Wielu przedsiębiorców i księgowych zastanawia się, czy wydatki na finansowanie ubezpieczenia OC księgowych i członków zarządu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu i tym samym obniżyć podatek spółki. Najnowszy wyrok NSA z 23 lipca 2025 r. rozstrzyga tę sprawę jednoznacznie. Jakie wynikają z niego wnioski dla podatników?
Stan faktyczny sprawy
We wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej spółka wskazała, że zawarła dwie polisy. Pierwsza obejmowała roszczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej zawodowej księgowych i osób wykonujących obsługę płac, druga dotyczyła zaś szkód powstałych w następstwie roszczeń z tytułu odpowiedzialności cywilnej członków władz spółki.
Przedmiotem ubezpieczeń, które zawarto, są straty, jakie spółka może ponieść wskutek uchybień w działaniu jej kadry księgowej oraz organów zarządczych, przy czym polisa nie będzie obejmować działań indywidualnie oznaczonych osób. Także zmiany osobowe na danym stanowisku pozostaną bez znaczenia dla ochrony ubezpieczeniowej.
Spółka stała na stanowisku, że tego typu wydatki będą dla niej kosztem uzyskania przychodu, argumentując to tym, że polisy OC zabezpieczają ją przed stratami wynikającymi z błędów księgowych i członków zarządu, co jest działaniem racjonalnym i korzystnym dla firmy. Jednak z uwagi na to, że z tym stanowiskiem nie zgodził się zarówno Dyrektor KIS, jak i WSA w Poznaniu, sprawa trafiła do NSA.
Ubezpieczenie na rzecz osób, nie spółki
W wyroku z 23 lipca 2025 roku (sygn. II FSK 1402/22) NSA podkreślił, że z samych polis klarownie wynika, że spółka była ubezpieczającym, a ubezpieczonymi byli jej konkretni pracownicy lub członkowie władz. Sąd zauważył, że odpowiedzialność za błędy tych osób jest ich indywidualna, niezależna od spółki, więc składki na takie polisy chronią de facto tych pracowników lub członków zarządu, a nie działalność samej spółki. To właśnie fakt, że zawarte ubezpieczenie dotyczyło ochrony indywidualnej osób, a nie zabezpieczenia działalności spółki czy uzyskania przez nią przychodu, sprawił, że w ocenie NSA wydatki na ubezpieczenia OC nie mogą stanowić kosztu podatkowego.
Przepisy podatkowe wykluczają zaliczenie
Sąd powołał się m.in. na art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, z którego jasno wynika, że do kosztów podatkowych można zaliczyć tylko ubezpieczenia wskazane w ustawie, podczas gdy polisy OC nie mieszczą się w tej wyliczonej grupie. Analogicznie w stosunku do art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, Sąd wskazał, że choć przepis ten nie odwołuje się wprost do członków zarządu, to bazując na samej zasadzie ogólnej sformułowanej w art. 15 ustawy o CIT należy dojść do wniosku, że KUP mogą stanowić wydatki dotyczące spółki, podczas gdy odpowiedzialność członków zarządu za wykonywanie swoich obowiązków spoczywa na tych konkretnych osobach, a nie na spółce. W związku z tym, wydatki na ubezpieczenia OC członków zarządu nie spełniają definicji kosztu uzyskania przychodu.
NSA podkreślił, że choć spółka może solidarnie odpowiadać za działania swoich pracowników, sama odpowiedzialność cywilna jest indywidualna i nie przenosi się na spółkę w sensie podatkowym. To ubezpieczenie służy ochronie osób objętych polisą, nie zaś przedsiębiorstwa.
Konsekwencje podatkowe
Wyrok NSA jasno wskazuje, że składki na ubezpieczenia OC dla księgowych i członków zarządu w spółkach nie mogą obniżać podstawy opodatkowania spółki, ponieważ stanowią wydatek poniesiony na rzecz innych osób, a nie przedsiębiorstwa.
Orzeczenie stanowi istotny sygnał dla działów księgowości i zarządów firm i świadczący o konieczności bieżącej weryfikacji realizowanych praktyk pod kątem zgodności z aktualnym orzecznictwem oraz przepisami. Jednocześnie warto mieć świadomość, że do sytuacji poszczególnych podatników oraz warunków zawartych przez nich polis OC należy podchodzić indywidualnie.
