Noty korygujące
Brak możliwości wystawiania not korygujących ma odnosić się zarówno do faktur ustrukturyzowanych, jak i wystawianych poza KSeF. Oznacza to, że w przypadku wystąpienia na fakturze pomyłek (również takich, które nie dotyczą danych w postaci m.in. wartości netto faktury i kwoty podatku), które dotychczas można było skorygować za pomocą noty korygującej, konieczne będzie uzyskanie od dostawcy faktury korygującej.
Pierwotnie Ministerstwo Finansów przewidywało zastąpienie not korygujących tzw. propozycją faktury korygującej, którą miał wystawiać odbiorca faktury i przesyłać ją do dostawcy w celu jej akceptacji. Ostatecznie Ministerstwo wycofało się z tej koncepcji, wskazując, że wiąże się to z ryzykiem w stosowaniu tego typu rozwiązania oraz trudnością jego wdrożenia.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT, w przypadku stwierdzenia przez nabywcę błędów na fakturze, dotyczących m.in. jego adresu, nazwy czy numeru NIP, wystarczające jest wystawienie noty korygującej i przesłanie jej do dostawcy. Po zaakceptowaniu przez niego takiej noty możliwe jest dokonanie odpowiedniej korekty w rejestrze VAT (przy czym organy potwierdzały, że jeżeli na podstawie pozostałych danych z faktury, która zawiera błędy, możliwa jest identyfikacja nabywcy, to zachowuje on prawo do odliczenia wykazanego na niej podatku VAT, nawet jeśli nie posiada on potwierdzenia noty przez jej adresata).
Jeśli opisywane zmiany wejdą w życie, w przypadku stwierdzenia wskazanych błędów nabywca będzie musiał skontaktować się ze dostawcą w celu uzyskania od niego faktury korygującej, w której uwzględni on właściwe dane nabywcy. To dostawca będzie zobowiązany do wystawienia faktury korygującej, a następnie przesłania jej do KSeF w celu nadania korekcie numeru identyfikującego, co będzie równoznaczne z otrzymaniem jej przez nabywcę.
Porównanie zasad korygowania błędów na fakturach, które dotychczas można dokonać za pomocą noty korygującej, przedstawiono na poniższym przykładzie.
Stan faktyczny: sprzedawca wystawił na rzecz nabywcy fakturę dokumentującą dostawę towarów, na której błędnie wpisał nazwę nabywcy. Pomyłka została zauważona przez nabywcę. | ||
| Nabywca | Dostawca |
Dotychczasowe zasady | Nabywca ma prawo do wystawienia noty korygującej, za pomocą której może skorygować zidentyfikowany błąd w zakresie swoich danych. Po wystawieniu noty korygującej powinien ją przesłać do Dostawcy. | Dostawca musi zaakceptować notę. Nie ma konkretnego wskazania co do formy akceptacji – możliwe jest to w formie papierowej bądź elektronicznej. Dane w ewidencji VAT muszą być zgodne z tymi z noty korygującej, co może oznaczać konieczność korekty JPK. |
Po wprowadzeniu KSeF | Nabywca będzie zobowiązany do kontaktu z Dostawcą w celu uzyskania faktury korygującej. Po otrzymaniu faktury korygującej Nabywca będzie zobowiązany do jej uwzględniania w JPK, mimo iż nie wiąże się to ze zmianą wysokości podstawy opodatkowania i podatku naliczonego (de facto odliczenie będzie następowało na podstawie faktury korygującej). | Dostawca po otrzymaniu informacji od Nabywcy, powinien wystawić fakturę korygującą, w której uwzględni prawidłowe dane Nabywcy, i przesłać ją do KSeF w celu nadania jej numeru identyfikującego. |
Jak widać na przedstawionym przykładzie, proponowane rozwiązanie skomplikuje dotychczasowe reguły korygowania prostych błędów na fakturach. Dziś wystawienie noty korygującej pozwala na proste i szybkie skorygowanie danych nabywcy, bez istotnego angażowania dostawcy (który ma jedynie zaakceptować notę). Rozwiązanie przewidziane w ramach KSeF będzie oznaczało zwiększenie stopnia formalizmu i będzie wymagało większego zaangażowania obu stron transakcji.
Faktury korygujące
W istotny sposób mają się zmienić również zasady dotyczące obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego w związku z wystawioną fakturą korygującą. Po wejściu w życie obowiązku stosowania KSeF podatnicy będą do tego uprawnieni już w momencie wystawienia korekty, bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej – po pierwsze – uzgodnienie z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania oraz – po drugie – że warunki te zostały spełnione. Nabywcy natomiast będą mogli obniżyć podatek naliczony już w momencie otrzymania takiej faktury (co nastąpi z chwilą nadania e-fakturze korygującej numeru w ramach KSeF). Z perspektywy nabywców oznacza to powrót do reguł obowiązujących przed wprowadzeniem pakietu SLIM VAT 1 stycznia 2021 r.
