Nowelizacja kodeksu pracy, w ramach której na stałe wprowadzane są do porządku prawnego regulacje dotyczące pracy zdalnej (i jednocześnie uchylane aktualnie obowiązujące przepisy o tzw. telepracy), wchodzi w życie 7 kwietnia 2023 r. W związku z tym pracodawcy przygotowują niezbędną dokumentację pracowniczą, jak choćby porozumienie o pracy zdalnej, ocenę ryzyka zawodowego, informację o BHP i procedurach ochrony danych osobowych. Resort pracy postanowił przedstawić swoje stanowisko dotyczące regulacji, które budzą najwięcej wątpliwości.
Od kilku miesięcy zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników, pojawia się wiele pytań dotyczących tego, jak przepisy o pracy zdalnej stosować w praktyce, dlatego Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało wytyczne zawierające odpowiedzi na najczęściej poruszane kwestie.
Dla kogo home office?
Istotną kwestią, o którą pytają obie strony, a więc zarówno pracodawcy, jak i pracownicy, jest miejsce, z którego ma być świadczona praca zdalna. Z przepisów wynika jedynie, że powinno to być przedmiotem uzgodnienia pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Osoby zatrudnione nie mają więc pełnej dowolności w tej kwestii i muszą uzyskać zgodę pracodawcy. Nie ma natomiast obligatoryjnego zakazu świadczenia pracy zdalnej np. z kraju innego niż Polska. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wskazuje w swoich wyjaśnieniach, że co do zasady, praca zdalna ma być wykonywana z domu pracownika. Może być to inne miejsce, ale musi ono zostać zaakceptowane przez pracodawcę. Chcąc zabezpieczyć się przed sytuacją, w której pracownik będzie świadczył pracę, przebywając w innym kraju, pracodawcy pracują nad wprowadzeniem odpowiednich zapisów w przygotowanych porozumieniach i regulaminach, określając np. że akceptowane jest miejsce wykonywania pracy zdalnej, którego maksymalny dystans od siedziby pracodawcy wynosi konkretną liczbą kilometrów.
Kolejna wątpliwość po stronie pracodawców dotyczy tego, kiedy muszą oni wyrazić zgodę na wniosek pracownika o przejście w tzw. tryb home office. Co do zasady, przepisy wprowadzają wymóg uwzględnienia takiego wniosku jedynie w przypadku takich pracowników, jak kobieta w ciąży, rodzic dziecka do ukończenia przez nie 4. roku życia czy pracownik sprawujący opiekę nad członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności. Z wytycznych opublikowanych przez MRiPS wynika, że w przypadku wniosku złożonego przez pracownika należącego do takiej grupy odmowa jego uwzględnienia możliwa jest jedynie, gdy zdalne świadczenie pracy przez taką osobę nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (np. na budowie). W takim przypadku pracodawca – w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku – będzie musiał poinformować pracownika o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku w sposób pisemny lub elektroniczny.
Warto też zaznaczyć, że przepisy nie regulują sytuacji, w której zarówno ojciec, jak i matka dziecka do 4. roku życia złożą wniosek o pracę zdalną. W praktyce wydaje się, że pracodawcy nie będą mieć możliwości zweryfikowania, czy drugi rodzic (małżonek, partner) pracownika również zawnioskował o tryb home office. To, czy pracownicy będą wykorzystywali ww. uprawnienie, okaże się dopiero w przyszłości.
Jeśli chodzi natomiast o pozostałych pracowników, to zdalne wykonywanie pracy będzie wymagało zgody pracodawcy.
Pracodawca nie będzie miał również obowiązku uwzględniania wniosków o tzw. okazjonalną pracę zdalną, która w myśl przepisów może być świadczona maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. Ministerstwo wyjaśniło także, że limit świadczenia pracy zdalnej okazjonalnie nie jest uzależniony od wymiaru etatu pracownika, jak również liczby godzin wynikających z rozkładu czasu pracy w dniu, w którym pracownik wykonuje pracę w ww. trybie.
