Część dealerów nadal rejestruje na kasie fiskalnej wszystkie transakcje – niezależnie od rodzaju klienta. Coraz więcej firm wybiera jednak politykę, w której fiskalizacji podlega wyłącznie sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych. Chroni ona przed sankcjami i podatkiem od sprzedaży detalicznej. Co istotne, zmiany zasad w tym zakresie można dokonać także w trakcie roku.
Kwestia zasad fiskalizacji, jakie stosują firmy dealerskie, budzi kontrowersje od wielu lat. Właściwie u wszystkich dealerów pierwszym dokumentem, który dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi jest faktura – niezależnie od tego, czy nabywcą jest osoba prywatna czy przedsiębiorca. To, że dokumentowanie transakcji zaczyna się od faktury, nie budzi jednak wątpliwości. Problematyczne jest to, czy i jaki dokument wystawiany jest w drugiej kolejności. Systematycznie – przy okazji różnego rodzaju spotkań, szkoleń czy newsletterów – zachęcam do tego, by późniejsza ewidencja fiskalna zawężała się wyłącznie do faktur dokumentujących sprzedaż towaru lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolników ryczałtowych.
Wiem, że duża część dealerów zaprzestała już ewidencjonowania na kasie fiskalnej sprzedaży w sytuacji, gdy faktura byłaby wystawiona na osobę fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą bądź innego podatnika VAT. Cześć firm pozostała jednak przy starych zasadach fiskalizacji, w myśl których paragon do faktury wystawiany jest niezależnie od tego, czy nabywcą towaru lub usług jest przedsiębiorca, czy klient indywidualny. Skąd niechęć do zmiany? Część księgowych, z którymi miałam okazję do rozmowy na ten temat, powoływała się na art. 106b ustawy o VAT, obowiązujący od początku 2020 r. Mówi on o tym, że przedsiębiorca nie ma prawa wystawić faktury zawierającej numer NIP nabywcy, jeśli tego samego numeru nie ma na paragonie dokumentującym tę sprzedaż. Naruszając ten przepis, organ podatkowy ma prawo obciążenia przedsiębiorcy sankcją w wysokości 100% podatku VAT wykazanego na takiej fakturze.
Niektórzy przekonywali jednak, że wspomniany przepis – dotyczący konieczności wprowadzenia numeru NIP nabywcy na paragonie – dotyczy jedynie tych sytuacji, gdy faktura wystawiana jest do paragonu, a nie na odwrót. Tymczasem u dealerów sekwencja zdarzeń w zakresie dokumentacyjnym jest właśnie odwrotna. Pierwszym dokumentem sprzedaży generowanym przez firmę dealerską jest faktura, do której dopiero potem wystawiany jest paragon. Ma on jednak charakter wtórny, a klient zazwyczaj wcale go nie dostaje, a nawet nie ma świadomości jego istnienia.
Właśnie takiej sytuacji (czyli: najpierw wystawiana jest faktura, a dopiero potem paragon, który nie jest wydawany klientowi) dotyczyła interpretacja z 2020 r. (sygn. 0111-KDIB3-2.4012.655.2019.1.SR) wydana przez Dyrektora KIS. Podatnik, który o nią wystąpił, twierdził, że ze względu na opisaną wyżej kolejność wystawiania poszczególnych dokumentów, art. 106b ustawy o VAT w ogóle go nie dotyczy. Fiskus stwierdził, że sekwencja czynności dokumentacyjnych nie ma tu żadnego znaczenia i jeśli paragon nie zawiera numeru NIP nabywcy, to brak podstaw, by wystawić fakturę, która zawierałaby numer NIP nabywcy – nawet jeśli wystawienie faktury odbywa się w tym samym czasie, co wygenerowanie paragonu, a klient nie jest świadomy istnienia wydruku z kasy fiskalnej. Być może podatnik, który wystąpił o interpretację, byłby w stanie obronić swoje stanowisko przed sądem (i moim zdaniem nie byłby pozbawiony szans na wygraną), tym niemniej stanowisko organów podatkowych w tej sprawie wydaje się jasne.
Dwie zasadnicze korzyści
Jaka jest recepta na ten problem? Stosunkowo prosta: należy całkowicie wyeliminować ewidencjonowanie na kasie fiskalnej sprzedaży dokonywanej na rzecz podmiotów, które prowadzą działalność gospodarczą i dla których wystawiane są faktury zawierające numer NIP.
Pierwszą i podstawową korzyścią wdrożenia takiej polityki jest ograniczenie ryzyka, że paragon zostanie wystawiony do faktury wystawionej dla podatnika VAT, podczas gdy tenże paragon nie będzie zawierał NIP-u nabywcy.
