Nie trzeba było długo czekać na pierwsze efekty ww. kampanii, ponieważ Ministerstwo Finansów opublikowało już pierwsze wyjaśnienia, rozporządzenia oraz stanowiska w zakresie zgłaszanych wątpliwości dotyczących KSeF.
Wyjaśnienia MF w zakresie nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej
Na stronie resortu finansów opublikowana została nowa struktura e-faktur, tj. FA(2), która obowiązuje od 1 września br., a wraz z nią pojawiły się obszerne wyjaśnienia dotyczące nowego wzoru faktury ustrukturyzowanej w KSeF.
Wyjaśnienia zawierają m.in. zasady wypełniania pól faktur ustrukturyzowanych. Jak wynika z wyjaśnień, nowy wzór e-faktury zawiera pola obligatoryjne, opcjonalne i fakultatywne. Sam wzór faktury KSeF ma postać pliku XML, dlatego też Ministerstwo Finansów tłumaczy jego strukturę, posługując się przykładami z tego języka programowania. Łatwo odczytają ją więc przede wszystkim programiści, opracowujący oprogramowanie do obsługi KSeF. Będzie to możliwe jednak również w przypadku przedsiębiorców, zwłaszcza że Ministerstwo tłumaczy także, co poszczególne pola w tej strukturze oznaczają.
MF omówiło m.in. ogólne zasady wypełniania pól, a także wskazało, jakie znaki można stosować, a jakie są niedopuszczalne. Z wyjaśnień wynika m.in., że:
- pola są alfanumeryczne,
- można stosować małe i duże litery oraz cyfry,
- maksymalna liczba znaków wynosi co do zasady 256, ale są od tego wyjątki,
- w polach znakowych można stosować znaki specjalne, np. “/”, “– “, “+”,
- wpisując liczby, nie można stosować spacji,
- jeśli podatnik chce odseparować liczbę, musi używać kropki (np. 100.000 zł),
- daty trzeba podawać w formacie RRRR-MM-DD (np. 2023-09-01),
- NIP trzeba wpisywać jako ciąg kolejno po sobie następujących cyfr lub liter, bez spacji i innych znaków rozdzielających,
- wielkości ujemne poprzedza się znakiem minus (“–”).
Z nowej struktury wynika, że podatnicy będą mieć do wypełniania nawet 300 pól, z czego oczywiście tylko część jest obligatoryjna, bowiem zmianie nie uległy przepisy ustawy o VAT określające, jakie elementy mają się znaleźć na fakturze ustrukturyzowanej. W polach fakultatywnych można podawać również oznaczenia GTU, czyli dotyczące grup towarów i usług, jakie stosowane są na potrzeby JPK_V7 (JPK_VAT z deklaracją), a także oznaczenia procedur szczególnych (np. „TP” – dla transakcji dokonywanych z podmiotami powiązanymi).
Poniższe zestawienie zawiera dane jakie będzie można uwzględnić dla poszczególnych rodzajów informacji.
|
Rodzaj informacji |
Pole Obowiązkowe/ Dobrowolne/ Fakultatywne |
Jakie dane będzie można uwzględnić na e-fakturze |
|
Informacje dotyczące dodatkowych obciążeń lub odliczeń, wpływających na ostateczną kwotę zapłaty, którą powinien uiścić nabywca lub usługobiorca |
Dobrowolne |
§ Zwrot udokumentowanych wydatków poniesionych w imieniu i na rzecz usługobiorcy (opłata urzędowa uiszczona przez pełnomocnika w imieniu i na rzecz klienta), § inne obciążenia nieobjęte VAT, np. kwoty mandatów, odsetek od zaległości, etc. § rozliczenie salda klienta (np. w związku z wpłatami klienta w zbyt wysokiej wartości), § rozliczenie kwot (różnicy) wynikających z wystawionych wcześniej faktur korygujących in minus/in plus.
