Po długim czasie oczekiwania Ministerstwo Finansów określiło nowy harmonogram wejścia przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF. Sejm przegłosował nowelizację ustawy o VAT, która przewiduje, że nastąpi to 1 lutego 2026 r. Tak odległy termin ma być konsekwencją przeprowadzonego audytu projektu KSeF i wniosków, jakie z niego płyną. Ministerstwo Finansów zapowiada kolejną ustawę, która dla podatników o obrotach do 200 mln zł odroczy wejście w życie obowiązkowego e-fakturowania do 1 kwietnia 2026 r., choć nie można wykluczyć, że dla wszystkich zostanie ostatecznie przyjęty jeden termin.
Informacje na temat nowego terminu wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF zostały przekazane przez Ministerstwo Finansów na briefingu prasowym zorganizowanym 26 kwietnia 2024 r. Odroczenie terminu wejścia przepisów dotyczących KSeF o blisko dwa lata jest sporym zaskoczeniem, bowiem spośród typowanych dat padały najczęściej 1 stycznia 2025 r. lub 1 lipca 2025 r. Jak wskazał Minister Finansów, takie przesunięcie terminów wynika z konieczności opracowania Systemu na nowo, co jest konsekwencją przeprowadzonego audytu projektu KSeF i jego wyników.
Na posiedzeniu, które odbywało się 9 maja, Sejm przyjął już nowelizację ustawy o VAT, która przesuwa termin wejścia obligatoryjnego KSeF na 1 lutego 2026 r. Ma ona wejść w życie 1 lipca 2024 r., ale teraz będzie jeszcze nad nią pracował Senat. Do czasu wejścia w życie obowiązkowego e-fakturowania, tj. do 2026 r., Ministerstwo Finansów ma zająć się przygotowywaniem od podstaw nowych propozycji przepisów dotyczących KSeF.
Dwie ustawy zmieniające termin wejścia KSeF
Nowelizacja ustawy o VAT zmienia terminy wejścia przepisów z 1 lipca 2024 r. (obowiązek korzystania z KSeF) i 1 stycznia 2025 r. (sankcje za nieprawidłowości w stosowaniu przepisów i obowiązek wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT) na 1 lutego 2026 r. wpłynął do Sejmu 2 maja 2024 r. Nie przewiduje ona jednak daty wejścia przewidzianej dla pozostałych podatników, tj. 1 kwietnia 2026 r. Ze strony podatników i doradców nie brakuje uwag, że koncepcja dwóch terminów jest nieracjonalna, ponieważ mimo że byłoby to rozwiązanie tymczasowe, obowiązujące zaledwie przez dwa miesiące, to jego wdrożenie wymagałaby dużych nakładów. Ministerstwa Finansów nadal zapowiada jednak, że dodatkowo odroczony termin 1 kwietnia 2026 r. przewidziany dla mniejszych podatników, ma być uregulowany na podstawie odrębnego projektu zmian do ustawy o VAT.
Nowelizacja już uchwalona przez Sejm zakłada ponadto odroczenie innych obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF. Dotyczy to:
- okresu przejściowego dla wystawiania faktur z kasy rejestrującej,
- obowiązku dokonywania płatności przelewem z podaniem numeru KSeF faktury,
- kar wobec podatników za błędy związane ze stosowaniem obowiązku KSeF.
Zmiany te mają umożliwić zachowanie półrocznego okresu przejściowego dla powyższych kwestii – podobnie jak w przypadku uchwalonych już uprzednio przepisów dotyczących KSeF.
Co z „europejskim” KSeF?
Ministerstwo Finansów wskazało jednocześnie, że do czasu wejścia KSeF planuje przygotować przepisy dotyczące funkcjonowania Systemu niejako na nowo i w związku z tym w przepisach może pojawić się wiele nowych rozwiązań. Jedno z nich związane jest z dostosowywaniem KSeF do rozwiązań przewidzianych w ramach unijnego projektu ViDA, tj. unijnego systemu e-fakturowania, czego obecny kształt regulacji dotyczących KSeF nie przewidywał. Niemniej, Ministerstwo Finansów wzięło pod uwagę, że duża część podatników poczyniła już znaczące kroki i poniosła koszty wprowadzenia KSeF w swoich firmach, w efekcie czego zmiany przepisów mają nie być na tyle istotne, by wymagały one od podatników rozpoczęcia procesu wdrażania Systemu na nowo.
Jednocześnie, w każdym urzędzie skarbowym będzie też możliwość korzystania przez przedsiębiorców z indywidualnych konsultacji w zakresie obsługi darmowego oprogramowania przygotowanego przez resort, czyli Aplikacji Podatnika, aplikacji mobilnej i narzędzia e-mikrofirma. W styczniu 2025 r. ma zostać również uruchomiona infolinia Krajowej Informacji Skarbowej specjalnie dla spraw związanych z KSeF. Przewidziane są również szkolenia dla podatników, które będą wspierane szeroką akcją informacyjną.
Dodatkowy czas na…?
Jak wspomniano na wstępie, tak odległe przesunięcie terminu wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF, zgodnie z przekazaną przez kierownictwo Ministerstwa Finansów informacją, jest wynikiem przeprowadzonego audytu, który wykazał szereg nieprawidłowości po stronie funkcjonalności Systemu. Wśród problemów wskazano m.in. źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania.
Jak wskazało Ministerstwo Finansów, od strony zarządzania projektem wyniki audytu ujawniły również liczne błędy oraz zaniechania, tj. niewłaściwy nadzór poprzedniego kierownictwa Ministerstwa Finansów oraz prowadzenie dokumentacji w sposób nieprzejrzysty i nieustrukturyzowany. Dla osób odpowiedzialnych za naprawę Systemu i przygotowanie nowelizacji przepisów najbliższe miesiące zapowiadają się jako czas wytężonej pracy.
Wydawałoby się, że dla większości przedsiębiorców zmiana terminu obligatoryjnego korzystania z KSeF powinna być dobrą informacją, jako że umożliwi ona lepsze i nieobarczone zbytnim pośpiechem przygotowanie się do e-fakturowania. Niemniej, jest również szeroka grupa podatników, którzy z tego przesunięcia zadowoleni nie są – są to podmioty, które są już w pełni przygotowane do wdrożenia KSeF, dla których wszelkie dalsze modyfikacje systemu będą oznaczać tylko niepotrzebne koszty, ale też podmioty, które doceniają korzyści płynące z KSeF, np. związane z jednym źródłem faktur zakupowych i ich bieżącym spływem do działów księgowych.
Autor: Piotr Piechowicz
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.
