Zgodnie z oczekiwaniami, pomimo odrzucenia przez Senat przepisów wprowadzających obowiązek stosowania KSeF, Sejm przyjął ustawę, a następnie przekazał ją Prezydentowi, który złożył pod nią swój podpis 7 sierpnia 2023 r. Prace podatników związane z przygotowaniem do wystawiania e-faktur nabierają tempa, choć po ich stronie pojawiają się wątpliwości związane m.in. z fakturami konsumenckimi, rozliczaniem wydatków na wdrożenie Systemu czy nadawaniem uprawnień w KSeF.
Przyjęcie powyższej ustawy oznacza, że podatników czeka rewolucja w zakresie fakturowania. Jednocześnie pojawia się przed nimi jeszcze wiele niewiadomych i wątpliwości interpretacyjnych.
O tym, jakie założenia przewiduje ustawa wprowadzająca obligatoryjny KSeF, pisaliśmy już w naszych poprzednich artykułach. Warto jednak przypomnieć te najważniejsze.
- KSeF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 r. (pół roku więcej na wdrożenie KSeF będą mieli podatnicy zwolnieni podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.).
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany za fakturę uproszczoną do 31 grudnia 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
- Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
- Nastąpi likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- W przypadku awarii po stronie podatnika przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do Systemu następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- W trakcie procesu legislacyjnego nastąpiła liberalizacja sankcji i przewidziano ich stosowanie od 1 stycznia 2025 r.
KSeF na zasadzie dobrowolności
Sam system e-fakturowania nie jest nowością w polskich przepisach ustawy o VAT, bowiem od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą korzystać z niego na zasadzie dobrowolności. Jak wynika z danych przekazanych przez Ministerstwo Finansów, od 1 października 2021 roku do połowy maja 2023 r. wystawiono prawie 64,7 mln próbnych faktur w środowisku testowym. Z kolei od 1 stycznia do 30 kwietnia 2023 r. było ponad 17,1 mln samych uwierzytelnień w środowisku testowym. To o 139,8% więcej niż w analogicznym okresie w roku ubiegłym. Natomiast w całym 2022 r. takich przypadków stwierdzono ponad 44,5 mln.
Biorąc pod uwagę wprowadzenie obligatoryjnego e-fakturowania powyższe liczby wystawianych faktur niewątpliwie zostaną przekroczone w stosunkowo krótkim czasie, bowiem zgodnie z szacunkami ekspertów podatnicy mogą wystawiać dziennie nawet 100 mln faktur. Powyższe dane pokazują, że obecna skala zainteresowania podatników możliwością dobrowolnego e-fakturowania od momentu jej wprowadzenia jest stosunkowo niska.
Będą szkolenia i objaśnienia?
Już w trakcie procedowania nowych przepisów Ministerstwo Finansów zapowiadało, że przed wprowadzeniem KSeF zostanie przeprowadzona szeroko zakrojona akcja promująca System oraz wyjaśniająca niektóre kwestie, które budziły wątpliwości już na etapie legislacyjnym, dotyczące m.in. faktur konsumenckich i stałego miejsca prowadzenia działalności. Ministerstwo rozważa wydanie objaśnień podatkowych lub niewiążących wytycznych bądź broszur. Mówimy tutaj głównie o kwestiach technicznych i wyjaśnieniach związanych z użytkowaniem KSeF, a informacje na ten temat powinny znaleźć się w dokumencie prezentującym pewien „zbiór dobrych praktyk”. Jeśli będą powody do wydania wiążących objaśnień, Ministerstwo zapowiada, że takie zostaną wydane. Resort finansów zapowiada również szkolenia na temat stosowania przepisów i wykorzystywania narzędzi informatycznych.
Kampania informacyjna ma rozpocząć się jesienią tego roku.
Narzędzia udostępnione przez MF
W ramach wsparcia podatników w przygotowaniu do wdrożenia obligatoryjnego KSeF Ministerstwo Finansów zamierza wprowadzić kilka narzędzi ułatwiających ten proces.
Mniejsi podatnicy – w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność – będą mogli wystawiać oraz odbierać faktury ustrukturyzowane za pomocą trzech narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów, tj.:
- aplikacji podatnika KSeF,
- aplikacji e-mikrofirma,
- aplikacji mobilnej KSeF.
Dużych podatników czeka zaś dostosowanie obecnych systemów finansowo-księgowych bądź dedykowanych systemów do fakturowania, by zapewnić im współpracę z KSeF, ale nie tylko. Nowe przepisy wymuszą też zmiany w innych systemach IT oraz przeorganizowanie procedur obowiązujących w firmie. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, fakturowanie będzie można zautomatyzować poprzez wykorzystanie API, tj. bramki, przez którą do KAS będą trafiać faktury ustrukturyzowane. W uproszczeniu oznacza to, że systemy księgowe dużych firm zostaną podłączone poprzez API do systemu resortu finansów, w którym e-faktury będą również przechowywane i archiwizowane.
Rozporządzenie dotyczące nadawania uprawnień
Wraz z podpisaniem ustawy przez Prezydenta, na stronach Rządowego Centrum Legislacji został opublikowany przygotowany przez resort finansów projekt nowelizacji rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. W projekcie określono przede wszystkim kwestie nadawania uprawnień użytkowników w ramach obligatoryjnego KSeF.
Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu rozporządzenia, za jego sprawą mają zostać wprowadzone „nowe regulacje w związku z oczekiwaniami rynku, w celu zwiększenia popularyzacji korzystania z tego systemu w zakresie wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych. Regulacje te umożliwią nadawanie zawężonych uprawnień w Krajowym Systemie e–Faktur przy dużych strukturach podmiotów (posiadających np. kilka oddziałów (zakładów) lub innych wyodrębnionych jednostek wewnętrznych oprócz jednostki macierzystej)”.
Ministerstwo Finansów wyjaśniło też, że po wejściu w życie obowiązku korzystania z KSeF wystawianie faktur lub dostęp do nich będzie możliwy tylko w zakresie faktur danego zakładu czy też oddziału osoby prawnej lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podmiotu, a nie do wszystkich faktur ustrukturyzowanych tego podatnika. Podmioty, które uzyskają uprawnienia, będą miały możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF poprzez uzyskanie uprzednio unikalnego identyfikatora.
W ocenie resortu finansów jest to kolejne rozwiązanie upraszczające i ułatwiające działalność dla przedsiębiorców i będzie mogło być stosowane jeszcze przed wprowadzeniem obowiązkowego stosowania KSeF.
Odliczenia i ukosztowienia wydatków związanych z wdrożeniem KSeF
Dla wielu firm, w szczególności tych dużych, proces związany z przygotowaniem i wdrożeniem jest pracochłonny, ale również kosztowny, bowiem muszą one ponosić koszty szkoleń pracowników, aktualizacji systemów fakturowych, finansowo-księgowych, pracy informatyków, którzy muszą zapewnić współpracę obecnej infrastruktury z KSeF itp. Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy w związku z tym będą przysługiwać im ulgi podatkowe, tak jak np. przy nabywaniu nowego typu kas fiskalnych.
W trakcie prac nad ustawą w Sejmie proponowano wprowadzenie ulgi podatkowej, zgodnie z którą koszty poniesione przez przedsiębiorców na wdrożenia KSeF byłyby traktowane jako kwalifikowane w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Oznaczałoby to możliwość zaliczenia wydatków do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych i dodatkowo odliczenia ich w ramach ulgi badawczo-rozwojowej. Innymi słowy, w kosztach można byłoby rozliczyć 200% wydatku.
Ostatecznie posłowie nie zgodzili się jednak na wprowadzenie takiego rozwiązania.
Niemniej, wydaje się, że podatnicy którzy obecnie korzystają z ulgi B+R będą mogli skorzystać z tej ulgi w odniesieniu do pewnych wydatków związanych z wdrożeniem KSeF, ale ich zakres będzie musiał podlegać dodatkowej analizie. Pozostałym podatnikom pozostaje uwzględnienie poniesionych wydatków na wdrożenie KSeF w kosztach na zasadach ogólnych, bowiem wydatek ten niewątpliwie jest związany z działalnością gospodarczą.
Co z fakturami konsumenckimi?
Jak już wskazywaliśmy, faktury konsumenckie znajdą się całkowicie poza KSeF, co będzie dla przedsiębiorców oznaczało konieczność wystawienia konsumentowi tradycyjnej faktury w formie papierowej lub elektronicznej (w pdf lub innym podobnym formacie).
Po stronie przedsiębiorców już teraz pojawia się wiele wątpliwości w zakresie identyfikacji konsumentów i stosowania prawidłowych zasad w zakresie wystawianych faktur (w których przypadkach zrobić to przy użyciu KSeF, a kiedy w formie tradycyjnej). Z samych przepisów nie wynika, jakie kryteria powinien wziąć pod uwagę przedsiębiorca, aby móc określić, czy nabywca prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. W praktyce bowiem mogą zaistnieć takie przypadki, gdy ten sam podmiot raz dokona zakupu na prywatne cele, a innym razem w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Jak wyjaśnia Ministerstwo Finansów weryfikacja kontrahenta (czy jest on konsumentem czy przedsiębiorcą) jest zależna od organizacji i funkcjonujących procesów określenia statusu podatnika. KSeF nie zmienia dotychczasowej praktyki, którą stosowali w tym zakresie przedsiębiorcy. Resort finansów planuje jednak przygotowanie odpowiednich wyjaśnień w sprawie prawidłowego postępowania z tzw. fakturami konsumenckimi. Zgodnie z zapowiedziami, mają one zostać opublikowane jesienią tego roku.
Jesienna ofensywa informacyjna?
Do wejścia w życie przepisów dotyczących obowiązkowego stosowanie KSeF pozostał niecały rok i można spodziewać się, że lista wątpliwości w tym obszarze będzie się wydłużać. Tym bardziej wyczekiwana będzie ofensywa informacyjna, którą zapowiada Ministerstwo Finansów, a także ewentualne zbiory dobrych praktyk czy objaśnienia dotyczące nowych regulacji. Otwarte pozostaje jednak pytanie, czy plany resortu finansów zostaną zrealizowane (tym bardziej w kontekście zbliżających się wyborów parlamentarnych). Teraz przedsiębiorcy, którzy już pracują nad wdrożeniem KSeF w swoich firmach, muszą opierać się na własnej interpretacji intencji ustawodawcy.
Autor: Piotr Piechowicz
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.