Pracownik organizuje, pracodawca płaci
Pewne wątpliwości budzi również nałożony na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiedniego sprzętu i zwrotu pracownikom kosztów związanych ze świadczeniem pracy zdalnej. Pracodawcy zastanawiają się bowiem, czy poza przekazaniem np. komputera i telefonu, muszą zapewnić pracownikowi także np. krzesło i biurko. Ministerstwo nie rozstrzyga tej kwestii wprost. Zwraca jednak uwagę, że przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik musi złożyć pracodawcy oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania takiej pracy, gdyż to on ocenia swoje warunki lokalowo-techniczne, a więc pracodawca nie ma na to wpływu. Omawiana regulacja zakłada, że to pracownik organizuje dla siebie stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii.
Przepisy nakładają na pracodawców obowiązek zwrotu pracownikom kosztów związanych z użytkowaniem, serwisowaniem sprzętu do wykonywania pracy zdalnej, energią elektryczną i usługami telekomunikacyjnymi, uwzględniając normy zużycia energii i ceny rynkowe takich usług. Pracodawcy mogą ewentualnie ustalić w tym zakresie ryczałtowy zwrot kosztów. Zatrudniający mogą ponadto pokrywać również inne koszty (Ministerstwo wskazuje choćby na koszty użytkowania powierzchni lokalu, ale zaznacza, że musi to wynikać z porozumienia zawartego z pracownikiem bądź regulaminu wykonywania pracy zdalnej).
Kontrola trzeźwości – możliwa czy nie?
Jak już informowaliśmy, wraz z przepisami o pracy zdalnej uchwalono obowiązujące już przepisy o kontroli trzeźwości. Ministerstwo skłania się ku interpretacji, że kontrolowanie trzeźwości pracowników pracujących zdalnie jest raczej niemożliwe, gdyż, jak wynika z przepisów, kontrola taka może zostać przeprowadzona, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób bądź ochrony mienia. Skoro jednak pracownicy zdalni pracują przede wszystkim przy użyciu komputera i telefonu, to w ocenie Ministerstwa ryzyko dla zdrowia, życia czy mienia nie zachodzi.
Jeśli takie ryzyko będzie jednak istniało, resort pracy nie wyklucza możliwości skontrolowania trzeźwości pracowników w czasie pracy zdalnej. Pracodawcy sygnalizują, że takie uprawnienie może być dla nich kluczowe np. ze względów wizerunkowych, gdyż nierzadko zdarza się, że pracownicy uczestniczą w wideokonferencji z klientami, będąc pod wpływem alkoholu. Ponadto, potrzeba kontroli pracowników zdalnych może wynikać także z obawy pracodawcy o własne mienie. Jako przykład wskazuje się choćby na ryzyko pomyłki podczas wykonywania przelewów – często na znaczne kwoty – przez upoważnionych do tego pracowników.
Praktyka dopiero się ukształtuje
Podsumowując, mimo że regulacje dotyczące pracy zdalnej są dosyć obszerne i szczegółowe, pojawia się coraz więcej pytań – zarówno ze strony pracodawców, jak i pracowników – o ich stosowanie. Pierwsze miesiące obowiązywania omawianych przepisów pokażą, jak wiele kolejnych problemów będą zgłaszały obie strony, a także jak będą one rozwiązywane w praktyce.
Autor: Żaneta Napora
Adwokat w Gekko Taxens Kancelaria Adwokatów i Radców Prawnych. Absolwentka Wydziału Prawa, Prawa Kanonicznego i Administracji na Katolickim Uniwersytecie Lubelskim. Od 2017 r. członek Izby Adwokackiej w Warszawie.
W trakcie praktyki zdobywała wiedzę i doświadczenie w bieżącej obsłudze korporacyjnej spółek prawa handlowego oraz wspierała klientów w postępowaniach sądowych, administracyjnych i egzekucyjnych. Aktualnie zajmuje się doradztwem prawnym dla klientów indywidulanych i korporacyjnych w sprawach z zakresu prawa cywilnego, prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Sporządza pisma procesowe oraz przygotowuje analizy i opinie prawne.
