W okresie przygotowań do uruchomienia obowiązkowego e-fakturowania wielu podatników z zainteresowaniem obserwowało projektowane przepisy wykonawcze określające sytuacje, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur z użyciem KSeF. Ma to istotne znaczenie m.in. w kontekście prawidłowego dokumentowania sprzedaży usług finansowych zwolnionych z VAT i wewnętrznych procedur stosowanych przez podmioty wykonujące taką działalność. Pomimo upływu kilku miesięcy od wejścia w życie regulacji dotyczących KSeF, treść rozporządzeń Ministra Finansów w tej kwestii wciąż budzi jednak wątpliwości.
Na wątpliwości dotyczące prawidłowego sposobu fakturowania narażone są m.in. branże: finansowa, ubezpieczeniowa i leasingowa . Podatnicy zajmujący się tego typu działalnością zastanawiali się, czy usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT będą mogły być dokumentowane za pomocą faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do Systemu.
Początkowo projekty rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, przewidywały, że jednym z takich przypadków jest świadczenie usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT. Takie rozwiązanie byłoby problematyczne dla wielu podatników, którzy nie chcieli wyróżniać nowego strumienia dokumentów wyłączonych z KSeF.
Finalna treść rozporządzenia Ministra Finansów i Gospodarki z 7 grudnia 2025 r., o którym pisaliśmy już w artykule „KSeF od 1 lutego 2026 r. – co wyjaśniają nowe rozporządzenia?”, przyniosła określenie kategorii tych czynności w sposób zapewniający pożądaną elastyczność. Zgodnie z nią dokumentowanie usług finansowych i ubezpieczeniowych za pomocą faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF jest jak najbardziej dopuszczalne, o ile dokumenty te będą w pełni odpowiadały strukturze logicznej FA(3). Jednocześnie pełnoprawną alternatywą pozostaje zachowanie formy tradycyjnej faktury – pod warunkiem wystawienia jej jako faktury o zakresie danych węższym niż określony w art. 106e ustawy o VAT, zgodnie z zasadami opisanymi w przepisach wydanych na podstawie art. 106o ustawy o VAT (obecnie: rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z 29 października 2021 r.).
Trzy metody dokumentowania usług finansowych i ubezpieczeniowych
W świetle znowelizowanych regulacji, w przypadku świadczenia zwolnionych z VAT usług finansowych i ubezpieczeniowych, dopuszczalne jest udokumentowanie takiej czynności na jeden z trzech sposobów:
- dokumentem innym niż faktura, na przykład notą księgową (poza KSeF),
- fakturą tradycyjną zawierającą ograniczoną liczbę danych (poza KSeF),
- fakturą wystawioną z użyciem KSeF – przy czym faktura taka musi zawierać pełny zakres danych wynikający bezpośrednio ze struktury logicznej FA(3).
Podatnicy najczęściej nie decydują się na pierwsze z możliwych rozwiązań, bowiem obowiązkowe jest uwzględnienie takiej sprzedaży w pliku JPK dla VAT. Systemy księgowe zazwyczaj nie rozpoznają innych dokumentów księgowych, np. not, jako właściwych do wykazania w JPK, przez co zastosowanie not księgowych [MU1.1]prowadzi do wygenerowania nieprawidłowego pliku.
Wystawianie faktur dokumentujących usługi finansowe i ubezpieczeniowe w KSeF jest popularne, gdyż umożliwia działanie w ramach tego samego procesu, który dotyczy faktur dokumentujących transakcje innego rodzaju.
Część podatników do tej pory dla tych transakcji wystawiała jednak faktury tradycyjne i postanawia pozostać przy tych dokumentach. Większa liczba elementów w starych wzorach faktur dla zwolnionych z VAT usług finansowych skutkowała wątpliwościami, czy taki dokument wciąż stanowi fakturę o ograniczonej liczbie danych, której wystawienie z użyciem KSeF nie jest obowiązkowe.
Jaki zakres danych na fakturze tradycyjnej?
