Ustawa podpisana! Od 1 stycznia 2022 r. zmiany w fakturowaniu

Zmiany w ustawie o VAT zmodyfikują zakres danych wymaganych na fakturach – w tym zaliczkowych, korygujących i duplikatach. Dealerzy nadal będą jednak mogli stosować dotychczasowe wzory dokumentów. Kolejna zmiana umożliwi im wystawianie faktur nawet 60, a nie – jak dotychczas – 30 dni przed dokonaniem dostawy, co może okazać się pomocne przy trwających problemach z dostępnością aut.

Długo zapowiadane zmiany ustawy o VAT, dotyczące m.in. zasad wystawiania faktur zostały ostatecznie uchwalone przez parlament, podpisane przez Prezydenta, a 18 listopada 2021 r. także opublikowane w Dzienniku Ustaw. Nowe regulacje wejdą w życie 1 stycznia 2022 r. Warto przypomnieć, że początkowo zmiany w fakturowaniu miały być częścią pakietu Slim VAT2, który zaczął obowiązywać 1 października 2021 r. Ostatecznie jednak były procedowane razem z przepisami wprowadzającymi Krajowy System e-Faktur.

Udogodnienia w korektach

Zasadniczo wszystkie uchwalone zmiany są pozytywne. Korzyścią o stosunkowo niewielkim znaczeniu jest rezygnacja z umieszczenia na fakturze korygującej haseł „faktura korygująca” lub „korekta”. Większym udogodnieniem będzie możliwość wystawiania korekty bez podawania jej przyczyny. 

Największą korzyścią dla dealerów będą zmiany udrażniające proces wystawiania faktur zbiorczych. Dziś uproszczonej korekcie zbiorczej – wystawianej przez dealera – musi towarzyszyć załącznik, który wskazuje na wszystkie faktury, które były przedmiotem korekty – razem z ich numerami, datami wystawienia oraz wykonania usług lub dostawy towarów. Ten ostatni element od przyszłego roku będzie mógł zostać pominięty. 

Kolejnym istotnym udogodnieniem będzie umożliwienie korygowania poprzez fakturę zbiorczą tylko wybranych pozycji faktury. Dziś uproszczona zbiorcza faktura korygująca, która nie zawiera odwołania się do poszczególnych elementów korygowanych dokumentów, musi dotyczyć wszystkich dostaw bądź świadczeń, które dealer wykonał w danym okresie rozliczeniowym. Od przyszłego roku obowiązek obejmowania korektą wszystkich dokonanych dostaw i wykonanych usług zniknie, a podatnik będzie mógł podejść do zbiorczych faktur korygujących w sposób selektywny, wskazując jedynie te pozycje i te dokumenty, które rzeczywiście wymagają korekty. Będzie to stanowiło istotne ułatwienie dla dealerskich działów księgowości, które przecież regularnie posługują się zbiorczymi korektami faktur.

60, a nie 30 dni

Bodaj najistotniejsza zmiana w kontekście fakturowania dotyczy jednak terminu wystawiania faktury. Aktualnie można dokonać tego maksymalnie na 30 dni przed dostawą towaru. Bardzo często – szczególnie teraz, w dobie problemów z dostępnością samochodów – u dealerów występuje sytuacja, w której faktura dotycząca pojazdów wystawiana jest przed jego wydaniem, ale w wyniku opóźnień w dostawie odbiór auta następuje już po upływie 30 dni od wystawienia faktury.

