Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy wejdą do porządku prawnego już 8 lipca 2026 roku. Pozostało zatem bardzo mało czasu na zweryfikowanie, czy zawierane umowy B2B zawierają postanowienia, które będą krytycznie ocenione przez inspekcję w toku kontroli. Chcąc przeprowadzić samodzielny audyt współprac B2B we własnej firmie, warto mieć świadomość typowych błędów, jakie dostrzegamy w audytowanych umowach i które na pewno przykują oko inspektora PIP.
1. Wyznaczony czas i miejsce pracy
Jest to jeden z kardynalnych błędów, który dość regularnie pojawia się w umowach B2B zawieranych przez firmy ze współpracownikami. Należy pamiętać, że wskazywanie miejsca i czasu pracy jest jedną z cech charakterystycznych dla stosunku pracy, definiujących kierownictwo pracodawcy nad pracownikiem.
Taka relacja nie powinna natomiast występować w przypadku stosunku cywilnoprawnego. Relacja B2B powinna być oparta na zakupie konkretnej usługi i rozliczaniu jej efektu, a nie kontroli nad czasem i miejscem jej wykonywania.
2. Osobiste świadczenie usług
Błąd dotyczy w szczególności tych przypadków, gdzie obowiązek osobistego świadczenia usług połączony jest ze sformułowanym wprost zakazem podzlecania wykonania usług czy zatrudniania podwykonawców. Stanowi to jaskrawy przejaw zaburzonej relacji między firmą a zleceniobiorcą.
Zasadniczo nie powinno nas interesować, czy firma, której zlecamy wykonanie danej usługi, będzie ją wykonywała w składzie osobowym X lub Y. W szczególności żadna firma zewnętrzna nie pozwoli sobie – w typowej relacji rynkowej – na zezwolenie swojemu kontrahentowi na kontrolę w zakresie zatrudnienia i wyboru podwykonawców.
3. Wyłączenie ryzyka gospodarczego współpracownika
Ponoszenie ryzyka gospodarczego jest immanentną cechą prowadzenia działalności we własnym imieniu. Przedsiębiorca wykonuje usługę, za którą ponosi odpowiedzialność względem klienta i ewentualnie osób trzecich.
Jeśli nasz wzorzec umowy wprost taką odpowiedzialność całkowicie wyłącza oznacza to, że zaburzamy typową relację biznesową, w które firma zewnętrzna standardowo odpowiada przed nami za jakość, terminowość czy wadliwość wykonanej usługi.
4. Zakaz konkurencji
W szczególności kontrowersyjny jest spotykany zakaz o bezwzględnym charakterze, który sprowadza się do „możesz pracować tylko z nami, z nikim innym”.
Oczywiście w umowach cywilnoprawnych występują zakazy konkurencji, a nawet w niektórych obszarach jest to pewien rynkowy standard, ale zakaz ten nie może się rozciągać na wszystkie firmy działające na rynku poza naszą. Tak skonstruowane ograniczenie w praktyce prowadzi do sytuacji, w której nasz współpracownik – mimo iż w teorii prowadzi niezależną firmę – nie jest w stanie zawrzeć umowy z żadnym innym podmiotem na rynku, nawet takim, który nie jest konkurencyjny względem aktualnego zleceniodawcy.
5. Benefity pracownicze
Jeśli nasz kontrahent na B2B dostaje analogiczne benefity jak nasi pracownicy, to może zrodzić się w głowie kontrolera pytanie – czym w istocie różni się traktowanie osób na B2B od traktowania pracowników?
Choć nie musi to być element przesądzający (są oczywiście warunki wyższej wagi), to może być to okoliczność dodatkowo obciążająca i tak niekorzystny obraz umów B2B. Zwłaszcza w sytuacji, gdzie pozostałe elementy umowy nie działają jednoznacznie na naszą korzyść.