Kluczem do właściwego zinterpretowania zasad fakturowania dla tych transakcji jest treść art. 106o ustawy o VAT oraz rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur z 29 października 2021 r. Przytoczony przepis ustawy o VAT upoważnia Ministra Finansów do określenia przypadków, w których faktury mogą zawierać zakres danych węższy niż określony w art. 106e, oraz określenia zakresu tych danych. Minister musi przy tym uwzględnić konieczność zapewnienia odpowiedniego dokumentowania i identyfikacji czynności przez niektóre kategorie podatników oraz specyfikę rodzajów działalności związaną z liczbą bądź rodzajem wykonywanych operacji.
W oparciu o to uprawnienia, Minister Finansów wydał powyższe rozporządzenie. Zgodnie z § 3 pkt 2 Rozporządzenia, faktura dokumentująca świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 7 oraz 37–41 ustawy o VAT powinna zawierać:
- datę wystawienia i numer kolejny,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług,
- nazwę usługi,
- kwotę, której dotyczy dokument.
Dodatkowy element – czy skutkuje obowiązkiem KSeF?
W praktyce podatnicy dokumentujący świadczenie zwolnionych z VAT usług finansowych lub ubezpieczeniowych przed 1 lutego 2026 r. poprzez wystawienie faktur tradycyjnych nierzadko umieszczali na nich jeden z dodatkowych elementów [MU2.1], inny niż te wskazane w Rozporządzeniu. Najczęściej były to:
- NIP i adresy podatnika oraz usługobiorcy – umożliwiający jednoznaczną identyfikację stron,
- dane dotyczące płatności, np. nazwę banku i numer rachunku bankowego – ułatwiający dokonanie płatności,
- przepis ustawy będący podstawą do zastosowania zwolnienia z VAT.
Z przytoczonych przepisów wynika, że Rozporządzenie zawiera minimalny zakres elementów obowiązkowych, który jest odrębny od standardowego katalogu wynikającego z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Przepis ten w żaden sposób nie zakazuje natomiast uwzględniania na fakturze dokumentującej usługi ubezpieczeniowe lub finansowe elementów innych niż tylko te wymienione w § 3 pkt 2 powyższego Rozporządzenia.
Przytoczony przepis rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur stanowił ułatwienie dla podatników świadczących zwolnione z VAT usługi finansowe, redukując znacząco katalog elementów niezbędnych na takich dokumentach. Wielu podatników celem lepszego dostosowania faktur do potrzeb własnych lub usługobiorcy umieszczało na nich jeden z powyższych dodatkowych elementów, np. NIP oraz adresy stron, umożliwiając automatyczne procesowanie faktur w systemach księgowych.
W sytuacji uwzględnienia na fakturze tradycyjnej takiego dodatkowego elementu faktura wciąż zawiera zakres danych węższy niż zakres zawarty w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, co odpowiada wymaganiom z § 3 pkt 2 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur. Takie elementy jak np. NIP lub adresy podatnika i nabywcy nie zostały wprost wymienione w § 3 pkt 2 Rozporządzenia, a ich dodanie nie powoduje automatycznego rozszerzenia treści faktury do standardowego zakresu określonego w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Co ważne, taka faktura wciąż nie będzie zawierała kluczowych elementów dla „klasycznej” faktury określonych w ustawie o VAT.
Jakie możliwości wystawienia faktury?
Obowiązujący kształt przepisów oznacza, że podatnik może wystawić taką fakturę za usługi finansowe i ubezpieczeniowe w formie papierowej lub elektronicznej – nie ma bowiem obowiązku wystawienia jej z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur.
Ostatecznie przedsiębiorcy z branż finansowej, ubezpieczeniowej i leasingowej mają większy wybór, ponieważ w najwcześniejszych projektach rozporządzenia w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, ministerstwo nie przewidywało możliwości dobrowolnego wystawiania tego typu faktur z użyciem KSeF. W obecnym stanie prawnym podatnik ma w tym zakresie dowolność i może zdecydować się na wykorzystanie Systemu do wystawienia faktur dokumentujących ten rodzaj usług. W takim przypadku należy jednak pamiętać o uwzględnianiu na nich wszystkich elementów wskazanych w art. 106e ustawy o VAT oraz pełnej zgodności ze strukturą logiczną FA(3) – w przeciwnym wypadku faktura ze względów technicznych może nie zostać przyjęta przez System.
Autorzy:
Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