|
|
Informacje dotyczące warunków transportu towaru, którego sprzedaż dokumentowana jest fakturą (element fakultatywny Transport) |
Dobrowolne |
§ Dane dotyczące rodzaju zastosowanego transportu, § dane identyfikujące przewoźnika, § numer zlecenia transportu, § dane dotyczące rodzaju ładunku oraz jednostki opakowania, § dane dotyczące godziny rozpoczęcia i zakończenia transportu, § adres miejsca wysyłki, adres pośredni oraz adres docelowy, do którego realizowany jest transport.
|
|
Informacje dotyczące warunków płatności za towar lub usługę, których sprzedaż dokumentowana jest fakturą (element fakultatywny Płatność). |
Dobrowolne |
§ Dane w zakresie należności otrzymanych do momentu wystawienia faktury (ich wartości, daty zapłaty), § termin płatności (w postaci daty dziennej) oraz opis danego terminu, § forma płatności (przyszłej lub już dokonanej), § dane rachunku, na który była lub będzie realizowana płatność należności wynikającej z faktury (numer rachunku, opis rachunku, nazwa banku), § informacje w zakresie wysokości oraz warunków skonta. |
W ocenie MF zawarcie w treści faktury terminu płatności należności z niej wynikającej usprawni proces sporządzenia JPK_VAT z deklaracją, w przypadku, gdy podatnik będzie dokonywał korekty — tzw. ulgi na złe długi. Za okresy począwszy od stycznia 2022 r. w JPK_VAT z deklaracją występuje obowiązek podawania w ewidencji sprzedaży daty upływu terminu płatności w przypadku korekty dokonanej zgodnie z art. 89a ust. 1 ustawy o VAT.
Z wyjaśnień wynika ponadto, jak należy postępować w przypadkach, w których konieczność umieszczenia konkretnych danych wynika z obowiązków ustawowych, m.in.:
- gdy na fakturze trzeba podać informacje dotyczące podmiotu upoważnionego (przedstawiciela podatkowego, komornika, organu egzekucyjnego),
- gdy podatnik dokonał sprzedaży w walucie obcej,
- gdy dostawa lub usługa jest zwolniona z podatku,
- w przypadku procedury VAT marża,
- w przypadku otrzymania zaliczek.
Resort wskazuje też:
- oznaczenia dla różnych rodzajów faktur (korygująca – “KOR”, uproszczona – “UPR”, dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności – “ZAL”) oraz
- możliwe adnotacje na fakturze – np. samofakturowanie, odwrotne obciążenie, metoda kasowa, mechanizm podzielonej płatności.
Powyższe przykłady to tylko część z informacji wskazanych w wyjaśnieniach, bowiem dokument zawiera aż 146 stron. Opublikowana struktura e-faktur ma docelowo obowiązywać również przy obowiązkowym e-fakturowaniu, a więc podatnicy powinni zapoznać się zarówno z nią, jak i opublikowanymi wyjaśnieniami, aby móc właściwie przygotować i dostosować swoje firmy do wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Zmiany od 1 września br.
Od 1 września zmianie uległy również przepisy o KSeF. Chodzi o rozporządzenie w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Za jego sprawą poszerzono krąg podmiotów, które będą posiadać uprawnienia do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, o osobę fizyczną, wskazaną przez podatnika jako przedstawiciela zakładu (oddziału) osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.
Jednocześnie, od 1 września zaczęły również obowiązywać zmiany dotyczące możliwości odstąpienia od obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, jeżeli podatnik otrzyma całość lub część zapłaty w związku z dokonywaną czynnością, w tym samym miesiącu, w którym dokonał tej czynności. Zmiana ta pozwoli na uproszczenie obowiązków dokumentacyjnych po stronie podatników. Rozwiązanie to nie ma jednak zastosowania w odniesieniu do szczególnych terminów wystawiania faktur, wynikających z ustawy o VAT, tj. zawartych w art. 106i ust. 3-8 ustawy.
