Po wejściu obowiązkowego KSeF tzw. samofakturowanie nadal jest możliwe, ale organy podatkowe wymagają dużo większej dyscypliny organizacyjnej od wystawcy. Zdaniem fiskusa sprzedawca musi mieć m.in. prawo do uprzedniej akceptacji faktury, a brak dochowania tego wymogu może skutkować brakiem prawa do odliczenia po stronie nabywcy. Stanowisko fiskusa jest rygorystyczne i przewiduje dla procedury samofakturowania nowe wymogi, nieznane ustawie o VAT.
W niektórych branżach tzw. samofakturowanie, a więc szczególna procedura, w ramach której to nabywca wystawia fakturę, stosowane jest od lat. W niektórych przypadkach samofakturowanie umożliwia m.in. szybsze rozliczenie transakcji, a także minimalizację błędów przy współpracy z wieloma kontrahentami. Takie rozwiązanie funkcjonuje m.in. przy fakturach dokumentujących wynagrodzenie prowizyjne należne dealerom za pośrednictwo w sprzedaży polis ubezpieczeniowych czy przedłużonych gwarancji.
Fakturowanie w tej procedurze jest możliwe również po wprowadzeniu KSeF. W interpretacji z 27 lutego 2026 r. potwierdził to Dyrektor KIS, zaznaczając jednocześnie, że z perspektywy wystawiającego fakturę, czyli w tym przypadku nabywcy, najważniejsze jest dziś to, aby cały proces przebiegał w odpowiedniej kolejności. Warto jednak zaznaczyć, że niektóre wymogi wskazane przez organ podatkowy nie odpowiadają treści art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, regulującego samofakturowanie.
Zgodnie ze stanowiskiem fiskusa, najpierw należy zawrzeć ze sprzedawcą umowę o samofakturowaniu. Nie wystarczy sama zgoda na to, że faktury będzie wystawiał nabywca. W umowie trzeba od razu opisać procedurę zatwierdzania poszczególnych faktur, bo właśnie ten element ma kluczowe znaczenie, również po wejściu w życie obowiązku fakturowania z użyciem KSeF. Fiskus wyraźnie podkreśla, że sprzedawca musi mieć realną możliwość sprawdzenia, czy dokument wystawiany w jego imieniu jest prawidłowy.
Kolejny krok to przygotowanie treści faktury, która ma zostać wystawiona w imieniu i na rzecz sprzedawcy. Nabywca powinien więc zebrać wszystkie dane potrzebne do poprawnego rozliczenia, w tym dane stron, opis usługi, kwoty, stawkę VAT i pozostałe elementy wymagane dla faktury. Na tym etapie nie chodzi jeszcze o samo wysłanie dokumentu do KSeF, ale o przygotowanie jego ostatecznej treści.
Fiskus oczekuje uprzedniej akceptacji projektu faktury w XML
Z ustawy o VAT wynika konieczność akceptacji faktury przez sprzedawcę, przy czym zasadnicze znaczenie ma poprawność kwot, na jakie opiewa faktura. I to właśnie tutaj interpretacja wprowadza uciążliwe dla podatników wymogi nieznane ustawie. Według Dyrektora KIS akceptacja ma nastąpić przed wysłaniem faktury do KSeF, a nie po jej wprowadzeniu do Systemu. Organ uznał, że zatwierdzanie dokumentu dopiero po jego przesłaniu jest nieprawidłowe. Co więcej, nie zgodził się również na model polegający na akceptowaniu projektu faktury w PDF. W praktyce oznacza to, że sprzedawca powinien akceptować treść faktury w pliku XML, czyli w takiej postaci, w jakiej ma ona zostać następnie przesłana do KSeF. Trudno zrozumieć, skąd takie rozstrzygnięcie – pliki w formacie XML z łatwością są przetwarzane przez komputery, są jednak trudno zrozumiałe dla ludzi, stąd praktyka wizualizacji dokumentów utworzonych pierwotnie w tym formacie.
Strony mają większą swobodę co do formy akceptacji. Może ona być aktywna, np. gdy sprzedawca mailowo zgłasza uwagi do treści pliku XML albo potwierdza brak zastrzeżeń. Zatwierdzenie może też mieć formę bierną, jeżeli strony ustalą np., że brak odpowiedzi w określonym terminie oznacza akceptację treści faktury. Jeżeli natomiast sprzedawca nie zgodzi się z treścią przygotowanego pliku XML, nabywca powinien go poprawić i dopiero w takiej postaci może (zdaniem Dyrektora KIS) przesłać fakturę do KSeF.
Jakie skutki późniejszej akceptacji według fiskusa?
Zgodnie z nową interpretacją dopiero po uzyskaniu akceptacji nabywca może przesłać dokument do KSeF. Taka kolejność ma znaczenie nie tylko formalne, ale także podatkowe. Z interpretacji wynika wprost, że jeżeli zatwierdzenie nastąpi dopiero po przesłaniu faktury do KSeF, nabywca może utracić prawo do odliczenia wykazanej na niej kwoty podatku VAT. To samo ryzyko dotyczy sytuacji, w której akceptacja opiera się wyłącznie na projekcie PDF, a nie na właściwej treści faktury w XML przygotowanej do wystawienia w Systemie.
Dyrektor KIS wypowiedział się także co do błędów ujawnionych już po wystawieniu dokumentu. Jeżeli po przesłaniu faktury do KSeF okaże się, że zawiera ona nieprawidłowości, właściwym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej modyfikującej błędną treść z faktury pierwotnej, nie zaś „wyzerowanie” pierwotnej faktury i utworzenie nowego dokumentu od początku.
Co dalej z procedurą samofakturowania?
Omawiana interpretacja indywidualna jest pierwszym rozstrzygnięciem, które tak szczegółowo omawia zagadnienie samofakturowania w kontekście KSeF, przyjmując przy tym rygorystyczne podejście. Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, przed rozpoczęciem samofakturowania sprzedawca i nabywca muszą zawrzeć umowę w tej sprawie. Powinna w niej zostać określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez dostawcę.
Ustawa nie zawiera jednak wymagań, by faktury zatwierdzane były przez dostawcę w konkretnym formacie ani by zatwierdzenie następowało w konkretnym momencie – jedynie, by zatwierdzenie dotyczyło poszczególnych faktur oraz by sama umowa została zawarta przed rozpoczęciem samofakturowania.
Biorąc pod uwagę powyższe, nawet jeśli nabywca nie dokona zmian w swoich schematach samofakturowania i nie będą one odpowiadały warunkom wynikającym z nowej interpretacji Dyrektora KIS, nie będzie to oznaczało, że utraci on prawo do odliczenia VAT z transakcji zakupu udokumentowanych w procedurze samofakturowania. Nie można jednak wykluczyć, że organy podatkowe będą próbowały je kwestionować, co może skutkować sporami przed sądami administracyjnymi.
Autorzy:
Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
