Czy w przypadku błędnych danych nabywcy, dealer może „wyzerować” pierwotną fakturę i wystawić nowy dokument z prawidłowymi danymi? Czy brak uwzględnienia NIP-u kupującego i zafiskalizowanie transakcji przekreśla szanse na zmianę typu klienta na dokumencie i znalezienie rozwiązania, które zadowoli kupującego? I kiedy pole manewru – w przypadku potrzeby wprowadzenia tego rodzaju korekt – jest większe: przy sprzedaży usług czy towarów?
Klienci salonu lub serwisu samochodów, korzystając z usług dealera, otrzymają dokument sprzedaży, który to potwierdza – najczęściej fakturę. Stosunkowo często zdarza się jednak, że po jakimś czasie od wizyty klient zgłasza zapotrzebowanie na zmiany na fakturze. Przyczyny są różne. Niekiedy chodzi o zmianę danych nabywcy, kiedy indziej – o naniesienie na dokument numeru NIP. Przepisy dosyć jasno określają zasady postępowania w takich sprawach, tym niemniej rozwiązania wynikające z ustawy nie zawsze zadowalają klientów dealera. Aby mimo to wyjść naprzeciw ich oczekiwaniom, księgowi są proszeni o poszukanie wyjścia z sytuacji, które zadowoli kupującego. W niektórych przypadkach takie proklienckie działanie może jednak oznaczać ryzyko poważnych konsekwencji po stronie dealera. Poniżej znajdą Państwo moje wskazówki – w zakresie optymalnego postępowania i działań, których należy unikać.
Zmiana danych nabywcy na fakturze za usługi serwisowe (brak NIP-u)
Załóżmy następującą sytuację. Dealer wystawia fakturę za usługi serwisowe, a następnie rejestruje transakcję na kasie fiskalnej. Po pewnym czasie dostaje jednak reklamację dotyczącą błędnych danych nabywcy. Klient żąda ich zmiany – na dane zawierające numer NIP. Czy w takiej sytuacji można skorygować sprzedaż „do zera” (jako przyczynę podając: błędne dane nabywcy) i wystawić nową fakturę, już na działalność gospodarczą?
Niestety takie rozwiązanie byłoby nieprawidłowe. Co prawda dealer zazwyczaj nie wydaje klientowi paragonu, ale – w ocenie organów podatkowych – nic to w tej sytuacji nie zmienia, ponieważ wydawana jest faktura, a transakcja została zaewidencjonowana na kasie fiskalnej. Jeśli na tym etapie wygenerowany paragon nie zawiera NIP-u, to dealer nie ma już możliwości wystawienia faktury, która ten numer by posiadała. Gdyby NIP został jednak naniesiony, to w przypadku identyfikacji takiej sytuacji przez organy podatkowe, całe ryzyko spoczywa na dealerze jako sprzedającym. Sankcja polega na powstaniu dodatkowego zobowiązania podatkowego, które wynosi 100% podatku VAT wykazanego na fakturze, której dotyczy nieprawidłowość, co oznacza konieczność zapłaty podatku VAT od takiej transakcji podwójnie. Dlatego w przypadku nabycia usług przez osobę fizyczną, musi ona jeszcze przed fiskalizacją podjąć decyzję, czy dla potrzeb tego zakupu działa jako osoba prowadząca działalność gospodarczą, czy jako konsument.
Dział księgowości nie powinien w takiej sytuacji ulegać żadnym naciskom czy szantażom, lecz wskazać, że nie jest już możliwe, by skorygować fakturę po wykonaniu usługi i wystawieniu pierwotnego dokumentu, ponieważ został on zaewidencjonowany na kasie fiskalnej bez numeru NIP nabywcy.
Zmiana danych nabywcy na fakturze za samochód lub inne towary (brak NIP-u)
Drugi spośród opisywanych scenariuszy dotyczy sytuacji, w której faktura za samochód (lub inny towar) wystawiania jest na osobę fizyczną, która już po wydaniu przedmiotu transakcji żąda zmiany pierwotnej klasyfikacji i wysyła notę korygującą z podanym numerem NIP. Takiej noty absolutnie nie można akceptować – i na to należy uczulić pozostałych pracowników. Art. 106b ust. 5 ustawy o VAT przewiduje, że w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym fakturę na rzecz podatnika […] wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer NIP nabywcy. Oznacza to, że jeżeli dealer zafiskalizował sprzedaż, to w przypadku potrzeby wystawienia faktury do takiej transakcji, numer NIP musiałby zostać naniesiony najpóźniej z chwilą fiskalizacji. Jeżeli faktura zostanie wystawiona z naruszeniem zasad opisanych w ust. 5, to art. 106b ust. 6 przewiduje, że organ podatkowy ustala podatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości odpowiadającej 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze. Całe ryzyko wystawienia faktury do transakcji zafiskalizowanej bez numeru NIP (bądź podpisanie noty korygującej dotyczącej NIP-u klienta) ponownie spoczywa więc po stronie dealera.
