KSeF umożliwia zgłoszenie faktury, co do której podatnik podejrzewa, że może być wynikiem oszustwa lub innego nadużycia. Funkcja ta ma pomagać w walce z nierzetelnymi dokumentami, pustymi fakturami i próbami wyłudzeń. Jednocześnie jednak zgłoszenie prawidłowej faktury może spowodować dodatkowe komplikacje po stronie jej wystawcy, dlatego funkcjonalność dotycząca faktur scamowych nie powinna być wykorzystywana pochopnie.
Czym jest możliwość zgłoszenia faktury scamowej w KSeF?
W Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 dostępna jest funkcja „Zgłoszenie nadużycia”, która pozwala poinformować administrację skarbową o fakturze mogącej mieć związek z oszustwem lub innym nadużyciem. Przy dokonywaniu zgłoszenia należy wskazać jego powód oraz przedstawić uzasadnienie. Celem tego rozwiązania jest przede wszystkim przeciwdziałanie wystawianiu pustych faktur, wyłudzeniom oraz innym przypadkom wykorzystywania faktur do działań oszukańczych.
O podejrzeniu nadużycia mogą świadczyć przykładowo sytuacje, w których faktura pochodzi od podmiotu, z którym nabywca nigdy nie współpracował, dokumentowana nią transakcja w rzeczywistości nie miała miejsca albo nie ma możliwości skontaktowania się z wystawcą. Należy pamiętać, że samo otrzymanie faktury zakupowej poprzez KSeF nie oznacza obowiązku jej zaksięgowania. Analogicznie, jak przed wejściem w życie przepisów regulujących stosowanie Systemu, podatnik każdorazowo ocenia, czy transakcja udokumentowana przesłaną fakturą spełnia ogólne warunki prawa od odliczenia VAT, takie jak związek zakupu ze sprzedażą opodatkowaną VAT. Wystąpienie pojedynczego sygnału ostrzegawczego nie powinno jednak automatycznie przesądzać o zasadności zgłoszenia – istotna jest ocena całokształtu okoliczności.
KSeF po pierwszych miesiącach funkcjonowania
Praktyczne problemy, interpretacje i zmiany od 2027 r. — dla działów księgowych firm dealerskich i leasingowych.
Czego nie należy zgłaszać jako faktury scamowej?
Jak wyjaśniało Ministerstwo Finansów w odpowiedziach na pytania „Dziennika Gazety Prawnej”, mechanizm zgłaszania nadużyć nie służy do rozwiązywania zwykłych sporów pomiędzy kontrahentami. Oznacza to, że nie należy zgłaszać jako scamowych faktur dokumentujących rzeczywiście wykonane transakcje tylko dlatego, że strony nie zgadzają się np. co do wysokości wynagrodzenia, jakości wykonanej usługi czy sposobu rozpatrzenia reklamacji. Podstawą zgłoszenia nie powinno być także samo niezadowolenie z poziomu współpracy z kontrahentem. Funkcja nie powinna być również wykorzystywana jako narzędzie wywierania presji na drugą stronę sporu ani do utrudniania działalności konkurencji. W API KSeF 2.0 planowane jest udostępnienie funkcjonalności ukrycia faktury zakupowej. Jak wskazuje Ministerstwo Finansów, może być ona użyteczna między innymi w sytuacji otrzymania w KSeF faktury, która nie dokumentuje rzeczywistej transakcji gospodarczej i oczekiwania przez nabywcę na wystawienie faktury korygującej pierwotny dokument „do zera”.
Przed dokonaniem zgłoszenia warto więc zweryfikować, czy istnieją obiektywne okoliczności wskazujące na możliwość oszustwa lub nadużycia, a nie jedynie spór dotyczący prawidłowo zrealizowanej transakcji. W tym kontekście warto upewnić się, czy transakcja, co do której zachodzą wątpliwości, nie została zrealizowana przez innego pracownika, dział przedsiębiorstwa lub podmiot działający w jego imieniu, np. zewnętrzne biuro rachunkowe.
Dlaczego pochopne zgłoszenie może być problemem?
Zgłoszenie faktury scamowej nie jest wyłącznie technicznym oznaczeniem dokumentu w KSeF. Jak wskazuje resort finansów, każde zgłoszenie jest analizowane i weryfikowane przez administrację skarbową, co w niektórych przypadkach prowadzi do podjęcia czynności sprawdzających (przy czym decyzja w tym zakresie nie jest podejmowana automatycznie, lecz zależy od wyników weryfikacji zasadności i charakteru zgłoszonego nadużycia). Pochopne oznaczenie prawidłowej faktury jako scamowej może jednak powodować dodatkowe komplikacje po stronie jej wystawcy, w tym konieczność wyjaśnienia okoliczności związanych z daną transakcją. Dlatego przed skorzystaniem z tej funkcji warto ocenić dostępne informacje i upewnić się, że podejrzenie nadużycia ma rzeczywiste podstawy.
Z perspektywy wystawców faktur istotne jest również odpowiednie dokumentowanie realizowanych transakcji. Zachowanie zamówień, korespondencji z kontrahentami, protokołów odbioru czy innych dowodów wykonania usług może ułatwić wyjaśnienie sprawy, jeżeli wystawiona faktura zostanie błędnie zgłoszona jako scamowa, a administracja skarbowa podejmie czynności sprawdzające.
Błędne zgłoszenie można wycofać
Co istotne, Ministerstwo Finansów przypomina, że jeżeli podatnik po dokonaniu zgłoszenia stwierdzi, że faktura została oznaczona jako scamowa omyłkowo, zgłoszenie można wycofać w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0. Wycofanie wymaga podania uzasadnienia – odbywa się to dla pojedynczej faktury.
Zgłoszenie może wycofać osoba lub podmiot posiadający w KSeF dostęp do danej faktury w odpowiednim kontekście. Co warte podkreślenia, takiej możliwości nie ma sam sprzedawca, którego faktura została oznaczona jako scamowa.
Osoba dokonująca zgłoszenia nie otrzymuje informacji o przebiegu ani wyniku jego weryfikacji, co – jak wskazuje resort finansów – wynika z zasad dotyczących tajemnicy skarbowej.
Ważna definicja i odpowiedzi na pytania
Możliwość wycofania zgłoszenia stanowi ważne zabezpieczenie, nie powinna jednak zastępować wcześniejszej weryfikacji okoliczności. Procedura zgłaszania faktur scamowych w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 przewiduje, że użytkownik zapoznaje się z definicją takiej faktury, a także odpowiada na pytania pomagające ustalić, czy zgłaszany przypadek faktycznie odpowiada tej definicji.
Z funkcji „Zgłoszenie nadużycia” warto więc korzystać przede wszystkim wtedy, gdy istnieją rzeczywiste i obiektywne podstawy do podejrzenia, że faktura ma charakter oszukańczy.
Autor:
