Zapowiedź zmian przepisów dotyczących KSeF. Co czeka podatników?

Kontynuowane są prace ukierunkowane na wprowadzenie zmian w KSeF, zanim jego stosowanie stanie się obowiązkowe. 1 marca odbyło się ostatnie spotkanie grup konsultacyjnych dotyczących KSeF, zaś 21 marca Ministerstwo Finansów podsumowało dotychczasowe spotkania oraz wskazało założenia, które znajdą się w projekcie nowelizacji przepisów dotyczących KSeF. Istotną nowością jest koncepcja wprowadzenia do Systemu, na zasadach dobrowolności, faktur konsumenckich, które od początku były przedmiotem zainteresowania m.in. dealerów.

Cykliczne spotkania grup konsultacyjnych, które pracowały nad zmianami dotyczącymi wdrożenia obligatoryjnego KSeF, dobiegły końca. W ramach podsumowania Ministerstwo Finansów 21 marca zorganizowało spotkanie, podczas którego przedstawiono propozycje zmian w poniższych obszarach:

Termin wdrożenia KSeF
Tryb offline
Faktury konsumenckie oraz identyfikacja nabywców zwolnionych z VAT
Faktury za media, usługi telekomunikacyjne i inne „zbiorcze”
Instalacje certyfikatów do kodów QR przed wdrożeniem KSeF
Wystawianie faktur poza KSeF, tj. faktur papierowych.

Kiedy wejdzie KSeF?

Zgodnie z uchwalonymi w ubiegłym roku przepisami wdrożenie KSeF miało być dwuetapowe, tj. dla większości podatników e-fakturowanie miało stać się obowiązkowe od 1 lipca 2024 r., zaś dla podatników zwolnionych z VAT od 1 stycznia 2025 r. Odroczona była również możliwość nakładania na podatników kar przez organy podatkowe za nieprawidłowości w stosowaniu KSeF.

Zgodnie z najnowszą propozycją przedstawioną przez resort finansów obligatoryjny KSeF zostanie wprowadzony dla wszystkich podatników w jednym terminie, tj. zarówno dla podatników czynnych i zwolnionych z VAT. Data ta zostanie ogłoszona na przełomie kwietnia i maja. Podobnie jak w przypadku uchwalonych przepisów w początkowym okresie podatnicy mają nie być karani za nieprawidłowości w e-fakturowaniu. Z opóźnieniem ma wejść w życie również obowiązek podawania numeru identyfikującego KSeF w płatnościach, w tym dla Mechanizmu Podzielonej Płatności. W okresie przejściowym możliwe będzie również stosowanie faktur uproszczonych w formie papierowej.

MF wskazuje, że ujednolicenie terminu dla wszystkich podatników uprości obowiązek wdrożenia KSeF. Utrzymanie odroczenia kar ma łagodzić skutki błędów przedsiębiorców w początkowym okresie działania KSeF, a odroczenie obowiązku podania numeru KSeF w płatnościach to więcej czasu na dostosowanie systemów IT do KSeF.

Tryb offline

Ministerstwo Finansów zapowiedziało wdrożenie okresu przejściowego dla faktur offline, co ma umożliwić wszystkim podatnikom wystawianie elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR, a następnie wprowadzenie ich do KSeF następnego dnia roboczego. Rozwiązanie to ma przede wszystkim na celu wyeliminowanie obaw podatników, że w początkowym okresie po wdrożeniu obowiązkowego KSeF faktury wysyłane do Systemu i odrzucone w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego skomplikują proces rozliczeń, tj. spowodują konieczność dokonywania korekt rozliczeń VAT i będą wiązać się z odpowiedzialnością za wystawienie faktury po terminie.

W ocenie Ministerstwa rozwiązanie to pozwoli zliberalizować obowiązki KSeF w początkowym okresie po jego wdrożeniu.

Ministerstwo Finansów zapowiedziało dodanie do KSeF ustrukturyzowanego załącznika do e-faktury, co docenią również m.in. dealerzy, u których załączniki do faktur pojawiają się m.in. w kontekście świadczenia usług serwisowych

Piotr Piechowicz

Faktury konsumenckie oraz identyfikowanie podatników

Za istotną zmianę należy uznać propozycję umożliwienia podatnikom wystawiania w KSeF faktur konsumenckich. Zgodnie z dotychczasowym stanowiskiem MF, faktury takie miały podlegać wyłączeniu z KSeF, co w niektórych branżach wywoływało wiele kontrowersji z uwagi na spodziewane komplikacje procesów dokumentacyjnych, ale także obawy o możliwą odpowiedzialność za niewystawienie faktury w KSeF.

MF zaproponowało dopuszczenie możliwości wystawiania faktur konsumenckich na zasadzie dobrowolności oraz jednoczesne zapewnienie konsumentom dostępu do takiej faktury ustrukturyzowanej w KSeF poprzez wydanie jej z kodem QR umożliwiającym tzw. dostęp anonimowy do faktury w KSeF.

Ponadto, MF zamierza wprowadzić tzw. samoidentyfikację nabywcy dla potrzeb wystawienia przez dostawcę faktury w KSeF. Ma ona polegać na tym, że podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani podawać na fakturach numer VAT (gdy są zarejestrowani dla potrzeb VAT) lub NIP (pozostali), jeśli zakupy będą dokonywane na potrzeby działalności gospodarczej.

Wystawianie faktur poza KSeF, tj. faktur papierowych

Uchwalone przepisy dotyczące KSeF przewidują, że w początkowym okresie po wprowadzeniu obowiązkowego korzystania z Systemu pominięcie obowiązku wystawienia faktury w KSeF nie będzie sankcjonowane. Możliwość nakładania kar pieniężnych miała pojawić się 1 stycznia 2025 r.

Obecnie MF proponuje możliwość stosowania w okresie przejściowym faktur papierowych przez podatników, u których wdrożenie KSeF może być problematyczne, a skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka. Miałoby to dotyczyć faktur o jednostkowej wartości do 450 zł (do sumy wartości w wysokości 10 tys. zł miesięcznie).

W odniesieniu do faktur wystawionych z pominięciem KSeF, ale także faktur wystawionych w trybie offline czy w czasie awarii i niewprowadzonych do KSeF w terminie podatnicy mieliby obowiązek stosowania dodatkowych oznaczeń w ewidencji sprzedaży JPK_VAT.

Będą załączniki do faktur

Istotną kwestią, na którą wielokrotnie podatnicy zwracali uwagę, jest brak możliwości przesyłania załączników do faktury poprzez KSeF, co jest standardowym procesem w przypadku m.in. branży dostawców mediów i usług telekomunikacyjnych. Zgodnie ze wcześniejszym stanowiskiem MF, dane, które dotychczas przesyłane były w załącznikach, mogły być umieszczane w dodatkowych polach faktury ustrukturyzowanych przewidzianych w schemie FA.

Uwzględniając postulat branży dostawców mediów, Ministerstwo Finansów zapowiedziało dodanie do KSeF ustrukturyzowanego załącznika do e-faktury, co docenią również m.in. dealerzy, u których załączniki do faktur pojawiają się m.in. w kontekście świadczenia usług serwisowych.

Dalsze działania i zmiany

Zgodnie z zapowiedziami, we wszystkich urzędach skarbowych na początku mają wystartować szkolenia dotyczące KSeF – będą one sprofilowane dla różnych grup podatników.

Będzie również możliwość umówienia się przez podatnika na indywidualne spotkania – w celu uzyskania dodatkowych informacji w zakresie tematów nieporuszonych na spotkaniach.

Ponadto, w kwietniu MF chce udostępnić podatnikom aplikację mobilną dotyczą KSeF.

Co istotne, resort finansów zapowiedział zmiany w zakresie przepisów o podatku dochodowym ukierunkowane na to, by możliwość ujęcia wydatku w kosztach uzyskania przychodów zależna była także od posiadania przez nabywcę prawidłowo wystawionej faktury ustrukturyzowanej. Faktury wystawione z naruszeniem przepisów o KSeF nie będą mogły być rozliczone w kosztach działalności.

Autor: Piotr Piechowicz

Konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe. Specjalizuje się w prawie podatkowym, w szczególności w podatku VAT. Doświadczenie zawodowe zdobywał w Pierwszym Mazowieckim Urzędzie Skarbowym w Warszawie, gdzie zajmował się m.in. rozliczeniami i obsługą największych podatników w kraju, w tym również międzynarodowych korporacji, podatkowych grup kapitałowych i spółek Skarbu Państwa w zakresie podatku CIT i VAT.