w prowadzeniu księgi podatkowej są zagrożone karą grzywny do 240 stawek dziennych (w przypadkach mniejszej wagi sprawca podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe). Czy ewidencja przebiegu pojazdu może być uznawana za księgę podatkową? Zgodnie z prawomocnym orzeczeniem WSA w Warszawie z 17 sierpnia 2017 r. (sygn. III SA/Wa 2965/16) – tak. Sąd wskazał w nim, że ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona zgodnie z regulacjami art. 86a ust. 7 ustawy o VAT, stanowi księgę podatkową w rozumieniu przepisu art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej.
Na co również warto zwrócić uwagę? W przypadku osób fizycznych, które za powyższe nieprawidłowości ponosić będą odpowiedzialność na gruncie przepisów KKS, nie stosuje się równolegle przepisów o dodatkowym zobowiązaniu w podatku VAT. W praktyce może się jednak okazać, że sankcje na gruncie KKS są znacznie bardziej bolesne.
Ostrożność wskazana
Rosnące możliwości analityczne organów podatkowych powodują, że sposób wykorzystywania samochodów zgłoszonych jako przeznaczone wyłącznie do działalności gospodarczej może być obecnie weryfikowany z wykorzystaniem coraz większej liczby narzędzi i źródeł danych. Informacje pochodzące z systemu ANPRS pokazują, że fiskus nie musi opierać się wyłącznie na dokumentacji przedstawionej przez podatnika.
W połączeniu z konsekwencjami na gruncie VAT, PIT lub CIT, ale też na gruncie KKS, powinno to skłaniać przedsiębiorców do jeszcze większej staranności przy korzystaniu z samochodów objętych ewidencją przebiegu pojazdu. Istotne jest nie tylko prawidłowe i kompletne prowadzenie samej ewidencji przebiegu, lecz także odpowiednie uregulowanie zasad korzystania z pojazdów oraz uczulenie pracowników na bezwzględny zakaz wykorzystywania ich do celów prywatnych.
W praktyce rzeczywiste przejazdy samochodów powinny odpowiadać trasom i celom wskazywanym w ewidencji. Rozbieżność pomiędzy ewidencją przebiegu pojazdu a danymi, którymi dysponuje organ, może stać się punktem wyjścia do szczegółowej weryfikacji sposobu użytkowania pojazdu i prawidłowości rozliczeń podatkowych.
Autor: Marta Szafarowska
Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.
