Rada Ministrów przyjęła projekt zmian do ustawy VAT, wdrażającej Krajowy System e-Faktur. Od przyszłego roku korzystanie z Systemu ma mieć charakter fakultatywny. Wtedy też mają wejść w życie – istotne z perspektywy dealerów – zmiany w fakturowaniu stanowiące wcześniej część pakietu Slim VAT 2. Co istotne, już od 2023 r. korzystanie z e-faktury ma być obowiązkowe!
Start testów Krajowego Systemu e-Faktur (Systemu, KSeF) planowany jest na październik 2021 r., a rozpoczęcie regularnego funkcjonowania KSeF na 1 stycznia 2022 r. – tak wynika z najnowszego komunikatu Ministerstwa Finansów z 31 sierpnia 2021 r. System będzie umożliwiał wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z platformy ma być początkowo dobrowolne, ale otrzymanie faktury ustrukturyzowanej będzie wymagać akceptacji po stronie jej odbiorcy. Brak takiej zgody nie odbierze jednak sprzedawcy możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF i korzystania z przewidzianych w związku z tym preferencji.
System zachęt
Aby zachęcić podatników do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem Systemu, planowane jest wprowadzenie szeregu udogodnień dla podmiotów wystawiających i odbierających faktury ustrukturyzowane. Projekt zakłada w szczególności możliwość ujmowania przez sprzedawcę faktur korygujących zmniejszających wystawionych w Systemie w dacie ich wystawienia – bez konieczności posiadania dokumentacji potwierdzającej ustalenie z nabywcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania i ich spełnienie. Nabywca otrzymujący faktury korygujące zmniejszające za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie zaś ujmował je w dacie otrzymania, tj. nadania e-fakturze numeru systemowego. Stosowanie faktur ustrukturyzowanych w znaczny sposób uprości więc proces ujmowania korekt in minus – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Dla dealerów będzie to miało znaczenie między innymi w kontekście otrzymywania od importerów faktur korygujących, które rozliczają rabaty za sprzedane samochody. Kolejnym udogodnieniem ma być wprowadzenie 40-dniowego terminu na zwrot VAT dla podatników wystawiających co do zasady wszystkie faktury w KSeF, jak również 10-letni okres przechowywania w nim faktur, a także zwolnienie z obowiązku przesyłania pliku JPK_FA na wezwanie organów podatkowych.
Aspekty praktyczne przystąpienia do KSeF
Analizując projekt nowelizacji, należy jednak zwrócić uwagę nie tylko na korzyści płynące ze stosowania faktur ustrukturyzowanych, ale też na techniczno-praktyczne aspekty stosowania Systemu, które mogą mieć dużo bardziej doniosłe konsekwencje dla podatników. Projekt nie przewiduje chociażby procedury awaryjnej na wypadek niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur. Zgodnie z aktualnym projektem, niedostępność Systemu będzie równoznaczna z brakiem możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych (tzn. nie planuje się wprowadzenia rozwiązań na wzór tych, które wynikają z przepisów o podatku akcyzowym, dopuszczających w takich sytuacjach możliwość stosowania tzw. dokumentów zastępujących). Oczywiście w przypadku braku możliwości skorzystania z KSeF, podatnik będzie mógł wystawiać faktury tradycyjnie, aby np. dochować obowiązku terminowego wystawienia dokumentu sprzedaży. Konsekwencją tego będzie jednak konieczność przekazania klientom w drodze wyjątku faktur poza KSeF-em, przechowywania tych faktur poza Systemem, jak również brak możliwości skorzystania z udogodnień w ujmowaniu faktur korygujących in minus oraz wyłączenie możliwości uzyskania zwrotu VAT w terminie 40 dni.
Kolejnym ważnym aspektem od strony praktycznej jest to, że prawdopodobnie nie wszyscy kontrahenci wyrażą zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych z Systemu. A jeśli tak się stanie, powinni oni być w odpowiedni (systemowy) sposób identyfikowani. Konsekwencji korzystania z Systemu nie można także rozpatrywać bez uwzględnienia struktury logicznej e-Faktury. Tymczasem przedstawiona przez Ministerstwo Finansów robocza dokumentacja struktury liczy aż 344 strony (https://www.gov.pl/web/kas/krajowy-system-e-faktur). Jest to oczywiście dokumentacja stricte techniczna, wymuszająca odpowiednie, ustrukturyzowane wystawianie faktur w systemie księgowym przez podatnika – tak, aby były one kompatybilne z Systemem i mogły zostać w nim umieszczone. Przykładowo, wymienione są tu rodzaje faktur: VAT, czyli faktura podstawowa, KOR-faktura korygująca, ZAL-faktura zaliczkowa, ROZ-faktura rozliczeniowa. Teoretycznie wystarczy więc zinwentaryzować stosowane typy faktur i alokować je do oznaczeń wedle struktury logicznej. Zgodnie ze strukturą, każda korekta powinna zostać zaś oznaczona jako „1” (korekta skutkująca w dacie ujęcia faktury pierwotnej), „2” (korekta skutkująca w dacie wystawienia faktury korygującej) lub „3” (korekta skutkująca w dacie innej, w tym gdy dla różnych pozycji faktury korygującej daty te są różne). To prosta czynność techniczna, ale ma ona swoje konsekwencje praktyczne. Wystawienie faktury korygującej oznaczonej jako „1” (tj. wynikającej z przyczyny istniejącej już w dacie wystawienia faktury pierwotnej) i udostępnienie jej w Systemie, powinno pociągnąć za sobą automatycznie (maksymalnie w ciągu 14 dni – stosownie do art. 109 ust. 3e ustawy o VAT) wysłanie korekty JPK_VAT z deklaracją za okres, w którym została ujęta faktura pierwotna.