Drugą zaletą rekomendowanego przeze mnie sposobu realizacji obowiązków dokumentacyjnych, którą docenią przede wszystkim firmy dealerskie osiągające wyższe przychody, jest uniknięcie ewentualnych sporów w zakresie zasad ustalania podstawy opodatkowania dla podatku od sprzedaży detalicznej. Organy twierdziły bowiem, że podanie przez nabywcę numeru NIP, który znalazłby się na paragonie, nie jest wystarczające do uznania, że sprzedaż na jego rzecz nie stanowi sprzedaży detalicznej. Zdaniem fiskusa każdy paragon wystawiany przez przedsiębiorcę (niezależnie od tego, czy potem do takiej transakcji zostanie wygenerowana faktura) powinien być objęty podatkiem od sprzedaży detalicznej. Więcej na ten temat pisałam w osobnym tekście „Podatek od sprzedaży detalicznej. Nie każdy paragon wliczany do podstawy opodatkowania”.
W jednym z nielicznych wyroków dotyczących podatku od sprzedaży detalicznej Wojewódzki Sąd Administracyjny (sygn. III SA/Wa 846/17) stwierdził jednak, że sprzedający nie ma żadnych narzędzi, by sprawdzić, w jaki sposób przedsiębiorca wykorzystał nabyte towary lub usługi – czy na cele prywatne, czy związane z działalnością gospodarczą. Z tego powodu – zdaniem WSA – w obecnym stanie prawnym podanie przez nabywcę numeru NIP stanowi jedyny i wystarczający dowód na to, że zakupu dokonał podmiot występujący w charakterze przedsiębiorcy.
By jednak uniknąć sporów z organami podatkowymi w tym zakresie, fiskalizacja prowadzona przez dealera powinna zostać ograniczona jedynie do tych sytuacji, w których faktury nie zawierają numeru NIP nabywcy.
A co z błędami?
Warto jednak zdawać sobie sprawę, że żaden sposób fiskalizacji nie jest odporny na błędy ludzkie. Co zatem zrobić, gdy pracownik pomyli się i transakcję dokumentowaną poprzez fakturę zawierającą NIP nabywcy, zarejestruje również na kasie fiskalnej, ale już bez podawania tegoż numeru? Takie sytuacje sugerowałabym korygować poprzez ewidencję pomyłek dla kas rejestrujących. W takim przypadku sprzedaż powinna zostać „wyzerowana”, a pracownik, który popełnił błąd, powinien przygotować i podpisać oświadczenie, w którym wyjaśni, że określona transakcja nie powinna zostać zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, ponieważ uprzednio została do niej wystawiona faktura, a w rezultacie, że w tej sytuacji doszło do oczywistej pomyłki.
W takim przypadku organy podatkowe również mogą co prawda próbować wykazywać, że skoro paragon nie zawiera NIP-u, a równolegle istnieje faktura, która ten numer posiada, to istnieją podstawy, by wymierzyć sankcję w postaci dodatkowego zobowiązania podatkowego wynoszącego 100% podatku VAT wykazanego na fakturze, której dotyczy wykroczenie. W tej sytuacji dealer ma jednak szansę uchronić się od kary (nawet jeśli nie w wyniku postępowania prowadzonego przez organ podatkowy, to ostatecznie przez sąd), ponieważ celem wspomnianych na wstępie zmian, które obowiązują od 2020 r. było wyeliminowanie zupełnie innego zjawiska, a mianowicie – kolekcjonowania przez podatników paragonów bez numeru NIP i próby uzyskania do nich faktur – już z naniesionym numerem identyfikacji nieuczciwego podatnika.
Zmiana także w ciągu roku
Wydaje się jednak, że ograniczenie liczby zdarzeń rejestrowanych na kasie fiskalnej wyłącznie do transakcji zawieranych z podatnikami nieprowadzącymi działalności gospodarczej oraz rolnikami ryczałtowymi powinno zmniejszyć ryzyko takich pomyłek do minimum.
Co istotne, zmiana wewnętrznych zasad fiskalizacji nie musi odbywać się na przełomie roku. Nie ma żadnych przeciwwskazań, by nową praktykę wdrożyć z początkiem miesiąca, co pozwoli również na zachowanie spójności w kontekście konieczności stosowania oznaczenia „FP” – zarezerwowanego właśnie dla faktur wystawianych do paragonów.
Autor: Marta Szafarowska
Wykładowca Gekko Taxens Akademia. Specjalizuje się w zakresie szeroko rozumianych zagadnieniach podatkowych spotykanych w branży motoryzacyjnej. Od lat doradza dealerom, importerom i firmom leasingowym, umiejętnie wypracowując praktyczne rozwiązania nawet skomplikowanych problemów. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie z zakresu CIT, VAT, PIT i akcyzy.
