Ustawa z 5 sierpnia 2025 r. nowelizująca ustawę o VAT została podpisana przez Prezydenta RP i 1 września 2025 r. opublikowana w Dzienniku Ustaw. Decyzja głowy państwa o jej podpisaniu potwierdza, że data wejścia w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur nie ulegnie kolejnemu przesunięciu. W praktyce oznacza to, że korzystanie z KSeF stanie się powszechne 1 lutego 2026 r.
Prezydent podpisał ustawę nowelizującą 27 sierpnia 2025 r., po uprzednim uchwaleniu jej przez Sejm i Senat. Podpisanie ustawy miało miejsce 21 dni po jej przekazaniu Prezydentowi, co jest maksymalnym okresem oczekiwania, na który pozwala prawo. Wśród śledzących bieżące doniesienia z Kancelarii Prezydenta wzbudziło to obawy, czy głowa państwa nie postanowi o jej zawetowaniu bądź skierowaniu do Trybunału Konstytucyjnego. Jednak publikacja podpisanej ustawy oznacza, że start nowego systemu w 2026 r. jest nieodwołalny.
Co przewiduje ustawa?
W uchwalonej ustawie nowelizującej ustawodawca zdecydował się utrzymać szereg istotnych rozwiązań proponowanych na początkowych etapach prac legislacyjnych. Najważniejszym z nich jest etapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF – od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (ze sprzedażą brutto powyżej 200 mln zł rocznie), a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT. Jednak nawet podatnicy z drugiej grupy (ze sprzedażą do 200 mln zł) już w lutym będą otrzymywać faktury od kontrahentów z pierwszej grupy za pośrednictwem KSeF i już wtedy korzystanie z Systemu stanie się powszechne.
Dla mikroprzedsiębiorców okres przejściowy – przewidziany od kwietnia do końca 2026 r. – będzie oznaczał brak konieczności wystawiania e-faktur, w przypadku nieprzekroczenia limitu łącznej wartości sprzedaży do 10 tys. zł miesięcznie. Pozostaje również możliwość wcześniejszego pobrania certyfikatu wystawcy faktury do kodów QR, dostępnego od 1 listopada 2025 r., co ma ułatwić płynne wdrożenie systemu, w szczególności w trybie offline.
W ramach nowelizacji na stałe wprowadzono możliwość dobrowolnego korzystania z trybu offline, co stanowi ważne zabezpieczenie szczególnie dla firm działających w miejscach o ograniczonym dostępie do Internetu, mających problemy techniczne z połączeniem z KSeF lub o specyfice działalności, w której ten tryb jest szczególnie przydatny.
Zdecydowano się na dobrowolność wystawiania e-faktur dla konsumentów, co ma na celu dalsze wspieranie digitalizacji i uproszczenie rozliczeń. Dodatkowo, ustawa przewiduje możliwość dodawania Załącznika do faktur, szczególnie przydatnego m.in. dla dostawców mediów i usług telekomunikacyjnych. Ustawa wprowadza obowiązek podania NIP jednostki podległej jednostce samorządu terytorialnego (JST) – zmiana ta ma usprawnić obieg faktur między poszczególnymi jednostkami.
Jakie odroczenia?
Ustawa zawiera także odroczenia dla niektórych grup podatników. Przewidziano wydłużenie okresu przejściowego dla przedsiębiorców korzystających z kas rejestrujących – faktury z kas fiskalnych będzie można wystawiać do końca 2026 r. Takie rozwiązanie ma pozwolić firmom na płynniejsze przejście na cyfrowy model fakturowania oraz ma zminimalizować ryzyko zakłóceń w dokumentowaniu sprzedaży.
Dodatkowo, do końca 2026 r. odroczono obowiązek umieszczania numeru KSeF w przelewach za faktury, również tych realizowanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności (MPP). Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują dodatkowy czas na aktualizację systemów finansowo-księgowych oraz wewnętrznych procedur.
Co zmieniły poprawki Senatu?
Zanim nowelizacja została podpisana przez Prezydenta, swoje poprawki do niej zaproponował Senat. Miały one jednak charakter czysto redakcyjny. Sejm postanowił o przyjęciu jedynie poprawki odnoszącej się do zmian w art. 108g ustawy o VAT, zgodnie z którą doprecyzowane zostało źródło definicji legalnej innego instrumentu płatniczego: w ostatecznie przyjętym brzmieniu jest to konkretnie art. 2 pkt 10 ustawy z 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych.
Co teraz?
Od publikacji ustawy do uruchomienia Systemu dla grupy dużych podatników pozostaje 5 miesięcy, a zatem przedsiębiorcy nie mogą odsuwać dłużej prac nad wdrożeniem KSeF w swojej organizacji. W przypadku firm o mniejszych przychodach wystawianie faktur za pośrednictwem KSeF stanie się obowiązkowe za 7 miesięcy, co również wskazuje na konieczność podjęcia działań związanych z uruchomieniem e-fakturowania.
Pełną treść ogłoszonej nowelizacji znajdą Państwo tutaj: https://dziennikustaw.gov.pl/D2025000120301.pdf
***
Jeśli potrzebują Państwo wsparcia przy przygotowaniu Państwa przedsiębiorstwa do wejścia w życie obowiązkowego KSeF 1 lutego 2026 r., pozostajemy do dyspozycji.
Autor: Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