Ponowne wydanie klientowi faktury nie będzie wiązało się z wprowadzeniem do obiegu nowego dokumentu, który należy księgować. Wydanie kolejnego egzemplarza faktury absolutnie nie spowoduje też konieczności korygowania rozliczenia okresu, którego dotyczy pierwotnie wystawiona faktura. Zmiana ma charakter pozytywny i ułatwi pracę podatnikom.
Marta Szafarowska

Organy podatkowe twierdzą, że w takiej sytuacji dealer powinien skorygować wystawioną fakturę, ponieważ w innym przypadku po jego stronie powstanie dwukrotne zobowiązanie z tytułu podatku VAT należnego. Sądy zajmują jednak inne stanowisko, przyznając, że jeśli faktura dotyczy konkretnego samochodu, np. dysponującego określonym numerem VIN, to nawet jeśli zostanie ona wystawiona na 40 czy 50 dni przed dokonaniem dostawy, nie jest ona w żadnym wypadku pusta. Zdaniem sądów taka faktura zyskuje moc prawną z chwilą dostawy towaru.

Przyjęte zmiany umożliwią wystawienie faktury nawet na 60 dni przed dokonaniem dostawy, wykonaniem usługi bądź otrzymaniem zaliczki. Wydłużenie tego terminu będzie więc istotnym ułatwieniem – w szczególności dla dealerów, którzy współpracują z dużymi odbiorcami flotowymi. Ograniczy to również pojawiające się w tym obszarze wątpliwości oraz ryzyka.

Koniec z duplikatami

Kolejnym uproszczeniem wchodzącym w życie od 2022 r. będzie likwidacja wymogu umieszczania daty wystawienia na fakturze wystawianej ponownie, a także oznaczaniem jej wyrazem „duplikat”. Jeżeli pierwotna faktura ulegnie zniszczeniu bądź zginie, dealer powinien wydać klientowi po raz kolejny ten sam dokument.

Wbrew obawom części księgowych ponowne wydanie klientowi faktury nie będzie wiązało się z wprowadzeniem do obiegu nowego dokumentu, który należy księgować. Wydanie kolejnego egzemplarza faktury absolutnie nie spowoduje też konieczności korygowania rozliczenia okresu, którego dotyczy pierwotnie wystawiona faktura. Zmiana ma charakter pozytywny i ułatwi pracę podatnikom, ograniczając zakres ich obowiązków w przypadku zgubienia lub zniszczenia pierwotnej faktury do ponownego wydrukowania dokumentu.

Warto też zwrócić uwagę, że omawiana zmiana nie oznacza zakazu oznaczania ponownie wystawianej faktury wyrazem „duplikat”, a jedynie rezygnację z wymogu, który istniał dotychczas. Jeżeli systemy księgowe dealera są ustawione w sposób, który automatycznie – przy ponownym wydruku pierwotnej faktury – umieszcza na dokumencie hasło „duplikat” oraz datę jego wystawienia, nie musi on dokonywać żadnych zmian, ponieważ dotychczasowy sposób generowania duplikatów nadal będzie poprawny.

Możliwość, ale nie wymóg

Identycznie będzie w przypadku innej zmiany, która wejdzie w życie od przyszłego roku – przewidującej rezygnację z obowiązku wskazywania na fakturze zaliczkowej pola „cena jednostkowa netto”. Jeśli faktury wystawiane przez dealera w 2022 r. nadal będą zawierały taką informację, to w takiej sytuacji nie będzie można mówić o błędzie, a tym bardziej, że z tego powodu dealerowi mogłyby grozić jakiekolwiek sankcje. 

Należy pamiętać, że przepisy ustawy o VAT wskazują na elementy, których umieszczenie na fakturze jest obligatoryjne. Jeśli dealer będzie chciał utrzymywać wzory dokumentów, którymi posługiwał się dotychczas (zawierającymi dane w postaci: ceny jednostkowej netto, oznaczenia „duplikat” i daty jego wystawienia czy oznaczenia dotyczące korekty i powodu jej wystawienia), nie narazi się na jakiekolwiek konsekwencje, ponieważ każdy z podatników może uwzględniać dodatkowe elementy na fakturze – wykraczające ponad minimum określone w przepisach. Nadchodząca zmiana ustawy o VAT spowoduje jedynie, że przedsiębiorcy nie będą już zobowiązani do umieszczania powyższych danych na fakturach.

Autor: Marta Szafarowska

Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.