Po kilku miesiącach na ścieżkę legislacyjną powróciły prace związane z uregulowaniem nowej puli obowiązków dla przedsiębiorców – stworzenia wewnętrznego aparatu ochrony dla tzw. sygnalistów, czyli osób sygnalizujących naruszenia przepisów prawa m.in. w przedsiębiorstwach. Wdrażając skuteczną procedurę zgłaszania naruszeń, dealer zyska szansę na usunięcie naruszeń na poziomie wewnętrznym, bez konieczności zgłaszania ich np. Rzecznikowi Praw Obywatelskich. Pierwsi dealerzy mogą zostać zobowiązani do wdrożenia procedury jeszcze w tym roku.
Aktualnie Polska już ponad 6 miesięcy spóźnia się z implementacją Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, czyli tzw. Dyrektywy o sygnalistach.
Pierwszy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa (tzw. sygnalistów) został opublikowany jeszcze w ubiegłym roku. Nie wyszedł on jednak poza początkowy etap prac legislacyjnych, a 12 kwietnia 2022 r. opublikowano nowy projekt regulacji o ochronie sygnalistów. Wydłuża on vacatio legis, które wyniesie nie 14 dni, a 2 miesiące. Przewiduje on również miesiąc na wprowadzenie stosownej procedury zgłaszania naruszeń, który będzie przysługiwał przedsiębiorcom już po wejściu ustawy w życie. Jednak z uwagi na to, że przygotowanie i wprowadzenie takiej procedury wymaga odpowiedniego zorganizowania, warto zacząć przygotować się do spełnienia tego obowiązku już teraz.
Obowiązek dla szerszej grupy podmiotów
W nowej wersji projektu ustawy przewidziano, że obowiązkiem przyjęcia i wdrożenia procedur ochrony sygnalistów zostaną objęte podmioty prawne (a nie jak pierwotnie przyjęto „pracodawcy”), na rzecz których pracę świadczy co najmniej 50 osób. Jednakże w odniesieniu do przedsiębiorców, na rzecz których pracę świadczy od 50 do 249 osób, obowiązek wprowadzenia procedur został odsunięty – do 17 grudnia 2023 r. Oznacza to, że do limitów będą wliczani nie tylko pracownicy, ale również osoby, które z podmiotem zobowiązanym do wdrożenia procedury będzie łączyć jedynie umowa cywilnoprawna (zlecenie, dzieło, o współpracy na zasadach B2B). Tym samym rozszerzy się krąg dealerów, którzy spełniać będą przewidziane w projekcie kryterium ilościowe.
Limitowi liczby osób mają natomiast nie podlegać podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobieganiu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska, co oznacza, że ta grupa podmiotów w obszarze obowiązków związanych z ochroną sygnalistów prawdopodobnie będzie traktowana jak firmy z co najmniej 250 współpracownikami czy podmioty publiczne z 50 współpracownikami. Obie te grupy nowe wymogi ustawowe dotkną zatem w pierwszej kolejności.
Ochrona sygnalistów
Celem projektowanych przepisów jest niezmiennie ochrona tzw. sygnalistów, tj. osób sygnalizujących naruszenia przepisów prawa z różnych jego obszarów, m.in. z zakresu ochrony danych osobowych, ochrony konsumenta, zamówień publicznych, zapobieganiu praniu pieniędzy, ochrony środowiska, bezpieczeństwa transportu, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych. Sygnalistą może być w zasadzie każda osoba, która w ramach aktualnych lub przyszłych działań związanych z wykonywaniem przez nią pracy powzięła wiedzę o nieprawidłowościach występujących w ramach funkcjonowania przedsiębiorcy (jak również jednostki publicznej), czyli np. pracownik, były pracownik, praktykant, stażysta, dostawca, wspólnik osoby prawnej, samozatrudniony, zleceniobiorca, funkcjonariusz odpowiednich służb czy żołnierz zawodowy.
Za ujawnienie takich informacji – pod warunkiem, że są prawdziwe – sygnalistę nie mogą spotkać żadne negatywne konsekwencje. Ustawodawca w katalogu otwartym wskazuje na przykładową listę zakazanych zachowań (tzw. działań odwetowych) względem sygnalisty, wymieniając wśród nich czynności pogarszające warunki pracy i płacy, a także wskazując na mobbing, dyskryminację, spowodowanie straty finansowej, niematerialnej czy nawet nadszarpnięcie reputacji np. w mediach społecznościowych. Warto dodać, że nowy projekt ustawy zakazuje nie tylko samych działań odwetowych, ale wszelkich prób czy gróźb ich zastosowania.
