W komunikacie opublikowanym na oficjalnej stronie Ministerstwo Finansów zapowiedziało wydłużenie okresu, w którym podatnicy nie będą podlegali karom za określone naruszenia obowiązków związanych z Krajowym Systemem e-Faktur, co zostało pozytywnie przyjęte przez przedsiębiorców, którzy stosują System obowiązkowo od 1 lutego bądź 1 kwietnia 2026 r. Warto jednak pamiętać, że zapowiadane odroczenie nie oznacza zawieszenia samego obowiązku korzystania z KSeF ani wyeliminowania wszystkich ryzyk związanych z nieprawidłowym fakturowaniem.
Czego dotyczy komunikat Ministerstwa Finansów?
Zgodnie z informacją Ministerstwa Finansów opublikowaną na stronie resortu 16 września 2026 r., sankcje administracyjne przewidziane za naruszenie obowiązków związanych z KSeF mają zostać odroczone do 31 grudnia 2027 r. Oznaczałoby to, że podatnicy nie byliby narażeni na nałożenie kar pieniężnych za określone błędy dotyczące wystawiania faktur o rok dłużej niż wynika to z dotychczasowych przepisów (31 grudnia 2026 r.).
Jeśli zapowiadana zmiana wejdzie w życie, przedsiębiorcy zyskają dodatkowy czas na dostosowanie systemów finansowo-księgowych, procedur wewnętrznych oraz procesów biznesowych do nowych wymogów. Należy jednak podkreślić, że odroczenie dotyczy wyłącznie sankcji administracyjnych. Sam obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF od 1 lutego 2026 r. (1 kwietnia 2026 r. – dla podmiotów o kwocie sprzedaży brutto w 2024 r. nieprzekraczającej 200 mln zł) pozostaje aktualny.
Doradcy podatkowi oraz przedstawiciele przedsiębiorstw z wielu branż wskazywali na praktyczne wyzwania związane z wdrożeniem nowych obowiązków i postulowali, aby dać podatnikom więcej czasu na dostosowanie. Zapowiedź kolejnego odroczenia sankcji nie powinna być jednak traktowana jako zachęta do odkładania przygotowań. Rok 2027 może stanowić ostatni okres, w którym możliwe będzie wyeliminowanie błędów w fakturowaniu bez ryzyka natychmiastowych konsekwencji finansowych.
Czego dotyczą sankcje związane z KSeF?
Podstawę administracyjnej odpowiedzialności za naruszenia obowiązków związanych z KSeF stanowi art. 106ni ustawy o VAT. Obecnie przepis ten przewiduje obowiązek nałożenia przez naczelnika urzędu skarbowego kary pieniężnej, gdy podatnik:
- nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF wbrew obowiązkowi;
- wystawi fakturę niezgodnie ze schemą FA(3) w okresie awarii KSeF, niedostępności KSeF lub w trybie offline24;
- nie prześle faktury wystawionej w okresie awarii KSeF, niedostępności KSeF lub w trybie offline24 do KSeF w ustawowym terminie.
Wysokość kary może być bardzo dotkliwa. Ustawodawca przewidział możliwość jej ustalenia do wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze. Jeżeli natomiast faktura nie zawiera wykazanego podatku, sankcja może wynosić do 18,7% całkowitej należności z takiej faktury.
Warto również zauważyć, że co do zasady nałożenie kary administracyjnej na podstawie art. 106ni ustawy o VAT wyłącza równoległe pociągnięcie do odpowiedzialności karnoskarbowej za ten sam czyn. Nie oznacza to jednak całkowitego wyłączenia ryzyka odpowiedzialności na gruncie przepisów karnych skarbowych w innych przypadkach.
O czym należy pamiętać?
Choć zapowiedź Ministerstwa Finansów może sprawiać wrażenie znaczącego złagodzenia podejścia do obowiązkowego KSeF, przedsiębiorcy powinni mieć świadomość istotnych ograniczeń tego rozwiązania.
