Opublikowano dwa rozporządzenia istotne dla kwestii technicznych i organizacyjnych w związku z nadchodzącym obowiązkiem w zakresie e-fakturowania i związanym z tym raportowaniem. Pierwsze z nich to nowe rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, a drugie to rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i ewidencji VAT.
Nowe rozporządzenie o korzystaniu z KSeF – co porządkuje i co dodaje?
Sposoby dostępu i uwierzytelniania w KSeF
Rozporządzenie określa zasady technicznego dostępu do KSeF, wskazując, w jaki sposób podmioty korzystające z systemu powinny się uwierzytelniać oraz jakie są dopuszczalne metody identyfikacji. Ma to znaczenie m.in. dla firm, w których z KSeF korzysta wiele osób lub podmiotów, np. jednocześnie pracownicy podatnika i biura rachunkowego. Przyjęty model uwierzytelnienia wpływa bezpośrednio na sposób zarządzania uprawnieniami oraz na poziom ryzyk związanych z dostępem do systemu. Pomimo apeli integratorów IT Ministerstwo nie zdecydowało się na zachowanie tokenów jako stałego środka uwierzytelnienia się użytkowników KSeF – będą one mogły być stosowane jedynie do końca 2026 r.
Nadawanie i odbieranie uprawnień w KSeF – formularz ZAW-FA
Rozporządzenie przewiduje przypadki, w których nadanie albo odebranie uprawnień osobie fizycznej następuje w trybie zawiadomienia składanego do właściwego naczelnika urzędu skarbowego na formularzu ZAW-FA.
Druk ten znajdzie zastosowanie również wtedy, gdy certyfikat kwalifikowanego podpisu lub kwalifikowanej pieczęci, którymi dysponuje podatnik, nie zawiera wymaganych identyfikatorów. W przypadku kwalifikowanego podpisu dotyczy to certyfikatów bez NIP i PESEL, a w przypadku kwalifikowanej pieczęci – bez NIP. W takiej sytuacji dane unikalne certyfikatu (np. jego identyfikator) zgłasza się właśnie w trybie zawiadomienia. ZAW-FA będzie także stwarzało możliwość odebrania uprawnień wszystkim osobom upoważnionym w ramach jednej organizacji, co jest praktycznym rozwiązaniem awaryjnych sytuacji kompromitacji danych służących do uwierzytelnienia.
Załącznik do rozporządzenia określa aktualny wzór formularza ZAW-FA.
Upoważniona na podstawie zawiadomienia na formularzu ZAW-FA może być tylko jedna osoba naraz. Uprawnienia do korzystania z Systemu rozdziela ona dalej elektronicznie z użyciem Systemu. Przed uruchomieniem środowiska produkcyjnego KSeF 2.0 są one udzielane z użyciem nieuregulowanego prawnie Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU).
Oznaczenia faktur po przesłaniu do KSeF – zasady i wymagane elementy
Rozporządzenie doprecyzowuje zasady oznaczania faktur, które są obowiązkowo przekazywane wybranym kategoriom nabywców (np. konsumentom, podmiotom zagranicznym) oraz wykorzystywane „poza systemem”, np. przekazywane kontrahentowi w obiegu zewnętrznym archiwizowane lub udostępniane instytucjom takim jak wydziały komunikacji w formie pdf, ale już z nadanym numerem KSeF. Wymogi te dotyczą faktur ustrukturyzowanych wystawianych online oraz faktur wystawianych w trybie offline24, w trybie awarii i w okresie niedostępności KSeF z przyczyn leżących po stronie MF. Podstawowym narzędziem potwierdzania ich pochodzenia jest tzw. kod weryfikujący QR.
Rozporządzenie doprecyzowuje również, że w praktyce sformułowanie „oznaczenie kodem” oznacza link do faktury albo znak graficzny (kod QR) wygenerowany zgodnie z określoną specyfikacją, który powinien zostać umieszczony bezpośrednio na fakturze. Jeśli na umieszczenie takich danych nie pozwala format faktury – odbiorcy może zostać przekazany odrębny link lub znak, który zapewni dostęp do faktury w KSeF i umożliwi jej weryfikację. Będzie to rozwiązanie przydatne dla podatników, którzy dotąd stosowali w swoim obiegu faktur drogę EDI (Electronic Data Interchange).
Dodatkowo rozporządzenie wskazuje na dane, które pozwalają na anonimowy dostęp do faktury ustrukturyzowanej (a także faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA) — chodzi m.in. o numer KSeF, numer faktury, dane nabywcy i kwotę należności ogółem.