Sankcje karne
Za działanie odwetowe względem sygnalisty grozić będzie kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat, ale jeśli liczba działań odwetowych przekroczy 2, wówczas górna granica kary pozbawienia wolności wzrośnie do lat 3. Z sankcją karną nawet do 2 lat pozbawienia wolności będą musieli się natomiast liczyć sprawcy próby udaremnienia zgłoszenia – w tym poprzez groźbę, przemoc lub podstęp. Grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 3 będzie mógł za to podlegać sam sygnalista – jeśli świadomie dokona on zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
Z odpowiedzialnością musi się również liczyć dealer, który będzie zobowiązany do wprowadzenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń przez sygnalistów. Za niedopełnienie tego obowiązku (lub wprowadzenie procedury niezgodnej z wymogami ustawy), ustawodawca przewiduje odpowiedzialność karną w postaci grzywny.
Widać zatem, że jednym z zasadniczych celów nowej regulacji jest zapewnienie funkcjonowania w podmiotach objętych nowymi obowiązkami sprawnych procedur wewnętrznych, które – z jednej strony – zapewnią sygnalistom przystępny mechanizm powiadomienia o naruszeniach, z drugiej zaś – zagwarantują dokonanie takiego zgłoszenia bez negatywnych konsekwencji.
Procedura – jaka powinna być?
Dealer, projektując wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń, powinien uwzględniać, że procedura:
- nie musi, a nawet nie powinna być skomplikowana – projekt ustawy formułuje ramową listę elementów, jakie musi zawierać,
- powinna być uniwersalna i zawierać jasne i czytelne zasady dokonywania zgłoszenia, w tym sposoby dokonywania zgłoszeń,
- powinna zapewniać sygnalistom bezpieczeństwo polegające na:
– gwarancji poufności danych osoby zgłaszającej,
– braku negatywnych konsekwencji za dokonanie zgłoszenia – ochronę przed działaniami odwetowymi,
– reaktywności – przedsiębiorca powinien powierzyć koordynację osobie lub podmiotowi (wyznaczonym w ramach własnej struktury bądź będących podmiotem zewnętrznym), który będzie przestrzegał procedury i podejmował określone w procedurze czynności, a także będzie stał na straży przestrzegania zasad ochrony, tak by sygnaliści mieli przekonanie o skuteczności procedury,
- ma gwarantować transparentność m.in. przez obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych,
- być dobrowolnym narzędziem dla sygnalisty – sygnalista może od razu skorzystać z kanału sygnalizowania zewnętrznego (zgłoszenie do Rzecznika Praw Obywatelskich lub właściwego organu publicznego)
- powinna powstać w drodze dialogu – przygotowanie wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń wymaga konsultacji (7-14 dni) jej treści z zakładową organizacją związkową albo, jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy.
Można stosować zachęty
Ponieważ sygnaliści mogą pominąć kanał wewnętrzny i skorzystać z kanału zewnętrznego (zgłaszając naruszenia bezpośrednio Rzecznikowi Praw Obywatelskich lub właściwemu organowi publicznemu), skuteczna procedura wewnętrznego zgłaszania naruszeń daje przedsiębiorcy szansę na usunięcie naruszeń na poziomie wewnętrznym. Warto odnotować, że w nowym projekcie ustawy przewidziano możliwość stosowania w procedurze mechanizmów dla sygnalistów zachęt do skorzystania z procedury wewnętrznej. Warto zatem opracować procedurę w sposób możliwie prosty, ale jednocześnie przemyślany, by zapewnić pracownikom narzędzie, z którego sami będą chcieli korzystać.
Autor: Anna Ziemnicka-Milej
Adwokat w Gekko Taxens M. Sobońska-Szylińska i Wspólnicy Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego.
Posiada doświadczenie w prowadzeniu sporów z zakresu prawa administracyjnego, w szczególności dotyczące zagadnień związanych z ochroną środowiska, w tym w odniesieniu do ustawy o recyklingu pojazdów wycofanych z eksploatacji. W obszarze jej zainteresowań pozostają również postępowania przed Europejskim Trybunałem Praw Człowieka, w szczególności dotyczące bezprawnej ingerencji w prawo własności osób prawnych. Przed kilku laty, w związku z tym zagadnieniem koordynowała projekt polegający na sporządzeniu i wniesieniu kilkuset skarg do ETPC.