Przede wszystkim należy pamiętać, że obecnie mamy do czynienia jedynie z zapowiedzią resortu finansów. W opublikowanym komunikacie zaznaczono, że dla skuteczności odroczenia niezbędne będą zmiany ustawowe. Aby odroczenie mogło wywołać skutki prawne, konieczne jest przeprowadzenie na czas pełnego procesu legislacyjnego, w tym podpisanie ustawy przez Prezydenta. Do czasu wejścia nowych regulacji w życie przedsiębiorcy nie mogą jednak opierać swoich działań wyłącznie na deklaracjach Ministerstwa Finansów.
Co więcej, zapowiadane odroczenie związane jest z sankcjami dotyczącymi KSeF, nie zaś wszystkimi przepisami mogącymi wywrzeć niekorzystne skutki dla podatnika związane z KSeF. W szczególności odroczenie nie będzie dotyczyć odpowiedzialności wynikającej z art. 108 ustawy o VAT, który przewiduje obowiązek zapłaty VAT z tytułu tzw. pustych faktur. W praktyce jest to istotne, zwłaszcza biorąc pod uwagę wystawianie przez niektórych podatników faktur dotyczących jednej i tej samej transakcji w różnych formach (ustrukturyzowanej, elektronicznej i papierowej), jak również kontrowersje dotyczące wizualizacji faktur wystawionych w KSeF.
Zapowiedziane odroczenie nie będzie miało także wpływu na odpowiedzialność karnoskarbową. Przepisy Kodeksu karnego skarbowego dotyczące wystawienia faktury w sposób wadliwy lub w sposób nierzetelny pozostaną w mocy.
W samym komunikacie Ministerstwo Finansów przypomniało o obowiązkowym charakterze KSeF i zapowiedziało, że pomimo odroczenia sankcji organy Krajowej Administracji Skarbowej będą podejmować działania obejmujące w szczególności przypadki wystawiania faktur poza Systemem oraz sytuacje, w których jego niestosowanie mogłoby prowadzić do nierzetelnego rozliczania podatku VAT.
W praktyce oznacza to, że brak sankcji administracyjnych nie powinien być interpretowany jako przyzwolenie na niestosowanie nowych regulacji. Wręcz przeciwnie, przedsiębiorcy mogą spodziewać się zwiększonego zainteresowania organów podatkowych sposobem realizacji obowiązków związanych z KSeF.
Część ryzyk nadal aktualna
Zapowiadane przez Ministerstwo Finansów odroczenie sankcji związanych z KSeF do końca 2027 r. może stanowić istotne ułatwienie dla przedsiębiorców przygotowujących się do pełnego wdrożenia nowych obowiązków. Nie zmienia ono jednak faktu, że objęcie obowiązkiem korzystania z KSeF większości przedsiębiorców miało miejsce w roku 2026, a część ryzyk prawnych i podatkowych pozostanie aktualna.
Z perspektywy praktyki podatkowej odroczenie należy postrzegać raczej jako dodatkowy czas na dopracowanie procesów i usunięcie błędów wdrożeniowych niż jako odsunięcie samego obowiązku. W szczególności przedsiębiorcy powinni pamiętać o potencjalnych konsekwencjach wynikających z art. 108 ustawy o VAT, odpowiedzialności karnoskarbowej oraz zapowiadanych działaniach kontrolnych KAS. Dlatego też działania związane z pełną realizacją wymogów wynikających z przepisów o obowiązkowym KSeF warto kontynuować już teraz, niezależnie od planowanego przesunięcia terminu stosowania części sankcji administracyjnych.
Autorzy:
Marek Urbaniak
Adwokat, starszy konsultant w Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe.
Specjalizuje się w zagadnieniach związanych z VAT oraz technologią podatkową. Zajmował się doradztwem podatkowym w polskich i międzynarodowych kancelariach i firmach konsultingowych, w tym należących do tzw. wielkiej czwórki. Uczestniczył w wielu projektach obejmujących wdrożenia cyfrowego raportowania podatkowego, doradztwo związane z międzynarodowym obrotem towarowym oraz dla branż automotive i energetycznej.
W Gekko Taxens Doradztwo Podatkowe zajmuje się głównie podatkiem od towarów i usług oraz bieżącym doradztwem prawnym.
Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu.
