Nowelizacja kodeksu pracy, która przewiduje uchylenie obowiązujących przepisów o telepracy i zastąpienie ich regulacjami o pracy zdalnej, została ostatecznie uchwalona przez Sejm, uzyskała podpis Prezydenta i 6 lutego 2023 r. opublikowano ją w Dzienniku Ustaw. Krótkie, 2-miesięczne, vacatio legis dla nowych regulacji sprawia jednak, że zarówno pracodawcy, jak i pracownicy mogą mieć problem ze stosowaniem ich w praktyce.
Potrzeba uregulowania zasad pracy zdalnej wynikała m.in. z tego, że przepisy COVID-owe mogą być stosowane tylko przez okres obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz przez okres 3 miesięcy po ich odwołaniu.
Niezbędne warunki lokalowe
Nowelizacja kodeksu pracy zakłada, że pracownik będzie mógł pracować zdalnie z wybranego przez siebie miejsca (zamieszkania) po uzgodnieniu z pracodawcą. Przejście na pracę zdalną będzie możliwe już w momencie zawierania umowy, a uzgodnienie z pracodawcą może być zawarte nawet w formie elektronicznej.
Uchwalona ustawa przewiduje również, że pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej w okresie stanu nadzwyczajnego, zagrożenia epidemicznego albo epidemii i 3 miesięcy po ich zakończeniu, ale po złożeniu przez pracownika oświadczenia, że posiada on warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy na odległość. Takie polecenie będzie mogło zostać cofnięte w każdym momencie z dwudniowym uprzedzeniem.
Zasady pracy zdalnej mają być ustalane w porozumieniu pomiędzy pracodawcą a zakładowymi organizacjami związkowymi, a gdy takie nie funkcjonują u danego pracodawcy – w oparciu o regulamin opracowany na podstawie konsultacji z przedstawicielami pracowników, a w razie jego braku – o porozumienie z pracownikiem lub polecenie pracodawcy.
Uprawnienia i obowiązki pracodawcy
Co istotne, odmowa przez pracownika wykonywania pracy w trybie zdalnym nie może stanowić podstawy do wypowiedzenia jego umowy. Taka osoba nie będzie też mogła być w jakikolwiek sposób dyskryminowana – zarówno z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak i odmowy wykonywania pracy w takiej formie.
Ustawa nakłada na pracodawców obowiązek zapewnienia sprzętu umożliwiającego wykonywanie pracy zdalnej (w tym pokrycia kosztów jego serwisu) oraz energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych. Ewentualnie pracodawca może wypłacać pracownikowi ryczałt w wysokości uwzględniającej normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym ich udokumentowanych cen rynkowych, norm zużycia energii oraz kosztów usług telekomunikacyjnych. Powyższe świadczenia nie będą stanowić dla pracownika przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.
Pracodawcy zyskają uprawnienie do kontrolowania pracownika w miejscu i czasie wykonywania pracy zdalnej. Nie będzie mogło jednak naruszać to prywatności zatrudnionego, a także innych osób. Nadzór nie będzie mógł także utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Ustawa zakłada również wprowadzenie okazjonalnej pracy zdalnej – na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej przez maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Nie byłoby wówczas wymogu zawarcia porozumienia z pracownikiem, a kontrola wykonywania pracy zdalnej i przestrzegania BHP odbywałaby się na zasadach ustalonych z zatrudnionym.
Mało czasu na przygotowania
Wydaje się, że tak istotna nowelizacja przepisów, wprowadzająca na stałe do kodeksu pracy de facto nowy tryb wykonywania pracy i wynikające z tego obowiązki dla pracodawców (np. w postaci zapewnienia pracownikowi odpowiedniego sprzętu oraz pokrycia bieżących kosztów bądź wypłaty ryczałtu), powinna mieć znacznie dłuższe vacatio legis. Może się bowiem okazać, że 2 miesiące to zbyt krótki okres na przystosowanie się do nowej regulacji, w szczególności po stronie pracodawców, którzy zostaną obciążeni dodatkowymi obowiązkami, w tym związanymi z szeroko rozumianą dokumentacją pracowniczą.
Konieczne będzie m.in. przygotowanie porozumień o wykonywaniu pracy zdalnej bądź uregulowanie zasad pracy zdalnej w regulaminie. Ponadto, pracodawcy będą musieli opracować nowe oceny ryzyka zawodowego, a także nowe procedury ochrony danych czy tajemnicy przedsiębiorstwa.
Problemy na horyzoncie
Nowelizacja kodeksu pracy może też powodować szereg trudności natury praktycznej. Co do zasady zakłada ona konieczność uwzględnienia wniosków o wykonywanie pracy w trybie zdalnym złożonych przez pracownice w ciąży, pracowników wychowujących dzieci do ukończenia przez nie 4 roku życia, a także pracowników sprawujących opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny (lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym), posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jedynie w sytuacji, gdy wykonywanie pracy zdalnej nie byłoby możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika, pracodawca będzie mógł nie uwzględnić wniosku tej grupy pracowników. Taka konstrukcja przepisów może powodować – zarówno po stronie pracowników, jak i pracodawców – wątpliwości, czy np. wniosek pracownika wychowującego dwuletnie dziecko, dotyczący możliwości wykonywania pracy w sposób zdalny, powinien zostać uwzględniony w sytuacji, gdy jego obecność może być niezbędna w zakładzie pracy. Może to dotyczyć np. mechaników, blacharzy czy lakierników. Praktyka będzie zatem wymuszać współpracę w wypracowaniu odpowiednich reguł przez obie strony stosunku pracy.
Uwagę zwraca również przepis, pozwalający na złożenie wniosku (zarówno przez pracowników, jak i pracodawców) o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Uprawnienie do złożenia takiego wniosku dotyczy jedynie sytuacji, gdy pracownik rozpoczął wykonywanie pracy zdalnej już w trakcie zatrudnienia. Przepis ten wyłącza natomiast możliwość „wycofania się” z wykonywania pracy zdalnej przez pracowników, którzy uzgodnili wykonywanie pracy w tym trybie już na etapie zawarcia umowy o pracę. Jeżeli taki pracownik chciałby wrócić do biura, to w jaki sposób jego prośba zostanie rozpatrzona będzie zależne tylko od woli pracodawcy, w przeciwieństwie do pracowników, którzy rozpoczęli pracę zdalną w trakcie zatrudnienia i mogą się z niej na własny wniosek wycofać. Takie zróżnicowanie sytuacji pracowników może więc naruszać obowiązującą w kodeksie pracy zasadę równego traktowania w zatrudnieniu.
Mimo że projekt przepisów o pracy zdalnej był przygotowywany przez dwa lata, znajduje się w nim co najmniej kilka rozwiązań, które mogą przysparzać dodatkowych trudności zarówno pracodawcom, jak i pracownikom. Dopiero praktyka ich stosowania – i ewentualne dalsze nowelizacje – pokażą, na ile efektywne będzie uregulowanie w kodeksie pracy przepisów pracy zdalnej.
Autor: Żaneta Napora, adwokat
Adwokat w Gekko Taxens Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim. Od 2017 r. członek Izby Adwokackiej w Warszawie.
W trakcie praktyki zdobywała wiedzę i doświadczenie w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółek prawa handlowego oraz wspierała klientów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych. Aktualnie zajmuje się doradztwem prawnym dla klientów indywidulanych i korporacyjnych w sprawach z zakresu prawa cywilnego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Sporządza pisma procesowe oraz przygotowuje analizy i opinie prawne.