VAT RR i VAT RR KOREKTA poza KSeF: techniczne oznaczenia po wysyłce
Rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF precyzuje również, w jaki sposób powinny zostać oznaczone faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA, które zostały przesłane do Systemu, a następnie są używane poza nim (np. w obrocie papierowym lub jako plik).
Takie dokumenty muszą zawierać kod weryfikujący (QR), generowany na podstawie danych wskazanych w przepisach, który umożliwia sprawdzenie autentyczności faktury oraz dostęp do jej wersji w KSeF. Dodatkowo, bezpośrednio pod tym kodem należy umieścić numer identyfikujący fakturę w KSeF, co pozwala jednoznacznie powiązać wizualizację funkcjonującą poza Systemem z fakturą przesłaną do KSeF.
Faktury z załącznikiem: potrzebne zgłoszenie
Rozporządzenie wyodrębnia zasady wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z Załącznikiem ustrukturyzowanym. Kluczowe jest to, że przed rozpoczęciem wystawiania takiego rodzaju faktur podatnik jest zobowiązany do dokonania zgłoszenia do Szefa KAS, które powinno zawierać nie tylko dane podatnika i przewidywane własności faktur, ale też dodatkowe oświadczenia dotyczące spełnienia warunków do wystawiania faktur z Załącznikiem oraz świadomości co do okoliczności skutkujących odebraniem możliwości wystawiania takich faktur w KSeF.
JPK_V7M i JPK_V7K – co zmieniono?
Drugie z opublikowanych rozporządzeń dotyczyJPK_V7M i JPK_V7K. Określa ono zakres danych wykazywanych w ewidencji oraz deklaracji w związku z wprowadzeniem nowych obowiązków dla podatników.
JPK_V7M i JPK_V7K a system kaucyjny
Jedna z wprowadzonych zmian dotyczy zdarzeń związanych z systemem kaucyjnym. Do danych wykazywanych w deklaracji dodano informację o wysokości VAT należnego od niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym, wpłacanego przez podmiot reprezentujący w rozumieniu art. 17b ustawy o VAT. Jednocześnie doprecyzowano sposób ujęcia tego zdarzenia w ewidencji: ma ono wynikać z dowodu wewnętrznego oznaczonego „WEW”, przy czym w polu „numer dowodu” należy wpisać „SYSTEM KAUCYJNY”, a w polach identyfikacyjnych wykazać odpowiednie dane podmiotów reprezentujących.
Rozporządzenie wprowadza również przepis przejściowy, który określa, kiedy wykazać dane obejmujące podstawę opodatkowania i VAT należny za 2025 r. w zakresie podatku od niezwróconej kaucji:
– przy rozliczeniach miesięcznych: w ewidencji i deklaracji za luty 2026 r.
– przy rozliczeniach kwartalnych: w ewidencji za luty 2026 r. i w deklaracji za I kwartał 2026 r.
Brak okresu przejściowego dla obowiązku wskazania numeru KSeF w ewidencji VAT
Co najistotniejsze, rozporządzenie nie wydłuża okresu przejściowego dotyczącego obowiązku podawania w ewidencji VAT numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Dotychczas przepisy dopuszczały, aby od 1 lutego 2026 r. do 31 lipca 2026 r. ewidencja nie zawierała tego numeru. Jednak § 11c wprowadzający to odroczenie został zmieniony rozporządzeniem i po nowelizacji przepis ten przewiduje, że w okresie od 1 lutego 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. oznaczenie „FP” będzie miało zastosowanie do faktury wystawionej do paragonu z kasy rejestrującej, faktury elektronicznej i faktury wystawionej w postaci papierowej przy użyciu kas rejestrującej.
Najważniejsze daty
W rozporządzeniu o korzystaniu z KSeF jako zasadę przyjęto wejście w życie 1 lutego 2026 r., przy czym część przepisów ma inne terminy rozpoczęcia stosowania. Wcześniej, bo od 1 stycznia 2026 r., zaczynają obowiązywać regulacje dotyczące przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, co warto uwzględnić w procesie przygotowań do wdrożenia KSeF i koniecznością dokonania zgłoszenia do Szefa KAS. Z kolei od 1 kwietnia 2026 r. zacznie obowiązywać przepis dotyczący jednej z metod uwierzytelniania – logowania do KSeF z użyciem środka identyfikacji elektronicznej (eID) powiązanego z węzłem krajowym.
Rozporządzenie zmieniające przepisy dotyczące JPK_VAT obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