W tym przypadku ponownie należy sobie przypomnieć, że w przypadku kontrahenta na B2B mam do czynienia z zewnętrzną firmą. O ile mogą się zdarzyć przypadki szczególnych branż i szczególnych typów usług, gdzie takie zobowiązanie – również wskazane w umowie B2B – będzie uzasadnione, to jednocześnie nie jest standardem, że w umowie o świadczenie usług zobowiązujemy firmę zewnętrzną do tego, aby przestrzegała wewnętrzny regulamin. W szczególności, jeśli mowa o regulaminach „pracowniczych”.
7. Urlopy
Włączenie takich postanowień do umów B2B pokazuje najwyraźniej, że nasze traktowanie danej osoby jest bardziej zbliżone do traktowania pracowniczego aniżeli typowo rynkowego, jak każdej innej zewnętrznej firmy usługowej, z którą współpracujemy. W ramach eksperymentu można otworzyć dowolną umowę usługową z dostawcą wody, mediów, oprogramowania itp. i zweryfikować, czy znajdują się tam postanowienia dotyczące wynagrodzenia za okres przerwy w świadczeniu usług.
8. Premie uznaniowe
Tego typu dodatkowe wynagradzanie jest typowe dla relacji pracodawca-pracownik wynikające ze wspomnianego wcześniej podporządkowania. Na rynku próżno szukać firm, które z perspektywy świadczącego usługę pozwoliłyby, aby ich ostateczne, całkowite wynagrodzenie uzależnione było od „uznania” klienta. Co do zasady mechanizm bonusu, prowizji itp. powinien być jasno określony w umowie.
9. Zobowiązanie do korzystania z firmowej infrastruktury
Pomimo że co raz większe znaczenie w praktyce biznesowej zyskują m.in. kwestie bezpieczeństwa IT, danych itp., trzeba pamiętać, że takie zobowiązania do korzystania z firmowego sprzętu (czy tym bardziej, firmowej infrastruktury, tj. biura, urządzeń itp.) będzie krytycznie oceniane.
Zewnętrzna firma na potrzeby świadczonych usług powinna dysponować własnym sprzętem (i bardzo często nim dysponuje – np. laptopem, telefonem itp., które są w kosztach tej działalności), by być gotowa do świadczenia usługi, którą oferuje.
10. Uprawnienia przełożonego
Choć zazwyczaj takie uprawnienia, obowiązki nie pojawiają się w samej umowie, to zdarzają się przypadki, że nawet aspekty związane z zarzadzaniem personelem, obowiązkami kadrowymi, rozliczaniem efektów, pilnowaniem urlopów są przypisane w umowie B2B do zewnętrznego kontrahenta.
Ponownie, nie jest to sytuacja typowa, że zewnętrzną firmę traktujemy jako element zespołu i oddajemy na zewnętrz uprawnienie do kontroli naszego personelu. Upoważnienie zewnętrznej firmy do wydawania naszym pracownikom wiążących poleceń i rozliczania ich z efektów wykonanej pracy z pewnością nie jest powszechną praktyką.
Audyt umów B2B
Powyższe błędy należą do jednych z najpoważniejszych, które można spotkać, analizując umowy funkcjonujące na rynku. Sama umowa to jednak nie wszystko. Należy również badać, jak w praktyce realizowana w naszej firmie jest współpraca B2B.
W tym celu pomocny może być przygotowany przez nas kwestionariusz ryzyka przekwalifikowania umów B2B. Jest on dostępny jest pod adresem: https://gtakademia.pl/b2b-weryfikacja/
Jeżeli na bazie przeprowadzonych prac zidentyfikujecie Państwo, że modele współpracy stosowane w organizacji nie są optymalne i wymagane są pogłębione prace nad zabezpieczeniem tego ryzyka, zapraszamy do kontaktu.
Autor:
Patryk Chmiel
Doradca podatkowy, menedżer w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w obszarze PIT, CIT i ZUS. Prowadzi szkolenia dotyczące JPK_CIT. Uczestniczy także w projektach podatkowych z zakresu VAT. Swoje doświadczenie zdobywał pracując w kancelariach prawnych oraz jako menedżer działu podatkowego w biurze rachunkowym.
