W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 udostępniono funkcjonalność pozwalającą zgłaszać tzw. faktury scamowe, czyli faktury, co do których zachodzi podejrzenie, że mogą być związane z próbą oszustwa, wyłudzeniem VAT, wystawieniem tzw. pustej faktury albo innym nadużyciem. Rozwiązanie może okazać się szczególnie istotne dla firm, które otrzymują w KSeF faktury wystawione przez podmioty, z którymi nigdy nie współpracowały i od których nie nabyły żadnych towarów bądź usług.
Zgodnie z komunikatem Ministerstwa Finansów funkcjonalność została udostępniona 24 kwietnia 2026 r. i jest dostępna w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Do momentu publikacji tego artykułu, czyli 12 maja 2026 r., funkcjonalność zgłaszania faktur scamowych nie została udostępniona w API KSeF. Zespół developerski odpowiedzialny za KSeF poinformował nieoficjalnie, że taka funkcjonalność jest planowana, a informacja o niej pojawi się niezwłocznie po jej implementacji.
Kto może zgłosić fakturę scamową?
Zgłoszenia nadużycia dotyczącego faktury nie może dokonać każdy użytkownik KSeF. Zgodnie z ministerialnym podręcznikiem uprawnienie to przysługuje osobie lub podmiotowi, które posiadają dostęp do faktury w Systemie w danym kontekście, a więc np. nabywcy albo jego pracownikowi. Z funkcji nie może natomiast skorzystać sprzedawca występujący na fakturze jako wystawca ani osoba działająca z jego upoważnienia.
Narzędzie zostało więc zaprojektowane przede wszystkim z perspektywy odbiorcy faktury. To nabywca, który zobaczy w KSeF dokument budzący wątpliwości, może poinformować administrację skarbową, że faktura potencjalnie nie odzwierciedla rzeczywistej transakcji.
Nie każda nieprawidłowość powinna jednak prowadzić do zgłoszenia faktury jako scamowej. Funkcja nie służy do rozwiązywania reklamacji, sporów o cenę lub o jakość usługi, pomyłek w danych ani innych konfliktów handlowych między stronami, które rzeczywiście zawarły transakcję.
Kiedy faktura może wzbudzać podejrzenia?
Przy ocenie zasadności zgłoszenia należy brać pod uwagę całokształt okoliczności dotyczących danej faktury. Podejrzenie może pojawić się zwłaszcza wtedy, gdy faktura została wystawiona przez podmiot, z którym nabywca nigdy nie współpracował, a jednocześnie nie doszło do żadnej dostawy towarów ani wykonania usługi.
Istotne mogą być również nieudane próby kontaktu ze sprzedawcą, brak możliwości potwierdzenia jego danych w publicznych rejestrach, rażące błędy językowe w treści dokumentu albo bardzo krótki termin płatności. W praktyce, z perspektywy bezpieczeństwa organizacji, uwagę powinny zwracać także podejrzane linki, nietypowe odwołania do załączników albo próby skierowania odbiorcy poza standardowy obieg dokumentów i płatności. Pojedyncza przesłanka nie zawsze będzie wystarczająca. Przykładowo błąd językowy na fakturze może wynikać ze zwykłej omyłki, a nie z próby oszustwa. Dlatego przed dokonaniem zgłoszenia warto zestawić kilka okoliczności i ocenić, czy razem wskazują na ryzyko nadużycia.
Jak zgłosić fakturę scamową w KSeF?
Zgłoszenia dokonuje się z poziomu Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Po zalogowaniu do aplikacji należy przejść do zakładki „Faktury”, następnie wybrać „Lista faktur” oraz „Faktury zakupowe (Podmiot2)”, wejść w szczegóły konkretnej faktury i nacisnąć przycisk „Zgłoszenie nadużycia”. Następnie należy wskazać powód zgłoszenia, uzupełnić uzasadnienie i dokonać zatwierdzenia.
Jedno zgłoszenie dotyczy jednej faktury, co oznacza, że nie przewidziano zbiorczego oznaczania wielu dokumentów jako potencjalnych nadużyć. Udostępniając tę funkcjonalność, Ministerstwo Finansów wskazało również, że faktur scamowych nie należy już zgłaszać przez Formularz zgłoszeniowy KSeF. Właściwym miejscem obsługi zgłoszenia jest obecnie Aplikacja Podatnika KSeF 2.0.