W praktyce jedynym wyjściem z tej sytuacji, które mogłoby usatysfakcjonować klienta (a więc będzie finalnie skutkowało wystawieniem faktury na działalność gospodarczą), polega na przeprowadzeniu zwrotu towaru, skorygowaniu pierwotnego dokumentu „do zera” (z uwagi na zwrot) i ponownej sprzedaży – już z uwzględnieniem NIP-u nabywcy. Należy mieć jednak świadomość, że w przypadku transakcji dotyczącej samochodu – jeśli od momentu wystawienia faktury i fiskalizacji sprzedaży do chwili otrzymania od klienta noty korygującej minęło więcej czasu – klient prawdopodobnie dokona rejestracji pojazdu, co w istotnym stopniu przeszkodzi w przeprowadzeniu zwrotu. W przypadku innych towarów, np. kół lub części zamiennych, dokonanie zwrotu i ponowna sprzedaż może być łatwiejsze.
Zmiana danych nabywcy na fakturze (błędna nazwa nabywcy)
Trzeci z opisywanych problemów dotyczy przypadku, gdy zachodzi potrzeba poprawienia nazwy nabywcy na fakturze – w sytuacji, gdy klient nie chce przyjąć faktury korygującej obejmującej wyłącznie nazwę firmy i domaga się faktury pierwotnej – tyle, że z poprawnymi danymi nabywcy. Dodatkowo pierwotnie wystawiona faktura nie może zostać już anulowana, ponieważ została wprowadzona do obiegu prawnego (chociaż w przypadku faktur papierowych, gdzie oryginał podlega zwrotowi na rzecz dostawcy, w wydawanych interpretacjach organy akceptują możliwość anulowania takiej zwróconej faktury).
Jeśli faktura korygująca została wystawiona w taki sposób, że w polu „Było” została wskazana nieprawidłowa nazwa firmy, a w polu „Winno być” – prawidłowa, to klient nie powinien odmówić przyjęcia korekty, ponieważ jest to prawidłowa procedura skorygowania takiej faktury.
Jednak na gruncie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – jak wynika z zapowiedzi Ministerstwa Finansów – nie będzie dostępnej innej formuły korygowania faktury zawierającej błędy w zakresie danych nabywcy, jak tylko poprzez „wyzerowanie” pierwotnie wystawionego dokumentu i wystawienie nowej faktury z poprawnymi danymi. Skoro resort finansów przekonuje, że na gruncie KSeF będzie to postępowanie prawidłowe, to już dziś podatnicy powinni mieć możliwość przeprowadzenia takiego działania, ponieważ same przepisy w tym obszarze nie ulegają zmianie (przy czym dotychczasowe podejście organów podatkowych – wyrażane w interpretacjach – było inne i wskazywało, że prawidłowe postępowanie w tym przypadku powinno polegać na wystawieniu faktury korygującej wyłącznie na dane nabywcy, a nie na „zerowaniu” pierwotnego dokumentu i wystawianiu nowego).
Jasne pozostaje to, że ograniczenie się w tej sytuacji przez dealera jedynie do wystawienia nowej, lecz identycznej faktury (z poprawnymi danymi klienta) jest niemożliwe – z uwagi na wprowadzenie pierwotnego dokumentu do obiegu prawnego. Biorąc jednak pod uwagę aktualne stanowisko Ministerstwa Finansów, mimo wszystko dopuściłabym możliwość „wyzerowania” poprzedniej faktury i dostarczenia klientowi zupełnie nowego dokumentu z poprawnymi danymi – jeżeli nabywca kategorycznie odmawia przyjęcia korekty dotyczącej wyłącznie danych nabywcy.
Co z pozostałymi przypadkami?
W praktyce dylematów związanych z postępowaniem w obliczu błędów na fakturach jest więcej. Dotyczą one m.in. sytuacji, gdy na dokumentach pojawiają się np. błędne daty wykonania usług czy nieprawidłowe kwoty. Czasami problem wynika z nieodpowiedniego określenia typu nabywcy przy rozliczeniach z ubezpieczycielami. Zdarza się też, że błąd polega na podwójnej fiskalizacji faktury. Niektóre sytuacje powodują, że dealerskie działy księgowości zastanawiają się, czy takie zdarzenia wpływają na prawo do skorygowania VAT należnego (gdy korekta wpływa na jego wysokość), oraz jak wykazywać problematyczne dokumenty w JPK.
Autor: Marta Szafarowska
Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.