W opisywanej strukturze występuje także wiele obszarów pokrywających się z JPK_VAT z deklaracją. Pojawia się tu m.in. znacznik TP. Struktura nie omija także oznaczeń GTU. W praktyce konieczne będzie więc zweryfikowanie obszarów wspólnych i ewentualne dostosowanie założeń systemowych.
Zbieżność nowych obowiązków?
Projektowane przepisy zakładają, iż w początkowym okresie wystawianie faktur ustrukturyzowanych ma mieć charakter fakultatywny. Jak wynika z komunikatu resortu finansów z 31 sierpnia 2021 r., korzystanie z e-faktury stanie się obligatoryjne już od 2023 r.! Każdy podatnik – zarówno ten, który chciałby korzystać z Systemu fakultatywnie, jak i ten, który już od 2023 r. może być do tego zobowiązany, powinien po uchwaleniu ustawy przeprowadzić swoisty rachunek sumienia i zastanowić się nie tylko nad korzyściami płynącymi z korzystania z Systemu (bo te niewątpliwie istnieją, jak chociażby ww. ułatwienia w ujmowaniu faktur korygujących zmniejszających), ale przede wszystkim, ile przeciętnie trwały u niego wcześniejsze projekty na styku podatków, księgowości i systemów IT. Warto przypomnieć sobie, ile czasu zajęło wdrożenie JPK_VAT z deklaracją albo nowych zasad ujmowania faktur korygujących w ramach pakietu SLIM VAT – poczynając od zebrania zespołu projektowego (z uwzględnieniem obciążenia pracowników innymi obowiązkami), poprzez analizę wpływu nowych przepisów na działalność podatnika, inwentaryzację typów transakcji i dokumentów, zdarzeń mających wpływ na rozliczenia podatkowe, podział zadań, fazę testową, wprowadzanie poprawek i wyjątków aż do finalnego wdrożenia niezbędnych rozwiązań. Moim zdaniem, można przyjąć, że u dużych podatników przeprowadzenie tak złożonego projektu od „A” do „Z” w pół roku będzie dobrym wynikiem.
Co gorsza, wszystko wskazuje na to, że obligatoryjne korzystanie z faktur ustrukturyzowanych od 1 stycznia 2023 r. zbiegnie się z wejściem w życie – zawartego w projekcie tzw. Polskiego Ładu – obowiązku elektronicznego prowadzenia ewidencji dla celów podatku dochodowego i ich wysyłania do urzędu skarbowego. Jeśli plany te nie ulegną zmianie, to taki zbieg nowych wymogów podatkowych będzie trudny do pogodzenia przez podatników.
Zmiany również w wymogach fakturowania
W ramach projektu wdrażającego do polskiego systemu prawnego e-fakturę, procedowane będą również zmiany dotyczące fakturowania, które pierwotnie znalazły się w projekcie ustawy wprowadzającej pakiet Slim VAT 2.
Mowa tu o rezygnacji z wymogu umieszczania na fakturze korygującej wyrazu „FAKTURA KORYGUJĄCA” lub „KOREKTA”, przyczyny korekty oraz daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub daty otrzymania przedpłaty. Zlikwidowany ma zostać obowiązek oznaczania ponownie wystawianej faktury jako „DUPLIKAT”. Po przyjęciu zmian możliwa ma być korekta zbiorcza in minus dotycząca niektórych dostaw i usług z rabatowanego okresu, brak obowiązku wskazywania nazwy towaru lub usługi będzie jednak przewidziany wyłącznie w przypadku, gdy korekta dotyczy wszystkich dostaw towarów i usług z danego okresu. Z projektu wynika również, że podatnikom zostanie umożliwione wystawienie faktury nawet na 60 dni (zamiast obecnych 30 dni) przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi. Nowy termin będzie dotyczył również zaliczek. Zmiana może mieć duże znaczenie dla dealerów – szczególnie dziś, gdy dochodzi do zaburzenia łańcucha dostaw. W praktyce odbiór samochodów następuje często później niż po 30 dniach od wystawienia faktury, co skutkuje tym, że organy podatkowe stwierdzają konieczność skorygowania pierwotnie wystawionego dokumentu sprzedaży.
Autor: Joanna Pęczek-Czerwińska
Partner, doradca podatkowy w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w podatkach pośrednich, w szczególności z zakresu podatku VAT. Posiada doświadczenie we wdrażaniu nowych regulacji podatkowych do systemów księgowo-podatkowo-finansowych przedsiębiorcy (rozliczenia z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, weryfikacja płatności na rachunki bankowe z Białej Listy, Nowa Matryca Stawek VAT, plik JPK_VAT z deklaracją, weryfikacja numerów VAT w bazach krajowych i międzynarodowych, SLIM VAT).
