Choć w ostatnich latach ustawodawca już kilkakrotnie przymierzał się do modyfikacji przepisów dotyczących płatności gotówkowych, większość z projektowanych zmian ostatecznie nie weszła w życie. Oznacza to, że najważniejszą nowelizacją przepisów w tym zakresie, jest zmiana ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (ustawa AML) z 2023 r. Warto przypomnieć najważniejsze obowiązki dla przedsiębiorców, które z niej wynikają.
Kiedy przedsiębiorca podlega pod AML?
Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy AML instytucjami obowiązanymi są m.in.: banki, instytucje kredytowe, fundusze inwestycyjne czy podmioty świadczące usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Dodatkowo, status instytucji obowiązanej może uzyskać każdy przedsiębiorca, który przyjmuje lub dokonuje płatności gotówkowych o wartości równej lub przekraczającej 10 000 euro, niezależnie od tego, czy transakcja składa się z jednej, czy kilku powiązanych ze sobą operacji.
Ten sam limit dotyczy fundacji oraz stowarzyszeń posiadających osobowość prawną. Jeżeli więc podmioty te przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych na kwotę co najmniej 10 000 euro, to automatycznie stają się instytucjami obowiązanymi.
Status instytucji obowiązanej jest nadawany na podstawie pojedynczej transakcji, nawet marginalnej w stosunku do głównej działalności przedsiębiorcy – jego uzyskanie spowoduje konieczność dostosowania procedur całej firmy do wymagań ustawy AML, ale tylko w tym obszarze działalności, w którym dany przedsiębiorca przyjmuje nadprogowe płatności gotówkowe.
Jak uniknąć obowiązków AML przy przekroczeniu progu 10 000 euro?
Przedsiębiorca może uniknąć statusu instytucji obowiązanej ze względu na próg (poprzez nieprzyjmowanie płatności przekraczających określoną w ustawie AML kwotę). Jeśli przedsiębiorca chciałby zabezpieczyć się przed uzyskaniem statusu instytucji obowiązanej na przyszłość, musi wyraźnie oświadczyć, że nie będzie przyjmować płatności powyżej 10 000 euro lub jej równowartości w innych walutach. Takie oświadczenie może przyjąć formę uchwały zarządu, uchwały wspólników lub innego pisemnego dokumentu, w której zostanie wskazana maksymalna kwota, jaką przedsiębiorca może przyjąć (lub uiszczać) w formie gotówkowej.
Z uwagi na zmiany kursów walut, rekomenduje się pozostawienie pewnego marginesu i wyznaczenie górnego pułapu np. jako równowartość 9 500 euro. Dodatkowo warto też wskazać, że w przypadku wyższych kwot niezbędne jest uregulowanie płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, np. przy pomocy przelewu czy płatności kartą, ewentualnie instrumentem typu BLIK.
Co istotne, nawet jeśli przedsiębiorca posiada już status instytucji obowiązanej ze względu na próg kwotowy, może się go skutecznie wyzbyć, co spowoduje, że obowiązki z ustawy AML nie będą już na nim ciążyć. W obu powyższych przypadkach oprócz przyjęcia odpowiedniego oświadczenia lub podjęcia uchwały, rekomendujemy, aby pojawił się element, który będzie stanowił potwierdzenie, że wola przedsiębiorcy jest jednocześnie egzekwowana.
W tym celu rekomendowane jest przyjęcie procedury, która określi sposób przyjmowania płatności gotówkowych przez przedsiębiorcę (poniżej wskazanego powyżej progu – z zachowaniem marginesu na wahania kursowe) albo całkowicie zakaże przyjmowania płatności gotówkowych osobom, które mają bezpośredni kontakt z klientem (np. doradcom), przyznając takie prawo (ograniczone do kwot poniżej wskazanego progu), np. jedynie kasjerom.
Po przyjęciu odpowiedniej dokumentacji i wdrożeniu procedury, w razie kontroli GIIF dotyczącej tego, czy instytucja realizuje obowiązki wynikające ze statusu instytucji obowiązanej, może ona przedstawić kontrolującym informację, że takie obowiązki – owszem – były realizowane, ale w związku z podjętą i wdrożoną procedurą, utraciła ona już status instytucji obowiązanej i obowiązki takiej instytucji wskazane w ustawie o AML już na niej nie ciążą.
Jako że w relacjach pomiędzy przedsiębiorcami obowiązuje limit płatności gotówką (obecnie 15 000 zł, zgodnie z art. 19 ustawy Prawo przedsiębiorców), to problem przekroczenia progu 10 000 euro dotyczy głównie konsumentów, dlatego przy konstruowaniu odpowiedniej procedury, należy mieć na względzie przepisy chroniące takie osoby. Zgodnie z ustawą o usługach płatniczych przedsiębiorca nie może wymagać od konsumenta płatności bezgotówkowej jako warunku zawarcia umowy, przy czym wyjątkiem są transakcje o wartości równej lub wyższej niż przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w III kwartale roku poprzedniego (obecnie 8 266,30 zł, według danych GUS).
Jednak nawet jeśli transakcja jest równa albo wyższa niż przeciętne wynagrodzenie w sektorze przedsiębiorstw w III kwartale roku poprzedniego, nie zwalnia to przedsiębiorcy z obowiązku poinformowania konsumenta o stosowanych ograniczeniach w płatnościach gotówkowych. Aby zapewnić przejrzystość i uniknąć ryzyka naruszenia praw konsumenta, warto uregulować tę kwestię we wzorcu umownym stosowanym w relacji z konsumentem. Jego świadoma akceptacja restrykcji dotyczących sposobu płatności, pomoże uniknąć ewentualnych sporów.
Kluczowe obowiązki AML
Instytucje obowiązane muszą wdrożyć kompleksowe działania mające na celu zapobieganie, wykrywanie i raportowanie działań związanych z praniem pieniędzy. Oznacza to m.in. konieczność:
- wdrożenia wewnętrznych procedur dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- identyfikowania i weryfikowania klientów, w tym identyfikowania beneficjenta rzeczywistego,
- monitorowania i oceny ryzyka transakcji,
- monitorowania i raportowania podejrzanych działań do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF),
- szkolenia pracowników w zakresie AML,
- prowadzenia odpowiedniej dokumentacji.
Niestosowanie obowiązków wynikających z ustawy AML może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Przedsiębiorcy narażają się bowiem na kary pieniężne, sankcje administracyjne, a nawet na odpowiedzialność karną. Aby ich uniknąć, każda instytucja obowiązana powinna wdrożyć skuteczny system AML, obejmujący wewnętrzne procedury, dokładną weryfikację klientów oraz bieżące monitorowanie transakcji.
Zaś w przypadku przedsiębiorców, którzy przyjmują lub dokonują płatności gotówkowych w dużych kwotach, istnieje możliwość zabezpieczenia się przed wpadnięciem w reżim ustawy AML poprzez wprowadzenie odpowiednich limitów płatności gotówką.
Potrzebujesz Procedury przyjmowania płatności gotówkowych?
Autorzy:
Anna Ziemnicka-Milej