Po dokonaniu zgłoszenia administracja skarbowa przeprowadzi jego weryfikację. Podatnik nie otrzyma jednak informacji o jej przebiegu bądź wyniku. Z perspektywy nabywcy oznacza to, że samo zgłoszenie stanowi sygnał dla administracji, ale nie zastępuje własnej oceny podatkowej faktury ani nie rozwiązuje automatycznie problemu po stronie rozliczeń VAT.
W przypadku omyłkowego zgłoszenia możliwe jest jego wycofanie. Również wtedy konieczne będzie podanie uzasadnienia, a wycofanie — podobnie jak samo zgłoszenie — odbywa się pojedynczo, w odniesieniu do konkretnej faktury.
Zgłoszenie nie blokuje faktury
Jedną z najważniejszych kwestii praktycznych związanych z nową funkcjonalnością jest to, że zgłoszenie faktury przez nabywcę nie blokuje jej i nie zatrzymuje jej obiegu w KSeF. Faktura nadal pozostaje dokumentem funkcjonującym w Systemie, a samo zgłoszenie nie powoduje jej automatycznego unieważnienia ani usunięcia.
Z tego względu podatnik powinien równolegle zadbać o właściwe wewnętrzne postępowanie z takim dokumentem. Jeżeli faktura nie potwierdza rzeczywistego nabycia towarów lub usług, nie powinna być traktowana tak jak standardowa faktura zakupowa.
Warto też odróżnić zgłoszenie faktury scamowej od innej funkcjonalności KSeF 2.0, czyli ukrywania faktur zakupowych. Ukrycie faktury pozwala ograniczyć jej widoczność w wynikach wyszukiwania. Choć również nie jest równoznaczne z jej anulowaniem, może być przydatne m.in. wtedy, gdy podatnik otrzymał fakturę niedokumentującą rzeczywistej transakcji i oczekuje na korektę do zera albo zgłosił podejrzenie oszustwa i nie ujmuje faktury w podatku naliczonym.
Dlaczego ta funkcja jest potrzebna?
Wprowadzenie zgłaszania faktur scamowych pokazuje, że obowiązkowy KSeF to nie tylko zmiana techniczna w sposobie wystawiania i odbierania faktur, ale także nowe środowisko kontroli oraz bezpieczeństwa obrotu. Skoro faktury będą trafiały do systemu centralnego, administracja skarbowa otrzyma możliwość szybszej identyfikacji dokumentów, które mogą wskazywać na oszustwa podatkowe. Dla podatników funkcja może być dodatkowym zabezpieczeniem. Pozwala zasygnalizować, że dana faktura budzi poważne wątpliwości i nie powinna zostać potraktowana automatycznie jak pozostałe dokumenty zakupowe. Jednocześnie nie zwalnia to przedsiębiorców z dochowania należytej staranności przy analizie dokumentów otrzymywanych w KSeF.
W praktyce największe znaczenie będzie miała nie sama czynność zgłoszenia w Systemie, lecz procedura, która ją poprzedzi. To ona pozwoli wykazać, że podatnik działał ostrożnie, racjonalnie i w sposób odpowiadający ryzykom związanym z obrotem e-fakturami.
Co powinni zrobić podatnicy?
Wdrożenie nowej funkcji powinno skłonić firmy do uporządkowania procedur związanych z obsługą faktur zakupowych w KSeF. Kluczowe będzie ustalenie, kto w organizacji może ocenić fakturę jako podejrzaną, kto podejmuje decyzję o zgłoszeniu oraz jakie dowody powinny zostać zachowane na potrzeby wewnętrznej dokumentacji.
Warto również przeszkolić osoby odpowiedzialne za księgowość, podatki i zakupy, aby potrafiły odróżnić fakturę potencjalnie scamową od faktury błędnej albo spornej. To rozróżnienie będzie miało praktyczne znaczenie zarówno z perspektywy relacji z kontrahentami, jak i bezpieczeństwa rozliczeń VAT.
Firmy powinny też określić, co dzieje się z fakturą po dokonaniu zgłoszenia, w tym zasady jej oznaczenia, ewentualnego ukrycia, dalszej weryfikacji oraz decyzji o nieuwzględnianiu jej w rozliczeniach.
Autor:
