Projekt nowelizacji ustawy o VAT został przyjęty przez Sejm. Zgodnie z przewidywaniami, w parlamencie nie wprowadzono większych modyfikacji i kształt uchwalonej ustawy jest zbliżony do wynikającego z projektu zaprezentowanego na początku 2023 r. Zmiany zaproponowane przez Sejm dotyczą głównie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych na rzecz podmiotów zagranicznych, wprowadzenia przepisów dotyczących płatności za e-faktury oraz uszczegółowienia kwestii terminów w razie wystąpienia awarii i niedostępności KSeF. Teraz projekt zostanie rozpatrzony przez Senat.
O tym, że projekt ustawy został przyjęty przez Radę Ministrów, a następnie 17 maja 2023 r. przekazano go do procedowania Sejmowi, informowaliśmy już w artykule: „Faktury korygujące i noty korygujące – jak będzie w KSeF?”. Sejm 16 czerwca 2023 r. uchwalił ustawę dotyczącą wprowadzenia obligatoryjnego KSeF, zaś 20 czerwca 2023 r. została ona przekazana do rozpatrzenia Senatowi.
Obecny kształt ustawy nie uległ drastycznym zmianom. W porównaniu do projektu publikowanego po konsultacjach publicznych uzupełniono ją jedynie o nowe przepisy dotyczące zasad dokonywania płatności za faktury ustrukturyzowane. Pozostałe zmiany mają zaś na celu wyłącznie doprecyzowanie niektórych elementów przewidzianych dotychczas rozwiązań.
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Projekt ustawy przewidywał początkowo cztery sytuacje, w których to wystawca faktury powinien ją wystawić w KSeF, a następnie przekazać ją nabywcy w sposób z nim uzgodniony. Chodziło o sytuacje, gdy:
1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w transakcji nabycia towaru lub usługi, dla których wystawiono fakturę, lub
4) nabywca, który z innych przyczyn niż określone w pkt 1–3, nie jest obowiązany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.
Obecnie przepis ten uległ zmianie poprzez usunięcie pkt 4, dotyczącego nabywcy, który z innych przyczyn nie jest obowiązany do korzystania z KSeF. Zmiana ta jest logiczna. Pozostawienie go w formie dotychczasowej wprowadzało niejasną sytuację w kwestii wystawiania faktur konsumenckich, które po konsultacjach publicznych wyłączono z obowiązku wystawiania w KSeF. Dotychczasowa propozycja brzmienia pkt 4 powodowała wątpliwości w zakresie tego, czy faktury konsumenckie rzeczywiście zostały wyłączone z KSeF czy też Ministerstwo Finansów pozostawiło podatnikom dowolność w tym zakresie. Jeśli konstrukcja tego przepisu nie ulegnie zmianie na dalszych etapach prac, będzie to oznaczało, że w Krajowym Systemie e-Faktur nie będzie możliwości wystawiania faktur konsumenckich (B2C), co zresztą potwierdzają ostatnie doniesienia płynące z Ministerstwa Finansów.
Płatności w KSeF
Wersja projektu ustawy, nad którą pracował w ostatnich tygodniach Sejm, została uzupełniona o regulacje dotyczące płatności za faktury ustrukturyzowane. Kwestie te zostały ujęte w dodanym art. 108g ustawy o VAT i przewidują one obowiązek wskazywania – w tytule przelewów – numerów identyfikujących KSeF nadanym fakturom ustrukturyzowanym lub identyfikatora zbiorczego nadanego w KSeF.
Ustawodawca uregulował też zasady płatności w sytuacji wystąpienia awarii i niedostępności KSeF. W przypadku wystąpienia ww. przesłanek, podatnicy nie będą obowiązani do uwzględnienia numerów identyfikujących nadanym fakturom w KSeF. Wydaje się zatem, że w takich sytuacjach wystarczające będzie uwzględnienie w tytule przelewu numeru faktury, który nadany został przez podatnika.
W przypadku otrzymania faktury, która została wystawiona poza KSeF z uwagi na awarię lub niedostępność Systemu, nabywca będzie jednak w praktyce obowiązany do zweryfikowania – jeszcze przed dokonaniem płatności za fakturę – czy została ona przesłana przez dostawcę do KSeF i czy nadano jej numer identyfikujący. Jeśli weryfikacja potwierdzi, że tak się stało, nabywca powinien w tytule przelewu uwzględnić numer identyfikujący nadany przez KSeF.
Jak wskazano w uzasadnieniu do procedowanej ustawy, ww. obowiązek dotyczy realizacji płatności i nie stanowi obowiązku o charakterze podatkowym. Niemniej umiejscowienie projektowanego przepisu art. 108g w ustawie o VAT było konieczne ze względu na status podatników obowiązanych do stosowania wprowadzanej regulacji (czynni podatnicy podatku VAT) oraz powiązanie obowiązku wyłącznie z płatnościami za konkretny rodzaj faktur (faktury ustrukturyzowane oraz faktury wystawiane na podstawie art. 106nh ustawy). W ocenie Ministerstwa Finansów proponowana regulacja wpisuje się w rozwiązania, które:
- przeciwdziałają zatorom płatniczym (przeciwdziałanie ich powstawaniu jest głównym celem tej regulacji),
- wpływają na usprawnienie procesów analitycznych Szefa KAS,
- przyczyniają się do zwiększenia poprawności dokonywania płatności pomiędzy podmiotami w systemach księgowych, a tym samym wpływają też pośrednio na ograniczenie konieczności wzywania przedsiębiorców (w przypadku rachunków prowadzonych do działalności gospodarczej) do przedstawienia dodatkowych informacji o rozliczeniach. Dane te, w oparciu o raportowanie w systemie STIR, będą dostępne w systemach teleinformatycznych Szefa KAS.
Tę zmianę należy ocenić jako służącą jedynie organom podatkowym, która na pewno wpłynie na usprawnienie procesów analitycznych, ale po stronie podatników wprowadzenie tego obowiązku spowoduje wyłącznie zwiększenie obowiązków w ramach KSeF, a także dodatkowe wymogi w zakresie modyfikacji systemów księgowych. Sam proces wdrażania e-fakturowania przez firmy jest niezwykle pracochłonną operacją, a każdy kolejny pojawiający się obowiązek w ramach KSeF powoduje, że proces ten będzie bardziej skomplikowany.
Uszczegółowienie kwestii awarii i niedostępności KSeF
Początkowo projekt ustawy przewidywał zaledwie szczątkowe regulacje odnoszące się do okresów awarii i niedostępności KSeF. W obecnym kształcie ustawy doprecyzowano m.in. kwestię liczenia terminów przesłania do KSeF faktur wystawionych w trakcie awarii lub niedostępności systemu oraz wprowadzono wymóg stosowania na fakturze wystawionej w trakcie awarii systemu kodu umożliwiającego późniejszy dostęp do tej faktury w KSeF. Niemniej, podstawowe terminy nie uległy zmianom, co oznacza, że podatnicy będą zobligowani do przesłania wystawionych faktur do KSeF w terminie:
1) 7 dni roboczych od dnia ustania awarii po stronie Ministerstwa Finansów;
2) nie później niż w następnym dniu roboczym po ustaniu awarii po stronie podatnika lub niedostępności KSeF określonej we właściwym komunikacie.
Ustawodawca doprecyzował, że w przypadku gdy w trakcie awarii KSeF pojawi się kolejna awaria KSeF (nałożą się one na siebie) termin 7 dni roboczych liczony jest od dnia zakończenia tej kolejnej awarii.
Wprowadzany obowiązek oznaczania faktur wystawionych w trakcie awarii i niedostępności systemu kodem ma umożliwić dostęp do tej faktury w KSeF, weryfikację zawartych na niej danych, co ma zapewnić autentyczność pochodzenia i integralności treści takiej faktury (w przypadku udostępnienia jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF).
Jak wskazano w uzasadnieniu do ustawy, nowy sposób dostępu do faktur w KSeF będzie wymagał danych z faktury, a dodatkowo kodu. Choć szczegóły tych regulacji zostaną opisane w rozporządzeniu wykonawczym, to z uchwalonej przez Sejm ustawy wynika, że obowiązek oznaczania faktur specjalnym kodem dostępu będzie dotyczył sytuacji, w których:
- faktura zostanie udostępniona jej nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF (dotyczy to m.in. sytuacji opisanych przez nas w części artykułu „Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych”), oraz
- faktura zostanie użyta poza KSeF,
- nabywca nie jest podatnikiem VAT i nie zwolni on podatnika (sprzedawcy) z obowiązku wystawienia faktury. W tym przypadku możliwe będzie również wyłącznie podanie nabywcy kodu dostępu, bez konieczności oznaczania faktury.
Opisywane powyżej rozwiązanie będzie opierało się na założeniu, że podatnik będzie zobowiązany, by każdą fakturę, w momencie jej wizualizacji, oznaczać kodem weryfikującym (w formie kodu QR). Sposób generowania unikalnego kodu weryfikującego również będą określać przepisy wykonawcze.
KSeF zapewni funkcjonalność umożliwiającą, poprzez zeskanowanie tego kodu, weryfikację, czy dana faktura została wystawiona w Systemie oraz czy dane w niej zawarte są poprawne. Jeśli faktura ustrukturyzowana używana poza KSeF (np. wystawiona na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem VAT) nie zostanie oznaczona kodem QR, będzie istnieć prawdopodobieństwo, że nie została ona wystawiona w KSeF lub wystawił ją podmiot nieuprawniony. Z tego powodu realizacja tego obowiązku – w ocenie Ministerstwa Finansów – będzie istotna w relacjach pomiędzy podmiotami biorącymi udział w obrocie gospodarczym. Jak wskazuje ustawodawca, po zeskanowaniu QR kodu na urządzeniu używanym przez nabywcę, zostaną wyświetlone dane identyfikujące tę fakturę z informacją z KSeF o ich poprawności.
Teraz czas na Senat
Jak wspomniano na wstępie, ustawa o zmianie ustawy o VAT, która ma wprowadzić obligatoryjne korzystanie z faktur ustrukturyzowanych, została już przyjęta przez Sejm i przekazana Senatowi do rozpatrzenia. Senatorowie mają 30 dni na jej przyjęcie, odrzucenie lub zgłoszenie poprawek, dlatego też mało prawdopodobne jest, aby udało się zachować zapowiadany 12-miesięczny vacatio legis, by umożliwić podatnikom lepsze przygotowanie się do zmian wynikających z nowelizacji.
Tym niemniej przyjęcie opisywanej ustawy przez Sejm znacznie przybliża podatników do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, które ma stać się obowiązkowe 1 lipca 2024 r.
Autor: Piotr Piechowicz
Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.
