Pokrycie przez pracodawców kosztów wynikających z wykonywania pracy zdalnej, czy wypłata ryczałtu, nie stanowią dla pracowników przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, co wynika wprost z regulacji kodeksowych. Niedawno potwierdziły to również organy podatkowe. Od refundowanych kwot nie są też odprowadzane składki ZUS. Ryczałt nie może być jednak traktowany jako dodatkowe wynagrodzenia pracownika, które nie podlega obciążeniom podatkowo-składkowym.
Nowe przepisy o pracy zdalnej wprowadzone na stałe do kodeksu pracy nałożyły na pracodawców dodatkowe obowiązki. Jednym z nich jest konieczność zapewnienia pracownikom świadczącym pracę w trybie zdalnym materiałów i narzędzi niezbędnych do jej wykonywania. Pracodawca powinien ponadto zapewnić też instalację, serwis i konserwację narzędzi pracy lub pokryć niezbędne koszty z tym związane.
Oprócz tego, pracodawcy są też zobligowani do pokrywania kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych, a także innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeśli obowiązek ich zwrotu został określony np. w porozumieniu o wykonywaniu pracy zdalnej lub regulaminie pracy zdalnej.
Zaznaczyć jednak trzeba, że przepisy kodeksu pracy nie precyzują, w jakiej kwocie mają być refundowane pracownikom powyższe koszty. Obowiązujące regulacje wskazują jedynie, że chodzi o koszty niezbędne i bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej.
Albo faktury, albo ryczałt
Jak więc pracownicy mają wykazać poniesione koszty? Jednym z rozwiązań jest przedkładanie pracodawcom np. kopii faktur za energię, Internet czy telefon. Takie działanie może być jednak dosyć uciążliwe zarówno dla pracowników, jak i pracodawców, gdyż wiąże się chociażby z koniecznością podejmowania dodatkowych czynności ewidencyjnych przez działy kadrowo-księgowe.
Ustawodawca wprowadził alternatywne rozwiązanie w postaci możliwości wypłaty pracownikom ryczałtu w kwocie odpowiadającej przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Wysokość ryczałtu również nie została jednak wprost uregulowana w kodeksie pracy. Przepisy wskazują, że przy ustalaniu jego wysokości należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy oraz ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Jest to więc pewna wskazówka, którą powinni kierować się pracodawcy.
Ponadto, powinni oni pamiętać, że skoro ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom pracy zdalnej, które ponoszą pracownicy, to jeżeli w danym dniu pracownicy nie wykonują pracy w tym trybie (bo np. przebywają na zwolnieniu lub pracują w siedzibie pracodawcy), to za ten czas ryczałt powinien ulegać proporcjonalnemu zmniejszeniu.
Z praktyki wynika, że ryczałty ustalane są na poziomie kilkudziesięciu złotych miesięcznie i wypłacane zatrudnionym wraz z wynagrodzeniem. Zwykle wysokość ryczałtu jest przez pracodawców uśredniana, m.in. ze względu na konieczność respektowania zasady równego traktowania pracowników i brak wpływu pracodawców na wysokość opłat za energię elektryczną i kosztów usług telekomunikacyjnych, które ponoszą poszczególni pracownicy.
Bez wpływu na PIT i ZUS
Co istotne, zapewnienie pracownikom wykonującym pracę zdalną, materiałów, narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, czy wypłata ryczałtu, nie stanowią dla pracowników przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. Wynika to wprost z art. 6725 kodeksu pracy. Oznacza to, że wartość ryczałtu nie jest doliczana pracownikom do przychodu z wynagrodzenia za pracę i od tej kwoty nie jest pobierany podatek.
Powyższe potwierdziły również organy podatkowe. W interpretacji indywidulanej z 12 maja 2023 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN), Dyrektor KIS wskazał, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.
Warto więc zaznaczyć jeszcze, że skoro ryczałt nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, to od jego kwoty nie będą również odprowadzane składki ZUS. Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika stanowi bowiem przychód ze stosunku pracy w rozumieniu ustawy o PIT. Ryczałt jest więc świadczeniem wolnym od obciążeń podatkowo–składkowych.
Pole do nadużyć?
Biorąc pod uwagę, że ryczałt nie podlega opodatkowaniu PIT (bo nie stanowi przychodu) ani oskładkowaniu, to kwestia ustalenia jego wysokości może niejako prowadzić w pewnym stopniu do nadużyć ze strony pracowników i pracodawców. Należy jednak pamiętać, że wartość przyznawanego pracownikom ryczałtu powinna być ustalana stosownie do ponoszonych przez pracowników niezbędnych kosztów świadczenia pracy w trybie zdalnym. Kwota ta nie może więc stanowić dodatkowego wynagrodzenia np. ukrytej premii lub innego rodzaju bonusu, niepodlegającego obciążeniom podatkowo-składkowym.
Na wypadek kontroli organów podatkowych, pracodawcy powinni być więc w stanie wykazać sposób przyjętej w zakładzie pracy kalkulacji wysokości ryczałtu.
Autor: Żaneta Napora
Adwokat w Gekko Taxens Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim. Od 2017 r. członek Izby Adwokackiej w Warszawie.
W trakcie praktyki zdobywała wiedzę i doświadczenie w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółek prawa handlowego oraz wspierała klientów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych. Aktualnie zajmuje się doradztwem prawnym dla klientów indywidulanych i korporacyjnych w sprawach z zakresu prawa cywilnego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Sporządza pisma procesowe oraz przygotowuje analizy i opinie prawne.