|
Stan faktyczny: po
dokonaniu dostawy okazało się, że otrzymane przez Nabywcę towary są częściowo
wadliwe. W związku z tym Nabywca złożył reklamację, która została
uwzględniona przez Dostawcę, w efekcie zdecydowano się na obniżenie
pierwotnej ceny za towary. |
||
|
|
Dostawca |
Nabywca |
|
Dotychczasowe zasady |
Dostawca powinien
wystawić fakturę korygującą, ale również posiadać dokumentację, z której
wynikałyby warunki dokonania korekty oraz że warunki te zostały spełnione. Dostawca
jest uprawniony do obniżenia podstawy opodatkowania dopiero za okres, w
którym zostały spełnione wszystkie warunki korekty i wystawiona została
faktura korygujaca. |
Nabywca powinien
posiadać dokumentację, z której wynikałyby warunki dokonania korekty oraz że zostały
one spełnione. Aby obniżyć podatek naliczony, nabywca nie musi posiadać
faktury korygującej. |
|
Po wprowadzeniu KSeF |
Dostawca wystawi
fakturę korygującą ustrukturyzowaną, którą następnie prześle do KSeF w celu
nadania jej numeru identyfikującego. Będzie to równoznaczne z uzyskaniem
prawa do obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. |
Nabywca powinien
obniżyć podstawę opodatkowania i podatek naliczony w okresie rozliczeniowym,
w którym otrzymał fakturę korygującą. |
Zgodnie z regulacjami przewidzianymi w projekcie, wystawienie faktury w KSeF i nadanie jej numeru identyfikującego będzie równoznaczne z otrzymaniem przez nabywcę takiej faktury, w efekcie czego dokona on obniżenia podatku naliczonego w tym samym okresie co dostawca.
Takie rozwiązanie niewątpliwie odformalizuje obecnie obowiązujące zasady w zakresie faktur korygujących „in minus” (zarówno dla wystawców, jak i odbiorców) i nie wpłynie na neutralność podatku VAT, ponieważ obecnie podatnicy, w szczególności nabywcy, często mają wątpliwości, czy warunki do dokonania korekty zostały spełnione (ewentualnie – czy są oni w posiadaniu odpowiedniej dokumentacji, która wskazywałaby na obowiązek dokonania korekty).
W projekcie przewidziano również zasady postępowania w zakresie obniżenia podstawy opodatkowania w odniesieniu do wystawionych faktur innych niż ustrukturyzowane. W tym przypadku następuje również rezygnacja z niezbyt korzystnych (jak się w praktyce okazało) zmian wprowadzonych przez SLIM VAT 1. Zgodnie z projektem, w przypadku faktur korygujących wystawianych z pominięciem KSeF, dokonanie korekty po stronie dostawcy będzie możliwe w momencie uzyskania potwierdzenia odbioru takiej korekty przez nabywcę. Natomiast po stronie nabywcy, obniżenie podatku naliczonego będzie możliwe w okresie rozliczeniowym, w którym otrzymał on fakturę korygującą.
Pozostałe zmiany w zakresie faktur korygujących
W przypadku wystąpienia awarii KSeF i konieczności wystawiania korekt w trybie offline będą obowiązywać spójne zasady przyjęte dla e-faktur. W tym okresie, wymuszającym korzystanie z trybu offline, możliwe będzie wystawienie faktury korygującej wyłącznie do faktur z numerem KSeF. Nie będzie natomiast możliwości wystawienia korekt do faktur, które zostały wystawione w okresie awarii i w trybie offline i którym – tym samym – nie został nadany numer KSeF.
Zmiany – „na plus” i „na minus”
Rozwiązania przewidziane w projekcie dotyczącym obowiązkowego KSeF w zakresie faktur korygujących należy ocenić pozytywnie, ponieważ zdecydowanie wpłyną one na uproszczenie procesu korygowania podstawy opodatkowania. Stanowią one poniekąd powrót do zasad, które obowiązywały do końca 2020 r., gdy podatnicy nie byli zmuszeni do każdorazowej analizy pod kątem spełnienia warunków korekty i posiadania odpowiedniej dokumentacji, co niejednokrotnie komplikowało sytuację nabywców, którzy musieli korygować podatek naliczony bez fizycznego posiadania faktury korygującej.
Negatywnie należy zaś ocenić likwidację możliwości wystawiania przez nabywców not korygujących, co było popularnym sposobem na sprawną korektę drobnych błędów danych na fakturach, bez konieczności nadmiernego angażowania dostawcy. Należy mieć nadzieję, że na późniejszym etapie rozwoju systemu KSeF Ministerstwo Finansów znajdzie rozwiązanie, które ułatwi proces korygowania takich pomyłek na fakturach, które nie dotyczą danych w postaci m.in. wartości netto faktury i kwoty podatku.
Jak wspomniano na wstępie, projekt nowelizacji ustawy o VAT, który ma wprowadzić obligatoryjne korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, został już przyjęty przez Radę Ministrów i należy spodziewać się, że w najbliższym czasie zostanie on skierowany do procedowania przez Sejm. Warto przypomnieć, że wystawianie faktur z wykorzystaniem KSeF ma stać się obowiązkowe 1 lipca 2024 r. Jednak to, że proces legislacyjny, zakończy się jeszcze w II kwartale 2023 r., co umożliwiłoby – tak, jak wcześniej zapowiadano – zachowanie 12-miesięcznego vacatio legis, by umożliwić podatnikom lepsze przygotowanie się do zmian wynikających z nowelizacji, jest mało prawdopodobne. Ustawę musi bowiem przyjąć nie tylko Sejm, ale i Senat, który ma 30 dni na jej przyjęcie, odrzucenie lub zgłoszenie poprawek.
Autor: Piotr Piechowicz
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.
