Krajowy System e-Faktur wystartował 1 stycznia 2022 r. Przez cały bieżący rok i pierwszy kwartał 2023 r. korzystanie z Systemu ma być dobrowolne. Jest więc jeszcze ponad rok, aby przygotować się do jego obligatoryjnego stosowania i nowej rzeczywistości. Jednym z kroków, jakie należy wykonać, jest przegląd wystawianych i otrzymywanych dokumentów finansowo-księgowych. Nie wszystkie bowiem z nich będą mogły być wystawiane i co za tym idzie otrzymywane w KSeF.
W odniesieniu do dokumentów, których KSeF nie będzie obsługiwać, nie będzie możliwe skorzystanie z dobrodziejstw Systemu, jakimi są przykładowo automatyzacja wysyłki oraz otrzymywania dokumentów i 10-letni okres archiwizacji. Wśród dokumentów, dla których System nie przewiduje funkcjonalności, należy wymienić w szczególności: noty księgowe (uznaniowe i obciążeniowe) oraz noty korygujące.
Noty księgowe bez ułatwień
Przyjmuje się, że noty księgowe stosuje się w praktyce dla udokumentowania zdarzeń gospodarczych lub operacji finansowych, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT. Potocznie takie zdarzenia i operacje określa się mianem VAT N/P.
Od praktyki tej istnieją jednak wyjątki jak na przykład wykorzystywanie not księgowych do udokumentowania: udzielonych rabatów pośrednich obniżających podstawę opodatkowania VAT (tu: rabat pośredni jest dokumentowany najczęściej przez podmiot go udzielający w formie noty uznaniowej) albo obrotu zwolnionego z VAT, na przykład: odsetki od kredytów lub pożyczek (tu: kwota należna jest dokumentowana najczęściej przez podmiot, który udzielił kredytu lub pożyczki w formie noty obciążeniowej).
Mimo że wspomniane noty księgowe nie znajdą swojego odzwierciedlenia w Systemie, dokumenty te należy uwzględniać w rozliczeniach podatkowych podatnika – w szczególności w plikach JPK_VAT, ze wszystkimi tego konsekwencjami, także tymi dotyczącymi konieczności ich przechowywania do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych zarówno w podatku VAT, jak i w podatkach dochodowych. W zakresie not księgowych dokumentujących udzielenie rabatu pośredniego należy także pamiętać, że raportowanie ich po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy, nie będzie korzystało z ułatwień dotyczących ujmowania faktur korygujących in minus wystawionych w postaci faktury ustrukturyzowanej ustanowionych na mocy art. 29a ust. 15 pkt 5 i art. 86 ust. 19d ustawy o VAT. To znaczy, że samo wystawienie noty, a nawet jej przesłanie do podmiotu otrzymującego rabat nie wystarczy, a obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego będzie wymagało wypłaty rabatu lub uregulowania go w innej formie (np. kompensaty wzajemnych wierzytelności) i to data wypłaty (uregulowania) będzie determinowała okres obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po stronie podmiotu udzielającego rabat pośredni. Konieczność takiego działania wynika choćby z interpretacji indywidualnej o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.462.2021.1.JM z 18.08.2021 r. czy interpretacji o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.783.2020.1.KP z 12.03.2021 r. Wydaje się, że lustrzane ujęcie (tj. także według daty wypłaty lub uregulowania rabatu) powinno wystąpić po stronie podmiotu otrzymującego rabat pośredni.
Noty korygujące poza KSeF
System nie przewiduje także funkcjonalności dla not korygujących, mimo że zgodnie z przepisami ustawy o VAT nota korygująca jest fakturą (art. 106k), a precyzyjnie rzecz ujmując: nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą określone pomyłki, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Również te dokumenty będą musiały być przechowywane poza systemem do upływu okresu przedawnienia. W praktyce będzie to także oznaczało, że po wystawieniu przez nabywcę noty korygującej, w Systemie pozostanie faktura zawierająca niepoprawne dane, natomiast w części ewidencyjnej JPK_VAT zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy taka faktura będzie odpowiednio poprawiona. Wydaje się, że może być to obszar automatycznych sprawdzeń systemowych. Jak do zidentyfikowanych różnic będą podchodzić organy podatkowe i jakie konsekwencje będzie to miało dla podatników, czas pokaże.
Autor: Joanna Pęczek-Czerwińska
Partner, doradca podatkowy w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w podatkach pośrednich, w szczególności z zakresu podatku VAT. Posiada doświadczenie we wdrażaniu nowych regulacji podatkowych do systemów księgowo-podatkowo-finansowych przedsiębiorcy (rozliczenia z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, weryfikacja płatności na rachunki bankowe z Białej Listy, Nowa Matryca Stawek VAT, plik JPK_VAT z deklaracją, weryfikacja numerów VAT w bazach krajowych i międzynarodowych, SLIM VAT).
