Krajowy System e-Faktur. Konieczna zmiana dotychczasowych zasad?

Krajowy System e-Faktur wystartuje dokładnie za miesiąc – 1 stycznia 2022 r. Z najnowszych informacji płynących z Ministerstwa Finansów wynika, że korzystanie z Systemu stanie się obligatoryjne nie 1 stycznia 2023 r., a dopiero w drugim kwartale 2023 r., przy czym dokładna data nie jest jeszcze znana. W dużej mierze zależy ona od tego, kiedy Polska otrzyma od Komisji Europejskiej decyzję derogacyjną.

Od października Ministerstwo Finansów prowadzi program pilotażowy i przekazuje podatnikom coraz więcej informacji dotyczących praktycznych aspektów funkcjonowania Systemu. Efektem tego jest m.in. schemat produkcyjny faktury ustrukturyzowanej, który 29 listopada został opublikowany w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych.

Ważna każda sekunda

Cztery dni wcześniej odbyło się natomiast zorganizowane przez Ministerstwo Finansów webinarium „Krajowy System e-Faktur. Warsztaty poświęcone integracji z systemem dla branży IT”. Mimo że było ono dedykowane aspektom technicznym korzystania z KSeF, okazuje się, że mogą mieć one istotny wpływ na praktykę stosowania przepisów podatkowych. Na tej podstawie można stwierdzić, że księgowi powinni monitorować ostateczną funkcjonalność Systemu.

Jednym z zagadnień poruszonych w trakcie webinarium był termin, w którym faktura wystawiona w systemie finansowo-księgowym podatnika, musi zostać przesłana do Systemu, a właściwie zostać przez System przyjęta. Zgodnie z przekazanymi informacjami faktura musi zostać bowiem tego samego dnia wystawiona, wysłana i przyjęta przez System. Taka funkcjonalność Systemu z perspektywy podatników będzie oznaczała, że będą oni musieli tak zautomatyzować proces wystawiania i przesyłania faktur do Systemu, aby zakończył się on przed północą. Zaprogramowanie systemów IT na automatyczną wysyłkę faktur do KSeF np. „nad ranem”, nie będzie możliwe. Nawet sekundowe opóźnienie będzie bowiem równoznaczne z odrzuceniem przez System faktury lub całej paczki faktur. W takiej sytuacji podatnik będzie musiał podjąć decyzję, czy w przypadku takiego odrzucenia anuluje faktury i wystawia je jeszcze raz, czy też wysyła faktury do klientów w inny uzgodniony z nimi sposób.

Podczas webinarium Ministerstwa Finansów poruszono temat sposobu postępowania z fakturami wystawionymi na niewłaściwego nabywcę. W takim przypadku projektowana funkcjonalność Systemu zakłada, że będzie należało wystawić fakturę korygującą „in minus” do zera, a następnie nową fakturę – już na właściwego nabywcę. Takie działanie byłoby jednak niezgodne z podejściem organów podatkowych oraz sądów administracyjnych.
Joanna Pęczek-Czerwińska

A co jeśli faktury byłyby wystawione w ostatnim możliwym ustawowym terminie tj. 15 dnia kolejnego miesiąca, ale wysłane z opóźnieniem i w rezultacie odrzucone przez System, np.16 dnia miesiąca o godz. 00:01? Czy wystawić je ponownie w 16 dniu miesiąca (czyli po terminie ustawowym), narażając się jednocześnie na ryzyko odpowiedzialności na gruncie KKS za wadliwie wystawione faktury? Czy też wysłać faktury do nabywców poza systemem ze świadomością utraty korzyści wynikających ze stosowania KSeF (np. przechowywanie e-faktur w Systemie, możliwość ubiegania się o zwrot VAT w skróconym terminie) oraz opracować procesy finansowo-księgowe tak aby w rozliczeniu JPK_VAT za dany miesiąc znalazły się faktury ustrukturyzowane i tradycyjne (odrzucone przez System)? Niezależnie od wybranej ścieżki, warto mieć świadomość, że podatnicy przed tego typu dylematami mogą stanąć tylko w 2022 r. W 2023 r., gdy korzystanie z Systemu stanie się obligatoryjne, wysłanie faktur odrzuconych przez KSeF tradycyjnymi metodami nie będzie już możliwe. Konieczne będzie anulowanie faktur, wystawienie nowych dokumentów i przesłanie ich do Systemu.

Do czego namawia MF?

Kolejnym ciekawym wątkiem poruszanym podczas webinarium Ministerstwa Finansów był temat sposobu postępowania z fakturami wystawionymi na niewłaściwego nabywcę, co w przypadku firm dealerskich jest stosunkowo częstą sytuacją. Wedle informacji przekazanych w trakcie webinarium projektowana funkcjonalność Systemu zakłada, że będzie należało wystawić fakturę korygującą „in minus” do zera, a następnie nową fakturę – już na właściwego nabywcę.

Funkcjonalność w takim kształcie będzie więc swoistym novum w porównaniu do tego, jakie podejście jest prezentowane przez Ministerstwo Finansów obecnie. Warto przypomnieć, że w takiej sytuacji należy wystawić fakturę korygującą tylko na dane nabywcy i odpowiednio skorygować część ewidencyjną JPK_VAT. Zmiana w podejściu Ministerstwa Finansów do korygowania faktur wystawianych na niewłaściwy podmiot wymusiłaby więc zmianę aktualnej praktyki wielu firm i funkcjonalności ich wewnętrznych systemów do fakturowania.

Takie działanie byłoby jednocześnie niezgodne z podejściem organów podatkowych oraz sądów administracyjnych. W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 5 stycznia 2017 r. (nr 1462-IPPP3.4512.744.2016.1.ISK) wskazano, że w sytuacji gdy błędne są wszystkie dane nabywcy towaru lub usługi ujęte na fakturze, usunięcie tego typu błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Prawidłowym sposobem skorygowanie błędu, polegającego na nieprawidłowym wskazaniu nabywcy, jest wystawienie faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy. W szczególności – jak wskazano w interpretacji – na korekcie należy wskazać błędne określenie danych nabywcy oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane nabywcy.

Działanie polegające na tym, że wystawiona pierwotnie faktura (z błędnymi danymi nabywcy) dokumentująca zdarzenie gospodarcze zostaje całkowicie wycofana z obrotu i skorygowana do zera, a w jej miejsce zostaje wystawiona nowa faktura z nowymi danymi nabywcy, jest zdaniem organów podatkowych nieprawidłowe. Do takiego stanowiska przychylił się Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, który oddalił skargę na ww. interpretację fiskusa (wyrok z 13.03.2018 r., sygn. III SA/Wa 1515/17). Trudno jednak obecnie stwierdzić, jakie będzie ostateczne stanowisko Ministerstwa Finansów w tej sprawie i czy pogląd wyrażony w trakcie webinarium ulegnie zmianie.

Autor: Joanna Pęczek-Czerwińska, doradca podatkowy

Partner, doradca podatkowy w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w podatkach pośrednich, w szczególności z zakresu podatku VAT. Posiada doświadczenie we wdrażaniu nowych regulacji podatkowych do systemów księgowo-podatkowo-finansowych przedsiębiorcy (rozliczenia z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, weryfikacja płatności na rachunki bankowe z Białej Listy, Nowa Matryca Stawek VAT, plik JPK_VAT z deklaracją, weryfikacja numerów VAT w bazach krajowych i międzynarodowych, SLIM VAT).