Wizualizacja faktur ustrukturyzowanych
Wśród wątpliwości zgłaszanych przez podatników pojawiają się coraz częściej te dotyczące wizualizacji e-faktur i ich użycia poza KSeF. Problem dotyczy głównie tego, że e-faktury są wystawiane w formacie XML, na podstawie określonej schemy XSD publikowanej przez MF. Natomiast udostępnienie ich poza KSeF wymaga dokonania wizualizacji plików XML w czytelnym dla odbiorcy formacie. Wątpliwość dotyczy między innymi tego, czy taka wizualizacja powinna odzwierciedlać dane z faktury w postaci pliku XML wystawionej przez KSeF, czy jednak możliwe będzie zawarcie na takiej wizualizacji dodatkowych informacji.
Zgodnie z komunikatem MF o sposobie prezentacji poszczególnych danych w wizualizacji e-faktury decyduje jej wystawca i ma on dowolność w tym zakresie. Wizualizacja poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać także np. numer identyfikujący KSeF, logo firmy, informacje marketingowe, wyrażenie słowne kwoty należności ogółem czy innego rodzaju informacje biznesowe specyficzne dla danej branży. Jak ponadto wskazuje MF, istotne jest, by informacje zawarte na zwizualizowanej fakturze nie zaburzały w jakimkolwiek stopniu czytelności dokumentu, tj. nie mogą one powodować sprzeczności pomiędzy wizualizacją a fakturą ustrukturyzowaną. Innymi słowy, wizualizacja nie powinna zawierać np. dodatkowych informacji dotyczących przedmiotu transakcji, które nie zostały zawarte w treści faktury ustrukturyzowanej. Ich publikacja mogłaby wprowadzać nabywcę w błąd. Wizualizacja może zawierać wyłącznie takie informacje dodatkowe, które nie wpływają bezpośrednio na przedmiot transakcji, tj. opis towaru/usługi, ceny lub ilości.
Należy również mieć na uwadze, że przez KSeF nie będzie możliwe przesyłanie załączników do faktur ustrukturyzowanych. Tak więc dane zamieszczane dotychczas w załącznikach można będzie zawrzeć w polu faktury ustrukturyzowanej przeznaczonym na dodatkowe informacje.
Należy także pamiętać, że w przypadku zwizualizowania faktury ustrukturyzowanej, przepisy wprowadzają obowiązek oznaczania jej kodem dostępu (QR) umożliwiającym weryfikację takiej faktury w KSeF. Więcej szczegółów dotyczących obowiązku oznaczania faktur kodami QR zostanie określona w rozporządzeniu MF, którego projekt jeszcze się nie ukazał.
Jest kolejny projekt rozporządzenia
Ministerstwo Finansów opublikowało natomiast projekt rozporządzenia z 28 sierpnia 2023 r. w sprawie przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których podatnik nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zgodnie z nim obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych nie będzie dotyczył usług:
- przejazdu autostradą płatną – udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego wystawionymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług,
- przewozu osób na dowolną odległość: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami oraz śmigłowcami – udokumentowanych fakturami w formie biletu jednorazowego wystawionymi przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług,
- w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe, z wyjątkiem usług objętych 0% stawką VAT – udokumentowanych fakturami wystawionymi za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji ds. Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej.
Opublikowane rozporządzenie jest zgodne z wcześniejszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów, zgodnie z którymi bilety za przejazd po płatnych autostradach, a także bilety kolejowe, na samolot i statek będą wyłączone z obowiązkowego KSeF.
Przepisy ww. rozporządzenia mają zacząć obowiązywać 1 lipca 2024 r.
Kampania informacyjna rozpoczęta
Choć zgodnie z zapowiedziami Ministerstwo Finansów wystartowało z kampanią informacyjną dotyczącą rozwiązań przewidzianych w przepisach o KSeF, to z uwagi na rewolucję, jaką stanowi wprowadzenie obowiązku e-fakturowania, coraz krótszy czas, który pozostał do wejścia przepisów w życie oraz coraz większą liczbę pojawiających się wątpliwości po stronie podatników, Ministerstwo Finansów powinno zintensyfikować swoje działania, tak aby podatnicy mogli odpowiednio przygotować się do obligatoryjnego e-fakturowania. Na tę chwilę pozostaje w tym obszarze wiele wątpliwości i niewiadomych.
Autor: Piotr Piechowicz
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.
